Как запустить офис с «нуля» за 2 месяца: экстрим-опыт студии «Сибирикс»

Прочтёте за 5 мин.
14 сентября 2015

Экшн-история о том, как интернет-компания неожиданно была вынуждена построить свой офис (с аллюзиями на бизнес-процессы при разработке сайтов)

IT-инструменты, которые использует студия "Сибирикс"

  • Xcode
  • API Android
  • 1С-Битрикс
В апреле руководство компании «Сибирикс» из Барнаула узнало о том, офис, в котором она базируется, продан, и что до июля нужно съезжать. Новый офис-опенспейс с требуемыми 500 «квадратами» найти не удалось. Зато нашли стройку, которая потенциально подходила под все требования. Один нюанс — она была на стадии котлована. Застройщик пообещал пустить делать ремонт с середины июля. Решили: «За 1,5 месяца с отделкой по-минимуму - успеем!». И заключили договор инвестирования. Спойлер: в новый офис «Сибирикс» переехал 31 августа. А теперь – слово финансовому директору компании Анне Кожевиной.
Досье

«Сибирикс» - крупнейшая в Сибири студия интернет-решений, специализируется на разработке технологичных web-проектов и приложений. Первая в России студия, внедрившая гибкие методологии (Scrum) в полный цикл разработки интернет проектов. Среди клиентов компании: Ralf Ringer, Adobe Systems, «РосТелеком», Logitech и др. Среди собственных разработок студии: Scrumban - интерактивный инструмент для визуального управления бизнес-процессами компании; FreshShop - решение для интеграции интернет-магазинов на платформе 1С-Битрикс с социальными сетями; Planning Poker - инструмента для оценки трудоемкости и ресурсов для профессиональных команд разработки ПО.

Стройка 1 copy.jpg

Совет I: Делайте визуальные проекты на всё. Везде, где нет визуализации или чертежей – будут проблемы. Писать текстом и объяснять словами – бесполезно

Аллюзия при разработке сайтов: делайте прототипы. Техзадания никто не читает, пока не оказывается поздно. Проверяйте прототипы на понятность.Убедитесь, что они вас устраивают в каждом пункте.

Стройка 2 copy.jpg

К началу ремонта у нас было вот что:

Проекты на планировку. Стены поставили практически без проблем и без нашего участия. По ходу пришлось принимать решение: из чего и как их делать (в проекте этого не было). Послушали совет застройщика и сложили перегородки из кирпича (самый дорогой и долгий вариант). Это в итоге сэкономило нам кучу денег и времени, когда случился неожиданный, но предсказуемый форс-мажор (об этом — ниже).

Проект на отделку и освещение (за исключением дизайнерской, переговорки, бухгалтерии и кухни с туалетами). Во всех помещениях, где не было проекта, пришлось по десять раз объяснять исполнителям устно, что и как сделать. Рисовать крестики на стенах. Спецификации никто не читает. Если читают — не понимают.

Проект на розетки. НО! Кроме плана розеток, оказывается, нужен был план проводки. У нас его не было (тут сыграла наша неопытность в стройке). В результате некоторые трассы силового кабеля перекладывали по два раза. Сам план по розеткам мы проверили не дотошно. Как результат — в бухгалтерии двадцать розеток на два компьютера, а у программистов — по две розетки на четыре рабочих места. Однако у нас — agile-стройка! Поэтому делаем дополнительную итерацию, рисуем на стенах крестики и добавляем розетки в соответствии со здравым смыслом.

Проект на вентиляцию и слаботочку (всякая сигнализация). Увы, мы не согласовали проект с электриками. И провода у нас местами теперь висят так:

Стройка 3.jpg

Совет II: Проводите ежедневные стендапы. Выясняйте, что было сделано вчера, какие планы на сегодня и какие есть проблемы

Аллюзия при разработке сайтов: очевидные вещи, которые не описаны в ТЗ, никому, кроме вас, не очевидны. Как только видите, что что-то в разработке выходит не так, как надо вам, — не ждите, задавайте вопросы. Чем раньше это сделаете, тем проще будет что-то изменить.

Прихожу я на стройку (еще до переезда). Сантехники сверлят отверстие (одно!) под трубы с водой. Начинаю выяснять — почему так. Говорят: «Только под холодную сказали делать». Звоню застройщику — уточнить, когда ж под горячую будут сверлить. Выясняю, что по проекту горячая вода в здании не предусмотрена. В смысле совсем. Все коммуникации в договоре (считай, в ТЗ) значились одной строкой. Ведь мне же было очевидно, что они включают также и горячую воду. Пришлось вежливо удивиться. Застройщику — респект и спасибо, выводы воды в итоге сделали. Сама горячая вода будет (надеюсь) в следующей итерации.

