Рубрики:

Бизнес-инфографика: как эффективно работать с электронной почтой

Прочтёте за 2 мин.
08 сентября 2015

Несколько эффективных приемов, не позволяющих входящим сообщениям безжалостно красть ваше рабочее время

Вы тонете в потоке писем, забываете ответить на важные сообщения, не можете выкроить время для работы над важными проектами из-за постоянного наплыва срочных поручений? Тогда, возможно, вам пригодится подготовленная компанией SmartReading инфографика, наглядно иллюстрирующая простые приемы оптимизации работы с электронной почтой.
Досье

SmartReading – проект сооснователя одного из ведущих российских издательств деловой литературы «Манн, Иванов и Фербер» Михаила Иванова и его партнеров. SmartReading выпускает так называемые саммари – тексты, в сжатой форме излагающие ключевые идеи бестселлеров жанра нон-фикшн. Таким образом, люди, которые по каким-то причинам не могут оперативно прочесть полные версии книг, могут познакомиться с их главными идеями и тезисами. SmartReading использует в своей работе подписную бизнес-модель.



Инфографика Смарт Ридинг.png


С разрешения компании SmartReading публикуем небольшой отрывок из саммари книги С. Дж. Скотта «Ноль во входящих: проверенные методы управления электронной почтой».

Прежде чем приступить к описанию полезных техник работы с электронной почтой, важно идентифицировать те установки в наших головах, которые мешают нам грамотно использовать почту. Без разрушения этих мифов мы будем соскальзывать в прежнее поведение снова и снова.

Миф №1: Мы должны быть всегда на связи. Почти любой из нас проверяет почту намного чаще, чем это объективно нужно. Нам кажется грубым не отвечать на письма как можно скорее. Однако почта по своей природе не является средством быстрой связи – для этого есть телефон и службы мгновенных сообщений. Человек, который посылает вам электронное письмо, не знает, чем вы заняты в данный момент, находитесь ли у компьютера и можете ли ответить. Поэтому вы имеете полное право не прерываться на почтовые сообщения каждые пять минут, а ответить тогда, когда у вас будет возможность. Если только специфика вашей работы не включает в себя моментальное реагирование на письма (например, техподдержка), абсолютно нормальным и социально приемлемым будет ответить на письмо в течении пары часов, а то и суток с момента его получения.

Миф №2: Короткие письма – это грубо. Взгляните на это с другой стороны: длинные письма – это неуважение ко времени получателя. Если на сообщение можно содержательно ответить одной строчкой, не надо сочинять «Войну и мир». Лучший ответ – тот, который содержит всю необходимую информацию в минимуме слов. 

Миф №3: Приоритеты других людей важнее ваших. Один из известных инструментов тайм-менеджмента – «матрица Эйзенхауэра», делящая все задачи на четыре категории в зависимости от их срочности и важности (матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня; выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали - прим. редакции). Готовы поспорить, что бОльшая часть писем в вашем ящике попадают в третий или четвертый квадрант этой матрицы: «срочные, но не важные» или «не срочные и не важные». При этом постоянное переключение внимания на почтовую программу отвлекает вас от задач типа «важные, но не срочные», которые, как правило, являются стратегическими и критически важными для вашей карьеры или бизнеса.

Миф №4: Можно использовать электронный ящик и как список дел. Если вы оставляете письма, на которые требуется ответ или какие-то действия, в папке «Входящие», то вы никогда в действительности не очищаете свой почтовый ящик. Более того, каждый раз, когда вы открываете почтовую программу, все ваши «хвосты» мгновенно бросаются вам в глаза, вызывая стресс и недовольство. Невозможно, да и неоптимально выполнять любую задачу сразу после ее поступления. Однако вам нужно выработать отдельную систему списков задач, позволяющую заканчивать все необходимые действия вовремя. При этом почтовый ящик должен использоваться как средство связи, а не как хранилище задач.  

Миф №5: Лучшее решение от завала писем – «почтовое банкротство». Иногда лавина писем кажется настолько неуправляемой, что заманчивым кажется просто разом стереть все накопившиеся письма в вашем ящике. Назовем это «почтовым банкротством». Решение возможное, но не лучшее: ведь если вы не измените свои ежедневные привычки, эта ситуация повторится. 

Привычки лучше внедрять по одной – так больше шансов, что они приживутся в вашей жизни.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
Все материалы