Автоматизация бизнеса: как ИИ-агенты могут усилить пользу от учётной программы

Искусственный интеллект уже перестал быть технологией «на вырост». Для многих компаний малого и среднего бизнеса он становится рабочим инструментом – прежде всего там, где каждый день тратятся часы на повторяющиеся операции: ввод документов, проверку договоров, сверку взаиморасчётов, поиск данных по клиентам, подготовку заказов. ИИ-агентов можно внедрить в те программы, которые использует компания. И в привычном рабочем интерфейсе решать быстрее и точнее часть задач. О том, как современные технологии дополняют учётную систему, аналитик компании «Первый бит» Надежда Ремизова рассказала порталу Biz360.ru.

Многие компании начинают автоматизацию с базовых задач: оформить заказ, провести поступление, выписать накладную. Но по мере роста бизнес сталкивается с новыми системными проблемами. Вот некоторые из них: 

• Данные в учётной системе некорректны. Одна номенклатура заводится под разными названиями, из-за чего аналитика по продажам и остаткам недостоверна. Принимать управленческие решения на основе этих цифр опасно.

• Менеджеры тонут в рутине. Подготовка заказов и поиск информации внутри компании отнимают время, которое должно уходить на продажи.

• Договоры проверяются вручную. Информация о контрагентах собирается из разрозненных источников, убедиться в достоверности каждого из них нет времени или возможности. Бизнес рискует начать работу с ненадёжными партнёрами, что в будущем чревато проверками от налоговой и доначислением налогов.

• Новые сотрудники долго адаптируются, отвлекая опытных коллег и руководителя. 

Формально учёт есть, но управленческой прозрачности не хватает. Компания теряет деньги не только на ошибках, но и на медленных процессах: не вовремя выставили счёт, не заметили рискованного контрагента, задержали отгрузку, запустили дебиторскую задолженность. 

В этих случаях бизнесу требуется не заменить систему учёта, а усилить её на самых проблемных участках. Там, где человек допускает ошибки, пропускает «тревожные звоночки» или откладывает задачи, до которых «не доходят руки», может помочь искусственный интеллект. Разберём, как это происходит, на примере учётной программы «1С:Управление нашей фирмы» (далее – «1С:УНФ»), в которой есть ИИ-агенты. 

ИИ-агенты – это программы, основой которых выступает AI-модель, они умеют не просто генерировать текст или картинки, а могут выполнять более сложные задачи: проанализировать и систематизировать данные, составить план или стратегию, предложить варианты решения сложной проблемы, написать код и многое другое. 

Каждый ИИ-агент в программах 1С разработан для решений одной определённой задачи, с которой бизнес сталкивается ежедневно. Это может быть обработка документов, наведение порядка в справочниках, поддержка менеджеров, проверка договоров и так далее. Рассмотрим, как эти агенты работают на ключевых участках бизнеса. 

1. Обеспечение качества данных 

Порядок в данных необходим для принятия управленческих решений, это фундамент бизнеса. Если в номенклатуре десятки дублей и некорректных наименований, руководитель иди предприниматель никогда не получит точной картины по остаткам, себестоимости и продажам. При этом документы от поставщиков поступают в самых разных форматах: сканы, фото, Excel, накладные, счета, акты. 

Под эти задачи разработано несколько ИИ-инструментов, каждый из которых закрывает свой участок рутины. 

ИИ-агент по распознаванию первичных документов обрабатывает сканы и фотографии, автоматически заполняя поля в 1С. Сотрудник не набирает данные вручную, а проверяет уже подготовленный документ, что сокращает время обработки и снижает количество ошибок. 

ИИ-агент по нормализации номенклатурно-справочной информации (НСИ) помогает в борьбе с дублями. В отличие от типовых механизмов, которые часто ориентируются только на буквальное совпадение, ИИ анализирует смысловую близость наименований и находит действительно одинаковые позиции, даже если они заведены по-разному. Например, как «Перчатки нитриловые M», «Перчатки Nitrile размер M» и «Перчатки мед. М». 

Как это работает на практике. Один из наших клиентов столкнулся с типичной для периода роста проблемой: поставщики отправляли документы в разных форматах, а сотрудники заносили в базу одну и ту же номенклатуру под разными названиями. В результате поступления обрабатывались медленно, в справочнике накапливались дубли, остатки по товарам дробились между несколькими карточками, а закупочная аналитика искажалась. 

