Как автоматизация позволила компании сократить в 10 раз время обработки заявки

Прочтёте за 6 мин.
10 августа 2015 04:00

Опыт "СтарСервисГрупп" может быть полезен предприятиям, которые и производят продукт, и сами его продают

IT-инструменты, которые использует компания «СтарСервисГрупп»

  • «1С:Управление торговлей»
  • Excel Microsoft Office
  • Онлайн-банкинг
Внедрение системы автоматизации на предприятии - сложный, но необходимый в современных условиях ведения бизнеса технический процесс. В компании «СтарСервисГрупп», не так давно начавшей автоматизировать свой бизнес, biz360.ru подробно рассказали о том, как переход на новые технологии работы позволил сократить в десять раз время обработки заявки клиента.
  

Досье

ООО «СтарСервисГрупп» - московская компания, входящая в холдинг «АВАЛКОМ». Занимается производством и поставкой дизель-генераторного оборудования «Z-POWER» в России. Компания существует 12 лет, годовой объем продаж в 2015 году составит, как ожидается, 1 миллион долларов. Сайт: z-power.su.

Зачем потребовалась автоматизация

В последние два года компания «СтарСервисГрупп» подошла к важному этапу своего развития – появилась возможность существенно расширить рынок сбыта и увеличить объемы продаж дизель-генераторного оборудования. «До этого мы занимались поставкой дизель-генераторного оборудования для государственных, в том числе и силовых структур. Сейчас выходим на более широкий рынок и предлагаем свою продукцию для всех желающих», - объясняет Денис Тархов, коммерческий директор «СтарСервисГрупп».

Во-первых, компании потребовалось оптимизировать процессы продаж, упростить отчетность и повысить эффективность труда менеджеров и управленческого персонала. До внедрения системы автоматизации менеджеры тратили на обработку одного запроса по 30-40 минут, так как вручную вносили данные в базу. С ростом объема продаж запросов становилось больше. И это в ближайшем будущем привело бы к еще большему времени, необходимому на работу с каждым из них.

Во-вторых, в базе не было актуальной информации о том, есть ли нужный товар на складе. И менеджерам приходилось постоянно уточнять это по телефону, на что тоже уходило время.

В-третьих, появилась необходимость доступа менеджеров к базе, вне зависимости от их местонахождения в конкретный момент. Это позволяло бы вносить поступающую информацию в базу в режиме онлайн, а не ждать, когда менеджер приедет в офис и вручную добавит эти данные.

Выбор программы и подрядчика

Для автоматизации компания выбрала программу «1С:Управление торговлей». «На отзывы почти не ориентировались. Мы искали программу, которая лучше всего соответствовала бы нашим требованиям. Оптимальным решением стала программа «1С:Управление торговлей», - говорит Денис Тархов.

Компания предпочла не покупать программное обеспечение, а арендовать его у партнера «1С». «Мы занимаем помещение в здании нашего холдинга. И непонятно, останемся мы там или впоследствии переедем. Сервер в этом здании обслуживает весь холдинг, поэтому в случае переезда нашего подразделения у нас могли бы возникнуть сложности с изъятием тех компьютеров, на которых был бы установлен софт», - объясняет Денис Тархов.

«Кроме того аренда софта позволяет осуществлять удаленный доступ к программе независимо от того, где находится менеджер, это удобно», - говорит Алексей Юрин, руководитель направления «1С» в компании «Первая онлайн-бухгалтерия», которая внедряла систему автоматизации.

Выбор подрядчика оказался непростым процессом. «На сайте компании «1С» есть список официальных подрядчиков. Мы прозвонили множество компаний по этому списку и просили их прийти к нам, чтобы пообщаться и познакомиться с теми людьми, с которыми нам потом предстояло бы работать. В некоторых компаниях нас просили перезвонить. И каждый раз нам приходилось общаться с разными людьми и заново объяснять, кто мы такие и какова специфика нашего производства. Казалось, что в нас не были заинтересованы как в клиенте», - вспоминает Ольга Николаева, специалист 1С компании «СтарСервисГрупп».

В результате была выбрана компания «Первая онлайн-бухгалтерия». «Во время личного общения с директором и сотрудниками этой компании мы почувствовали, что это профессионалы. Они сразу поняли, чего мы от них хотим, и рассказали, как будет выстроено наше сотрудничество. Нас это устроило и по цене, и по подходу», - рассказывает Ольга Николаева.