Совет III: делайте по процессу!

Аллюзия при разработке сайтов: если для чего-то есть отлаженный и эффективный процесс, его не надо лишний раз менять и даже параллелить. Если только нет великой нужды.

У нас такая нужда была, поэтому начали отделку до того, как закрыли крышу. Параллельно запустили на объект всех: отделочников, электриков, сантехников, вентиляционщиков, слаботочников, дверников, оконщиков (кого забыла?).

Параллелить — да, быстрее. Но возможны внезапные факапы и дополнительные расходы. Все шло своим чередом, когда застройщик ВНЕЗАПНО решил, что неплохо бы пристроить пятый этаж. Кстати, «2ГИС» до сих пор считает, что у нас три этажа. Ну-ну.

Стройка 4.jpg

Катастрофа

У нас неожиданно пошел дождь, о котором прогноз погоды предупреждал за неделю. Помещение было готово под покраску вечером 26 августа. Утром 27 августа я пришла на стройку и застала такую картину:

Стройка 5.jpg

Дождь пошел ночью. На крыше — «временная мембрана» (если по-русски, ее просто полиэтиленовой пленкой застелили). «Временная мембрана» даже держалась сколько-то, пока на крыше не получился бассейн. А потом все это полилось к нам. На полу — сантиметров 5 воды, стены мокрые, в гипсокартонных конструкциях — аквариумы. С потолка льет сильнее, чем на улице.

Сроки отделки резко подвинулись на пару недель.

Надо было срочно предпринимать что-то. В полу просверлили дыры. «Не буду сверлить, провода мокрые!» — отпирался парень с фотографии. «Надо, Федя. Надо!». Сушили дизельными пушками, газовыми горелками и вентиляторами.

Стройка 6 copy.jpg

Совет IV: Не бойтесь запускаться поэтапно

Мы перевезли вещи 31 августа в недосохший офис, где не было большей части напольных покрытий, отделки, воды, канализации, надежной крыши. Электричество — по времянке удлинителем со стройки. Первую неделю ребята работали из дома, кого совсем прижало — приезжали на планерки. В офисе была я, наш директор Владимир Завертайлов, и все ремонтники одновременно и по очереди. Туалет — деревянный во дворе или в кафе через дорогу. Вода — в бутылках из магазина. Дизельные пушки греют, коптят и дышать не дают.

Владимир Завертайлов.jpg
Владимир Завертайлов
директор студии

«Пожалуй, это был самый трудный период для нас. Перевезенные вещи мешают строителям. Координация параллельных потоков работ. Холодно. Мокро. Выходные на стройке для меня становятся нормой. Бонусом нам стала понятна вся утопия эффективности удаленной работы с сотрудниками. Самый простой вопрос раздувается до глобальных размеров. И это с проверенными, хорошо обученными, сработавшимися и лояльными специалистами»

За неделю нам сделали временные коммуникации: вместо центральной канализации — местную выгребную яму. Воду провели шлангом от соседней церкви + поставили насос, чтобы она доходила до четвертого этажа. Электричество — раскидали удлинителями. К понедельнику у нас были работающие туалеты (со святой водой в промышленных масштабах) и часть помещения без полов и нормального света, но с достаточным количеством розеток.

Расставили столы — вывели работать почти всех.

Потом переехали в соседнюю комнату, пустили отделочников. Итого — за месяц привели офис в пригодное для относительно комфортной жизни состояние. Сейчас доводим до идеала и ждем, когда нам сделают территорию около здания.

Для себя я после такого экстремального опыта сделала вывод, что поэтапный запуск иногда можно заменить SAAS. Если бы сейчас у меня был выбор, то я бы, наверное, выбрала промежуточную временную аренду перед переездом и ремонт «по процессу». Нервы будут целее.

Совет V: Product Owner на стороне клиента — это серьезная работа!

Аллюзия при разработке сайтов: да, на вашей стороне нужен менеджер, который будет заниматься проектом не меньше, чем менеджер проекта со стороны подрядчика. По 10 минут в день — не получится.

В активной фазе разработки всегда возникает масса вопросов по проекту, не учтенных в ТЗ. Если нет — надо насторожиться. Пока не пришлось переделывать слишком многое. Примите как данность: подрядчики не знают, что у вас в голове. А написанное в ТЗ можно всегда понять не так. Контролировать придется вам. Если хотите гибко рулить процессом — будьте готовы «жить на стройке».