Для решения задачи компания использовала сразу несколько инструментов. Входящие документы начали загружать через сервис распознавания, а данные из Excel и формализованных файлов через специализированные обработки. Это позволило сократить объём ручного ввода. Параллельно ИИ-агент по нормализации НСИ анализировал справочник и помогал выявлять смысловые дубли, которые раньше не удавалось обнаружить типовыми средствами. 

Польза для бизнеса. Такой подход даёт компании не только ускорение обработки документов, но и более качественную базу для управления. Количество ручных операций сокращается на 40-60%, становится меньше ошибок, уменьшается число дублей в справочнике, точнее становятся данные по остаткам, закупкам и себестоимости. Собственник получает более надёжную основу для управленческих решений: от планирования закупок до оценки оборачиваемости и рентабельности. 

2. Обучение новых сотрудников 

Рост бизнеса часто упирается не только в продажи, склад или закупки, но и в скорость адаптации сотрудников. Новый специалист должен быстро понять, как устроены процессы в компании, где искать инструкции, как работать в «1С:УНФ» и к кому обращаться в нестандартной ситуации. Пока этого не происходит, нагрузка ложится на HR, руководителя и опытных коллег, которые снова и снова отвечают на одни и те же вопросы. 

Под эту задачу используется HR-ассистент – ИИ-инструмент, который помогает сотрудникам быстрее ориентироваться в компании и получать ответы на типовые рабочие вопросы. HR-ассистент внутри «1С:УНФ» может подсказать, как проходит адаптация, где найти нужный регламент, как оформить типовую операцию в 1С или что делать в конкретной рабочей ситуации. При этом ответы могут различаться в зависимости от роли сотрудника: для менеджера по продажам, бухгалтера или кладовщика сценарии будут разными. 

Вопросы можно задать в формате обычного чата: например, «Как оформить заказ клиента?», «Где посмотреть план адаптации?» или «Что делать, если клиент прислал претензию?». Система выдаёт быстрый ответ с учётом роли пользователя и ссылкой на нужный регламент или внутреннюю инструкцию. 

Польза для бизнеса. Такой инструмент сокращает нагрузку на HR и руководителей, ускоряет адаптацию новых сотрудников и помогает быстрее включить их в рабочие процессы. 

3. Ускорение цикла сделки 

Даже при наличии CRM в отделе продаж значительная часть времени менеджеров уходит не на работу с клиентом, а на сопутствующие действия: поиск нужной информации, подбор товара, уточнение условий, подготовку документов и фиксацию следующего шага по сделке. Для руководителя это означает не только потерю рабочего времени сотрудников, но и более медленное движение клиентов по воронке. 

ИИ-помощник по продажам внутри «1С:УНФ» позволяет быстро получать аналитику, подбирать товары под запрос клиента и формировать документы без лишних действий менеджера. 

Как это работает на практике. Менеджер работает с запросом клиента, не поднимая переписку или изучая отчёты. Он ведёт диалог с ИИ-помощником. Например, он может спросить «Какой товар был самым продаваемым по сумме за прошлый месяц?» или «Кто наш крупнейший контрагент?» – и сразу получить ответ на основе данных из «1С:УНФ». 

Другой типовой сценарий – подбор товара под задачу клиента. Менеджер формулирует запрос так, как будто разговаривает с коллегой, например: «У клиента колодец глубиной 15 метров, дом в 20 метрах от скважины. Какой насос предложить?» Помощник анализирует номенклатуру, характеристики, остатки и другие данные учётной системы и предлагает подходящий вариант. После этого можно уточнить сравнение моделей, оценить вариант по цене и сразу перейти к оформлению заказа. Менеджер может сформулировать эту задачу в свободной форме, например: «Создай заказ: дата сегодня, артикул…, цена 100, количество 5…». Система формирует черновик заказа покупателя, который остаётся проверить и провести. 

Польза для бизнеса. Сокращается время на поиск информации, подготовку ответа клиенту и оформление документов. Менеджер меньше переключается между задачами и быстрее двигает сделку вперёд, а руководитель получает более предсказуемую и управляемую работу отдела продаж. 

