Автоматизация бизнеса: как компаниям быстро и просто обмениваться счетами и другими документами

Оплата от клиента – один из важных моментов в работе любой компании. Но чтобы получить деньги, нужно сначала выставить счёт, потом передать его клиенту и ждать, когда он и банк проведут оплату. Узкий момент этого процесса – то, что клиентам, которые не используют электронный документооборот, приходится вручную вносить реквизиты из платёжки. О том, как сервис «1С:Share» избавил контрагентов от этой рутины и в целом упростил процесс обмена счетами и документами между партнёрами, порталу Biz360.ru рассказал руководитель группы разработки программ в фирме «1С» Филипп Шафорост.

В сфере B2B выставление счетов на оплату – рутинный процесс. Одна компания продала другой товар или оказала услугу, после чего для получения оплаты она присылает платёжный документ. Если получатель не использует электронный документооборот (ЭДО), то самое муторное для него – ввести этот документ в свою учётную программу или программу для бухгалтерии, а затем провести по нему оплату. Всё дело в том, что реквизиты приходится вбивать вручную. Это занимает время, и возможны ошибки из-за человеческого фактора. 

Зная об этой проблеме, мы в «1С» решили упростить процесс работы с выставленными счётами для принимающей стороны. То есть сделать так, чтобы не нужно было руками вводить реквизиты для проведения оплаты. 

В процессе обсуждения этой идеи выяснилось несколько других трудностей, связанных с выставлением и получением счетов. Для отправки счёта на оплату надо выгрузить этот документ из учётной или бухгалтерской программы и дальше отправлять получателю одним из этих способов:

• по электронной почте;
• на бумажном носителе с курьером;
• на бумажном носителе по обычной почте;
• в мессенджерах. 

Самый удобный способ – обмениваться документами в ЭДО. Но пока далеко не все компании используют эту возможность. 

Документы, в зависимости от выбранного способа, могут долго идти или оказаться незамеченными адресатом. Нам, как разработчикам, стоило подумать о том, как облегчить процесс обмен документами. 

И ещё одна сложность – вместе с платёжкой зачастую приходится отправлять заказ, в котором указаны наименования товаров или услуг, их количество и стоимость. Этот документ может много весить в электронном виде – не каждая электронная почта пропускает такой объём. То есть файлы приходилось архивировать, чтобы они гарантированно отправились. 

После возникновения идеи сервиса, который помогал бы контрагентам легко обмениваться счетами и заказами, мы решили проверить потребность в нём у реальных пользователей. Мы опросили чуть более 1700 респондентов. Спрашивали, как они отправляют контрагентам счета на оплату и заказы, насколько удобен для них этот процесс. 

Около 30% сказали, что процесс стоило бы упростить. Остальных респондентов всё либо устраивало, либо они и вовсе были довольны тем, как происходит обмен интересующими нас документами. Вместе с тем оказалось, что 47% респондентов отправляют заказы и платёжки по электронной почте, 30% передают документы в бумажном виде, и только 20% используют ЭДО. 

Полученные ответы убедили нас, что мы на правильном пути. Большая часть пользователей (те, кто не использует электронный документооборот) вынуждена тратить время и усилия на выгрузку и загрузку документов для обмена. Они могут считать этот процесс удобным, потому что не сравнивали его с ЭДО и продолжают работать, как привыкли. Полученные ответы доказали нам, что задумываемый нами сервис «1С:Share» будет востребованным. 

Мы приступили к разработке, и примерно через две недели у нас был готов MVP (минимально жизнеспособный продукт) – в апреле 2024 года. 

Отправка счетов и заказов доступна компаниям, которые работают в решениях 1С. Но адресат может не использовать 1С и всё равно получить отправленный документ. Объясню, как это работает. 

Внутри программ 1С рядом со счётом или заказом есть кнопка «Поделиться документом» или «Отправить ссылку на документ» (в зависимости от используемого решения). При клике по ней появляется короткая ссылка, которую можно отправить контрагенту, не выходя из программы. Предлагаемые способы отправки – по электронной почте и в мессенджерах (Telegram, Max или WhatsApp). Те, кому эти варианты не подходят, могут скопировать ссылку. 

При клике по ссылке контрагент попадает на страницу в интернете, где отображается выставленный счёт или заказ. К этим документам можно приложить сканы, таблицы, реестры. Это удобно, так как отправителю и получателю не приходится ничего скачивать. И этот вариант идеален для тех, у кого нет 1С. 

Партнёры, которые используют решения 1С, могут вставить ссылку в свою программу (поле «Глобальный поиск»). Выставленный счёт или заказ откроется, после чего его можно автоматически загрузить в свою базу 1С. 

В обоих случаях не нужно вводить реквизиты руками и скачивать файлы. В базе пользователей 1С выставленный счёт и все сопутствующие документы появляются нажатием одной кнопки «Загрузить». Так ничего не потеряется. 

