Хороший улов: как форелевое хозяйство с помощью автоматизации сократило время на оформление заказов

Многие компании сталкиваются с необходимостью автоматизации бизнес-процессов тогда, когда у них увеличивается количество клиентов и из-за этого начинаются сбои. Так произошло с проектом «Фермерская форель» из Екатеринбурга. До тех пор, пока заказов было немного, менеджеры успевали обрабатывать их вручную. Но как только поток заявок вырос, пришлось задуматься об автоматизации. О том, как проекту удалось сократить почти в два раза время на составление маршрутных накладных, порталу Biz360.ru рассказала финансовый директор группы компаний «Глория» Ольга Павленко.

Проект «Фермерская форель» – уникальный для Урала. Мы стали первыми в регионе заниматься рыбоводством и продажей свежей форели через интернет-магазин. Рыба выращивается в реке Куба в экологически чистом районе Свердловской области и имеет вкус морской форели. Мы не используем никаких искусственных добавок в процессе выращивания. 

География наших поставок – Екатеринбург, Первоуральск, Верхняя Пышма и другие города, расположенные в непосредственной близости от столицы региона. 

Наш главный принцип – продавать только свежайшую рыбу. Она вылавливается под заказ клиента – обычно ночью или рано утром. Затем упаковывается и оперативно доставляется заказчику. 

Раньше мы вели учёт в таблицах Excel, внося всю информацию вручную. Пока клиентов было немного, это было несложно. Но потом база разрослась, заказы стали обрабатывать несколько менеджеров. Появилась потребность свести всю информацию в одну базу и автоматизировать процесс расчёта стоимости заказа. 

Дело в том, что клиент оформляет заказ в штуках. Он указывает на нашем сайте, что ему нужна, например, одна форель средних размеров. Когда рыба по этому заказу вылавливается, в уже составленном маршрутном листе менеджер меняет количество форели (в штуках) на её реальный вес (в килограммах). И стоимость заказа рассчитывается с учётом обновлённой информации. Когда клиентов стало много, менеджеры начали тратить гораздо больше времени на то, чтобы переводить штуки в килограммы и считать конечную стоимость заказа.

 

Иногда из-за человеческого фактора появлялись ошибки. Менеджер при составлении накладной, которая формируется на каждый заказ, мог что-то не внести или указать неправильный вес. Ошибка выяснялась непосредственно при доставке товара. В бизнесе подобные ситуации ведут не только к потере денег, но и наносят ущерб репутации компании. 

Вторая важная задача, которая появилась у нас из-за роста клиентской базы – как сделать удобным общение с клиентами. У нас налажен процесс сбора обратной связи – с каждым клиентом ведётся переписка. Многие наши покупатели любят рассказывать о рыбе, оценивать заказ. Раньше менеджеры вели всё общение с ними вручную. В какой-то момент это стало отнимать слишком много времени. И нужно было оптимизировать трудозатраты на обратную связь без потери качества. 

До этого момента у нас не было серьёзного опыта автоматизации, поэтому право выбрать программное решение под наши задачи мы предоставили нашему подрядчику – компании «Индустриальные информационные технологии». 

Её специалисты предложили продукт «1С:Управление нашей фирмой» (далее – «1С:УНФ»), который подходил нам по функционалу и устраивал по цене. 

«Мы выбрали «1С:УНФ», так как заказчику требовалось наладить оперативный и управленческий учёт по заказам на производстве. Этот продукт – самый оптимальный для предприятий малого бизнеса и для позаказного производства. Как инструмент он легко масштабируется. Плюс настроить в нём автоматический перевод продуктов из штук в килограммы несложно», – объясняет Диана Гайнеева, руководитель направления 1C в компании «Индустриальные информационные технологии». 

В процессе внедрения возникла серьёзная трудность, связанная с формированием маршрутных листов. Мы на старте не прописали, в какой момент они должны составляться. И подрядчик, не сразу поняв специфику нашей работы, установил в «1С:УНФ» порядок действий, который не вполне соответствовал нашим процессам.

 

Мы работаем следующим образом: 

1. Получаем заказы клиентов.

2. Понимаем, куда их надо будет доставить и сколько рыбы необходимо выловить.

3. Формируем маршрутный лист, в котором на этом этапе указывается количество рыбы в штуках.

4. Вылавливаем рыбу, взвешиваем её, переводим в маршрутном листе рыбу из штук в килограммы.

5. Собираем заказы.

6. Отдаём заказы службе доставки. 

Когда мы начали работать в программе, то маршрутные листы в ней можно было составлять только после сборки заказов. А у нас эти этапы должны следовать в обратном порядке: сначала маршрутный лист, потом сборка заказов. 

«Мы считали, что в «Форелевой ферме» сначала вылавливают рыбу, а затем составляют маршрутный лист. Поэтому и последовательность действий в программе была именно такой. Но для нашего клиента маршрутный лист является основным документом, от которого выстраивается работа всех подразделений. Это не логистический документ, как можно подумать из его названия, а основополагающий. По нему работает и производство, и отдел продаж. Он же используется затем при логистике и доставке. Нам пришлось переписать логику системы и логику маршрутного листа, исходя из того, как на самом деле устроены процессы у нашего клиента. Это, наверное, потребовало больше всего наших усилий», – отмечает Диана Гайнеева. 

Так как это наш первый опыт автоматизации, то на старте мы не смогли чётко сформулировать, что же именно хотим получить помимо основных целей. Уже в процессе внедрения мы просили добавить некоторые опции в интерфейс программы, так как понимали, что они нам необходимы. 

Сотрудники «Индустриальных информационных технологий» помогли нам сформулировать новые задачи с предельно конкретными формулировками. И все они были решены. 

Сейчас мы с удовольствием пользуемся автоматическим переводом рыбы из штук в килограммы. Эта опция в «1С:УНФ» стала для нас решением огромной задачи, она упростила весь процесс составления маршрутного листа и формирования стоимости заказов. 

Ускорились работы на этапе внесения веса рыбы в заказ. Теперь можно сразу понять, если в документе содержатся какие-то ошибки. Например, если не проставлен вес рыбы в заказе, то программа просто не сформирует документы без всех данных.  

Если раньше логист получал маршрутные накладные для покупателей через 4-5 часов после взвешивания рыбы, то сейчас – через 2 часа. 

 

Менеджеры теперь переписываются с клиентами непосредственно из программы «1С:УНФ» через WhatsApp. Благодаря этому они тратят в разы меньше времени на рассылку сообщений. 

Мы оценили и то, как легко стало готовить документы. Формировать и печатать их можно практически одной кнопкой в программе. 

Мы планируем автоматизировать процесс взвешивания рыбы и сборки заказов непосредственно на ферме. Это задачи, которые нам предстоит решить в будущем. А пока мы работаем над небольшими задачами для других наших проектов. 

«Как правило, если мы помогли клиенту один раз, то он к нам возвращается. Сейчас для группы компаний «Глория» мы выполняем так называемые потоковые задачи – настраиваем в «1С:УНФ» отчёты для бухгалтерии, разрабатываем формы договоров и т.д. Эти задачи появляются с некоторой регулярностью и не требуют от наших сотрудников таких усилий, как при внедрении проекта», – замечает Диана Гайнеева.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен». 
biz360