Бонусы: множество оперативных микро-решений, которые улучшают конечный результат.

Владимир Завертайлов.jpg
Владимир Завертайлов
директор студии 

«На стендапах с разработчиками мы просим, чтобы они наглядно показали, что было сделано ими за вчера. Прям пальцем на мониторе. Фразы «я писал абстрактный класс для генерации универсальной библиотеки работы с примитивами» — повод выхватить неиллюзорных люлей. На стройке — та же фигня. Не верьте на слово, а проверяйте. Идите и смотрите. Что из себя представляет «временная мембрана на крыше» мы додумались посмотреть, только когда нас уже залило»  

Совет VI: Отклонения от проекта — это нормально! 

Если в ходе разработки вы видите, что какие-то решения на прототипе или в техзадании не совсем оптимальные — смело отказывайтесь от них. Вы можете добавить в проект свои крутые идеи.

Дизайнеры по помещениям (как и по сайтам) самореализуются за счет вашего проекта, придумывая прикольную, но непрактичную фигню. Почему наш офис никогда не будет соответствовать картинке дизайнера? Потому что полки из ящиков физически не могут нормально держаться на гипсокартонных стенах, например.

В любом проекте бывают «нежданчики». У нас такими оказались канализационные стояки в неожиданных местах, трубы ливневой канализации и пожарный щит. Их придется либо обходить, либо смириться и оставить как есть. В любом случае будут отклонения от проекта. И это — НОРМАЛЬНО!

Стройка 7.jpg

Совет VII: Time+Material — хорош только с проверенными разработчиками

Понятно, что всего не учтешь, но оценка должна быть. Нормально (и правильно) если это будет вилка. Общая, на весь проект, можно с большими вилками. Но четкая и конкретная, с конкретными сроками — на каждый небольшой этап (хотя и там возможны отклонения 0-20%). Трясите реальные и четкие сроки этапов. Фиксируйте их в договоре. Оговаривайте штрафы за просрочки.

У нас были сметы и сроки с погрешностью 0-20% по всем работам, кроме электрики (тут работали «по факту»). В итоге все сделали быстро и по вполне ожидаемой цене.

Электрику вместо двух недель делали два месяца, постоянно меняя бригады, переделывали по несколько раз. Итоговый счет соответствовал. Больше на таких условиях не подпишусь ни с кем и никогда.

Совет VIII: Держитесь за хороших подрядчиков. Выбирайте тех, кто не пользуется субподрядом

Не знаю как в web-разработке (сама не заказывала), но в строительстве хороший подрядчик — ценность, которую надо беречь. Причем важно, чтобы подрядчик не использовал субподрядчиков на вашем проекте.

У нас субподрядом делали электрику. Остальное — работали напрямую (искали по рекомендации). Все было круто, особенно бригада отделочников:

Стройка 8.jpg

Так вот, про электриков. Мы поменяли несколько бригад-слоупоков на проекте. Хорошо работала только одна, которая от застройщика. Субподрядные — тормозили, тупили, выходили пьяными на объект, долго и вдумчиво пили чай. Пинать их было бесполезно. Банально нет никакого рычага влияния. Хотя один профессионал, с высокой самомотивацией, работавший быстро и на совесть (Михаил) был и в субподрядной организации. Один из пятнадцати.

Совет IX: Не покупайте хрен пойми у кого

Были у нас в проекте дизайнерские лампы. Из Китая. И чтобы у них фиксировались шарниры, нам пришлось покупать шайбы в магазине «Все для УАЗ». Опытные люди говорят, это почти нормальная практика для многих товаров такого рода из этой страны.

Примерно то же самое вас ждет с большинством модулей в маркетплейсах от непонятных производителей. Капитан говорит: по возможности выбирайте вменяемого производителя.

 Стройка 9.jpg

Совет X: Минимизируйте количество подрядчиков

На проекте всегда нужен главный, особенно — когда много подрядчиков. Иначе многие проблемы станут неразрешимыми.

У нас была анекдотичная ситуация, когда вентиляционщики и электрики отказывались общаться между собой, чтобы решить вопрос по подключению кондиционеров. Поругались на каком-то проекте пару лет назад. Взрослые мужики с сединой в волосах наотрез отказывались коммуницировать друг с другом.

Ну и напоследок:

  • Фиксируйте все договоренности, пишите резюме встреч и звонков. Устные договоренности не запоминаются.

  • Платите подрядчикам вовремя.

  • Закладывайте резервы. Слушать слишком оптимистичные прогнозы можно, но надо учитывать пессимистичные. 

 


Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
Все материалы