4. Работа с контрагентами и договорами 

Ошибка в договорах может дорого обойтись бизнесу, особенно если она касается условий оплаты или штрафных санкций. В малом и среднем бизнесе договоры часто проверяются «на глаз»: у руководителя или менеджера нет времени перечитывать десятки страниц с должным вниманием. 

Снять с них эту нагрузку может комплекс инструментов, каждый из которых закрывает свою часть рутины.

Проверка контрагента. Сервисы «1С:Контрагент» и «1СПАРК Риски» позволяют заполнить карточку по ИНН и получить досье из официальных источников: индексы надёжности, отслеживание изменений адреса или наименования. Делать это вручную для сотен контрагентов невозможно, ИИ-агент берёт задачу на себя. 

Анализ договоров. Когда приходит многостраничный договор, ИИ-агент проводит первичную проверку: выделяет ключевые условия, подсвечивает рискованные формулировки, указывает пункты для дополнительного согласования. Это не замена юристу, а инструмент ускорения его работы. До 90% потенциальных ошибок выявляется на предварительном этапе, время проверки сокращается на 20-40%. 

Сверка взаиморасчётов. Контрагенты присылают акты в хаотичных форматах: Excel, PDF, сканы. Бухгалтерия тратит дни на ручное сопоставление. ИИ-агент по актам сверки автоматизирует этот процесс, помогая быстро выявить и урегулировать расхождения. 

Как это работает на практике. Один из типовых сценариев может быть таким. В компанию поступает новый договор от контрагента. Перед тем как запускать документ в работу, сотрудник или руководитель проверяет контрагента по ИНН через подключенные сервисы и получает базовую информацию о надёжности, регистрационных изменениях и других значимых признаках. После этого договор может быть передан ИИ-агенту для первичного анализа. 

Польза для бизнеса. Снижается объём ручной проверки, а работу с договорами делает более прозрачной. Компания быстрее принимает решение о сотрудничестве и раньше видит потенциальные риски. 

Для компаний работа с ИИ-агентами удобна как минимум по трём причинам: 

• Можно точечно подключать нужную функцию, не перестраивая все процессы. Это позволит закрыть самый проблемный участок. ИИ-агенты внедряются не как отдельная платформа, а как органичное расширение существующих процессов в учётной системе.
  
  

• Легко измерить эффект. Например, сравнить время на ввод документов до и после подключения сервиса по их распознаванию.
  
  

• Сотрудники воспринимают ИИ не как угрозу, а как цифрового помощника, который берёт на себя рутину и снижает вероятность ошибок. 

Помимо этого, ИИ-агенты решают ряд проблем, знакомых растущим компаниям: 

• Экономия времени сотрудников. Они избавлены от рутины и могут сосредоточиться на более важных задачах: продажи, развитие клиентского сервиса, контроль качества, управление процессами.
  
  

• Снижение количества ошибок. Человеческий фактор при работе с документами или аналитике минимизируется, компания не совершает просчётов, которые могут ей дорого стоить.
  
  

• Ускорение управленческих решений. Когда данные структурированы и доступны, предприниматель быстрее понимает, что происходит в бизнесе: как идут продажи, какие сделки зависли, какие контрагенты требуют внимания, где есть риски. 

Максимальный эффект ИИ даёт не там, где компания пытается автоматизировать всё сразу, а там, где выбрана конкретная задача с понятной бизнес-ценностью. Например: 

• много ручного ввода – подключаем распознавание документов;

• хаос в номенклатуре – запускаем нормализацию НСИ;

• менеджеры теряют лиды – внедряем помощника по продажам;

• риски по контрагентам – усиливаем проверку потенциальных партнёров. 

Такой подход снижает стоимость ошибки и позволяет быстро получить измеримый результат, а затем масштабировать его. 

ИИ должен усиливать существующий процесс, а не существовать отдельно от него. Именно поэтому наибольшую пользу дают инструменты, встроенные в привычную среду учётной программы, где сотрудник работает не в новой системе, а в знакомом контуре учёта и управления. 

И наконец, на старте важно правильно определить роль человека. ИИ хорошо справляется с рутинной обработкой, первичным анализом и быстрым поиском информации, но окончательное решение в продажах, работе с договорами и финансовом контроле остаётся за сотрудником. В этом случае не произойдёт потери качества и усилится доверие к учётной системе.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360