Какую проблему решали с помощью автоматизации и с какими трудностями столкнулись

В программе «1С:Управление торговлей» менеджеры создают коммерческое предложение для клиентов. Раньше они использовали для этого форму, предоставленную заказчиком, или самостоятельно создавали предложения, используя табличный редактор Excel Microsoft Office. Менеджер должен был включить в документ технические характеристики оборудования, которое подбиралось индивидуально под заказчика, его изображения, описание, реквизиты заказчика. Все эти данные приходилось брать из баз и других рабочих бумаг. Если заказчик присылал информацию о себе в виде отсканированного документа (например, в графическом файле JPEG), менеджеры вручную переписывали реквизиты в предложение.

Теперь вся подготовка предложений выполняется в программе «1С:Управление торговлей». «В программе есть стандарт предложения, в которое можно автоматически добавить товар, с его изображением, информацией по техническим характеристикам и дополнительному оборудованию, прочие важные данные», - объясняет Денис Тархов.

«У программы «1С:Управление торговлей» довольно общая конфигурация. В ней 800 галочек, которые надо проставить, исходя из требований конкретного заказчика. Мы столкнулись с некоторыми проблемами, которые пришлось решать программистам. Специалисты из «Первой онлайн-бухгалтерии» доработали для нас этот момент», - объясняет Ольга Николаева, специалист 1С компании «СтарСервисГрупп».

«Компания вместо серийного номера дизель-генераторов решила использовать номенклатурные характеристики. Для этого потребовалось внести небольшие изменения в программу. Кроме того попросили внести изменения в типовой прайс-лист и форму счета», - вспоминает Алексей Юрин. Он признается, что ему и его коллегам для наиболее плодотворного сотрудничества со «СтарСервисГрупп» пришлось понять всю специфику работы менеджеров в этой компании. «Это было одновременно и сложно, и полезно», - добавляет Алексей Юрин.

Персонал компании, который привык работать в прежнем режиме, настороженно отнесся к процессу автоматизации. Коммерческий директор «СтарСервисГрупп» не скрывает – пришлось вести долгую разъяснительную работу о том, почему нужно пользоваться программой «1С:Управление торговлей». «Мы объясняли, что теперь у менеджеров появится больше времени, они смогут увеличить объемы продаж. Некоторые особенно упрямые говорили, что они ни в коем случае не будут работать в программе, потому что им удобнее по-старому. Но теперь и они пользуются программой. Наверное, кризис помог в этом: поняли, что могут лишиться работы, сравнили цены на рынке труда и приняли изменения», - говорит Денис Тархов.

Чтобы сделать процесс работы в программе «1С» более удобным, персоналу компании предложили высказывать свои замечания и пожелания. Их затем передают программистам, а те вносят нужные изменения в интерфейс программы.

Сейчас у «СтарСервисГрупп» шесть рабочих мест в системе. К концу года их количество планируют увеличить до 10. На сегодняшний день на автоматизацию компания потратила около 100 тысяч рублей, но эта сумма не окончательная, так как работы еще не закончены.

Результаты и планы

К настоящему моменту в «СтарСервисГрупп» процесс автоматизации пока не завершен. Но некоторые итоги уже можно подвести.

Во-первых, менеджеры продаж на обработку одной заявки тратят теперь не более 3-5 минут – почти в 10 раз меньше, чем раньше. Это стало возможным в первую очередь из-за появления в программе прайс-листа, в котором есть информация о наличии товара на складе в Москве. Еще в начале года, чтобы понять, есть ли нужное оборудование в наличии, приходилось звонить на склад и уточнять это там. Теперь достаточно нажать на одну кнопку. Благодаря сокращению времени на обработку одной заявки, менеджеры могут работать с большим их количеством. «Пока говорить о том, сказалось ли это на росте числа продаж, рано – прошло слишком мало времени», - замечает Денис Тархов.

Во-вторых, благодаря налаженному учету заказов компания может теперь формировать индивидуальные предложения для клиентов Например, предлагать для них скидку, исходя из предыдущих заказов.

В-третьих, руководители в режиме реального времени получают информацию о наличии продукции на складе, объемах продаж отдельных сотрудников и компании в целом. Это важные данные для аналитики текущей деятельности и для планирования.

«СтарСервисГрупп» планирует в ближайшие полтора-два месяца еще больше «заточить» программу под свои нужды. К примеру, планируется включить в нее дилеров. Они смогут, заходя в личный кабинет на сайте компании, видеть в режиме онлайн информацию о наличии продукции и ее стоимости.

Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
Все материалы