Ссылку отправить и получить гораздо проще, чем файлы, прикреплённые к письму или сообщению в мессенджерах. Особенно сейчас, когда работа самых популярных мессенджеров замедляется. 

Ссылка на документ, которым делятся контрагенты, действует три дня. Объём загруженных документов должен быть не более 15 Мб. «1С:Share» не заменяет собой электронный документооборот, так как здесь не используются электронные подписи. Но наш сервис – это современная альтернатива сканам и письмам. 

Сервис бесплатен для пользователей 1С. Сейчас он доступен компаниям, которые работают в товаро-учётных программах (например, «1С:Управление нашей фирмой» или «1С:Розница»), программах для бухгалтерии, «1С:Документооборот» и специализированных решениях вроде «1С:Гаражи». Полный список программ, в которые встроен «1С:Share», можно найти на официальном сайте. 

В течение полугода после выпуска MVP наш сервис был доступен только компаниям, которые используют решение «1С:Бухгалтерия государственных учреждений». Когда пользователь доволен новым сервисом или функционалом, он, как правило, не пишет об этом разработчикам. Нас тоже никто не хвалил, но и негативных отзывов при этом не было. 

Обратную связь мы начали получать после того, как перешли от MVP к запуску полноценного продукта. На мероприятиях фирмы «1С», где её разработчики встречаются с партнёрами-интеграторами, мы слышали от них положительные комментарии. 

На странице в интернете, где открывается просмотр отправленных через «1С:Share» счетов, мы вывесили небольшой опрос о нашем сервисе. И по-прежнему негативной реакции пользователей не получили. 

Есть ещё один способ для связи с нами, разработчиками – через электронную форму. Мы внимательны к запросам и пожеланиям пользователей. Например, один из них пожаловался, что если он отправляет много документов в ссылке, то он сам и его получатель не видят список всех прикреплённых файлов в вебе (при открытии ссылки как интернет-страницы). Действительно, так и было, а мы на этот момент не обратили внимания. Улучшили визуализацию, и теперь все вложенные файлы отображаются. 

Мы видим, что около половины наших пользователей – это новички. То есть компании, которые пробуют сервис «1С:Share»: они отправляют буквально несколько счетов. Вместе с тем, растёт ядро пользователей, которые работают с нашим сервисом непрерывно на протяжении трёх-четырёх месяцев. Они видят в нём ценность для своего бизнеса. 

Некоторые партнёры «1С» делают свои уникальные интеграции с помощью «1С:Share». Например, один партнёр реализовал по запросу клиента следующий кейс. Клиент работает в сфере B2B, и ему постоянно приходится обмениваться со своими партнёрами УПД (универсальный передаточный документ). Эти документы без электронной подписи, они нужны, чтобы компании могли свериться, правильно ли отразили в первичных документах количество товаров, вес, стоимость и другие характеристики заказа. Клиент нашего партнёра создал интернет-страницу, которая позволяет контрагентам из его базы в 1С скачивать УПД с помощью «1С:Share». Счёт идёт на десятки документов каждый день. Для всех сторон это бесплатно. Мы такой сценарий использования «1С:Share» не продумывали. Поэтому нам приятно, что партнёры 1С находят такие нестандартные решения. 

В какой-то момент мы поняли, что при разработке фокусировались только на B2B-аудитории. А ведь сервис может быть полезен и в сфере B2C. Например, компания производит пластиковые окна. И ей надо выставлять счета на оплату физическим лицам. Почему бы не использовать для этого «1С:Share»? В нашем сервисе изначально выставить счета контрагенту можно было, введя его ИНН. Но при продаже обычным покупателям (физическим лицам) их ИНН никто не спрашивает. Мы убрали обязательное требование о вводе ИНН, чтобы сервис был полезен и в сфере B2C. 

Мы планируем расширять список документов для обмена в сервисе «1С:Share». К счетам на оплату и заказам добавятся:

• Коммерческие предложения/прайс-листы. В ссылку можно «зашить» презентации и другие вложения, которые необходимы клиенту для принятия решения.
  
  

• Расчёт комиссионеров. Как правило, это огромные списки, которые контрагенты должны сверять вручную. Обменяться документами по ссылке проще, чем отправлять вложения или распечатывать их на бумаге. 
  
  

• УПД со статусом 2. УПД со статусом 1 (накладная + счёт-фактура) по закону можно отправлять только через оператора ЭДО. УПД в нашем сервисе поможет решить проблему ручного ввода данных и позволит контрагентам оперативно вносить изменения в документ, если будут выявлены неточности. А «узаконить» этот документ для налоговой можно с помощью ЭДО или бумажной версии.

Это позволит компаниям, не использующим ЭДО, не тратить ценное рабочее время на обмен документами со своими клиентами и партнёрами.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360