Рубрики:
  • Технологии
  • Менеджмент
  • (Нет голосов)

Восемь простых вопросов об автоматизации бизнеса

Прочтёте за 6 мин.
11 августа 2015 09:00

Что такое автоматизация бизнеса, как ее проводить и какие преимущества она дает компании

Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые обычно задают предприниматели по поводу автоматизации, и подготовили на них понятные ответы.

Автоматизация бизнеса – что это такое

Автоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.
  
В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:
  • в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же - внедрение CRM);
     
  • в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучет и отчетность. 
Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными – в первом случае это нужно, чтобы повысить доходность бизнеса, во втором – чтобы сократить затраты времени и денег.

Что из себя представляют системы автоматизации и как они устроены

Системы автоматизации - это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и сложная ERP-система, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации.

Любая система автоматизации состоит из двух ключевых элементов: сбора (ввода) данных и предоставления собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.

Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе автоматизации для управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.

Чем больше и сложнее бизнес, тем больше нужно исходной информации и тем разнообразнее и детальнее должны быть итоговые отчеты.

Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.

Зачем вообще нужна автоматизация, что она дает компании

Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:
  • эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учет и контроль; 
  • быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки; 
  • оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании; 
  • оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников, разгрузив их от рутинной работы; 
  • улучшить бизнес-процессы в компании; 
  • минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»; 
  • безопасно хранить информацию - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ; 
  • улучшить скорость и качество обслуживания клиентов. 
В небольшом бизнесе эти эффекты обычно заметны уже через несколько недель.

Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать

Обычно автоматизацию начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков.

Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно - учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.

Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).

В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» - взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.

Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации - это пустая трата времени и ресурсов.

Как выбрать программный продукт для автоматизации

При выборе системы автоматизации вы можете пойти двумя путями: 1. Использовать типовой (коробочный) продукт. 2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Стандартное решение проще внедрить, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое  относится и к облачным сервисам.

Выбор конкретной программы – дело довольно ответственное, необходимо будет проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:

  • какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать; 
  • соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью; 
  • возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику; 
  • возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации; 
  • насколько система проста и удобна в использовании; 
  • возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами; 
  • поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах; 
  • кто и как будет осуществлять техническую поддержку; 
  • сколько стоит внедрение и поддержка. 
Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний-разработчиков ПО). Если есть возможность - пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта.

Сколько стоит система автоматизации

Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.

Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:
  • стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи - в случае использования «облачных» приложений); 
  • затраты на настройку системы и обучение персонала; 
  • стоимость регулярного сопровождения. 
К этому можно добавить непрямые затраты – например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте.

Как происходит внедрение системы автоматизации и как выбрать компанию-подрядчика 

Внедрение - это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса – под софт.

Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания.

Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки – для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить.

Внедрение можно выполнить своими силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.

Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры. Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Крайне желательно, чтобы у вашего потенциального партнера был сертификат соответствия системы управления качеством международному стандарту ISO 9001:2008. Проведите встречи со специалистами компаний из этого шорт-листа (в том числе обязательно пообщайтесь с сотрудником, который будет сопровождать ваш проект). Изучите портфолио, обратив особое внимание на то, имеет ли подрядчик опыт успешного внедрения системы автоматизации в компаниях, чья специализация и сфера деятельности совпадают с вашими. Целесообразно также пообщаться с первыми лицами этих компаний и узнать их мнение о вашем потенциальном партнере – успешно ли прошло внедрение, довольны ли результатами работы, качественно ли организован гарантийный сервис, с какими трудностями столкнулись и т.д.

Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.

Каковы риски при внедрении системы автоматизации


Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски – от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски "получить не то" существенно снижаются.

Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой – создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.

Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Маркетинг Пять трендов контент-маркетинга и SEO в 2018 году 19 января
    Пять трендов контент-маркетинга и SEO в 2018 году
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Солнце в коробке: как заработать на доставке овощей и фруктов 19 января
    Солнце в коробке: как заработать на доставке овощей и фруктов
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес на грязи: как заработать на испачканных кроссовках 18 января
    Бизнес на грязи: как заработать на испачканных кроссовках
    Прочтёте за 5 мин.
  • Менеджмент Рекрутируем фрилансеров: как эффективно делегировать задачи внештатникам 18 января
    Рекрутируем фрилансеров: как эффективно делегировать задачи внештатникам
    Прочтёте за 3 мин.
  • Кейсы Обязанности без прав: как не нужно проводить тендеры на услуги SEO 17 января
    Обязанности без прав: как не нужно проводить тендеры на услуги SEO
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Гнуть металл, ковать железо: как заработать на скульптурах и памятниках 17 января
    Гнуть металл, ковать железо: как заработать на скульптурах и памятниках
    Прочтёте за 4 мин.
  • Кейсы Впасть в детство: как IT-проект Hello Baby пробивает себе дорогу на мировой рынок 16 января
    Впасть в детство: как IT-проект Hello Baby пробивает себе дорогу на мировой рынок
    Прочтёте за 8 мин.
  • Менеджмент Репутационный менеджмент: как отразить атаку на ваш бизнес 16 января
    Репутационный менеджмент: как отразить атаку на ваш бизнес
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес на костях: как заработать на человеческих органах из пластика 15 января
    Бизнес на костях: как заработать на человеческих органах из пластика
    Прочтёте за 3 мин.
  • Кейсы История одного факапа: почему не «взлетело» мобильное приложение по поиску скидок 15 января
    История одного факапа: почему не «взлетело» мобильное приложение по поиску скидок
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Не только тесто и начинка: как автоматизация сделала «Додо Пиццу» успешной 12 января
    Не только тесто и начинка: как автоматизация сделала «Додо Пиццу» успешной
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Дышите глубже: как устроена система мгновенной диагностики лёгких 12 января
    Дышите глубже: как устроена система мгновенной диагностики лёгких
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Запускаем фитнес-клуб: зачем продавать карты за несколько месяцев до открытия 11 января
    Запускаем фитнес-клуб: зачем продавать карты за несколько месяцев до открытия
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса 11 января
    Стартапы-2017: как прошёл бизнес-год у новых проектов. Часть II
    Прочтёте за 8 мин. Стартапы-2017: как прошёл бизнес-год. Часть II
  • Маркетинг Digital-маркетинг: пять ошибок, которые приводят заказчика в агентство 10 января
    Digital-маркетинг: пять ошибок, которые приводят заказчика в агентство
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Мальчики на футбол, девочки на танцы: как заработать на спортивных детских школах 10 января
    Мальчики на футбол, девочки на танцы: как заработать на спортивных детских школах
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса 09 января
    Стартапы-2017: как прошёл бизнес-год у новых проектов. Часть I
    Прочтёте за 8 мин. Стартапы-2017: как прошёл бизнес-год
  • Маркетинг Смартфоны рулят: пять важных трендов мобайла 09 января
    Смартфоны рулят: пять важных трендов мобайла
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса 08 января
    Малый бизнес для маленьких: семь историй о бизнес-проектах для детей
    Прочтёте за 3 мин. Малый бизнес для маленьких: семь историй о бизнес-проектах для детей
  • Идеи для бизнеса 07 января
    Красота спасёт мир: шесть бизнесов, которые делают нашу жизнь ярче
    Прочтёте за 3 мин. Красота спасёт мир: шесть историй о бизнесах, которые делают нашу жизнь ярче
Идёт загрузка материалов