Автоматизация в компании: как преодолеть сопротивление команды

biz360biz360

Внедрение нового программного продукта и работа по новым регламентам почти всегда вызывают негатив у сотрудников компании. Иногда и собственники бизнеса выступают против таких перемен. О том, как победить скептическое отношение персонала и провести автоматизацию максимально безболезненно для бизнеса, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал генеральный директор компании «АРГОС КОНСАЛТ» Сергей Бутенко.

biz360

Цель любой автоматизации – повысить доходы бизнеса при снижении расходов, увеличить эффективность сотрудников и компании в целом. Плохая новость заключается в том, что в процессе любой автоматизации происходит сопротивление персонала. Наша компания в течение 9 лет занимается внутренней автоматизацией, и сотрудники молча, но всегда сопротивляются новому.  

Сопротивление может быть разным. Я условно делю его на сопротивление по типам сотрудников: 

• Директор или владелец компании. В этой случае ситуация с сопротивлением возникает тогда, когда идея автоматизации исходит от руководителя подразделения. Он не всегда внятно может объяснить директору или собственнику компании результат, который даст бизнесу автоматизация. И владельцу не ясно, стоит ли результат тех денег, которые предстоит потратить. 
  
  

• Руководители отделов. Если не включить их в процесс обсуждения автоматизации, не принять в расчёт их идеи и замечания, не обозначить планируемые сроки и результаты автоматизации, сложностей не избежать. Также необходимо привлечь руководителей отделов к общению с линейными сотрудниками о необходимости автоматизации.  
  
  

• Линейный персонал. Сотрудники могут жаловаться, что раньше работать было проще и лучше. В новой системе делают всё медленнее и допускают ошибки.

Обычно приходится иметь дело с одним или двумя видами сопротивления, редко – со всеми.  

Причин возникновения сопротивления несколько: 

• Сила привычки. Люди не любят новое, потому что человеческий мозг по своей природе консервативен. Ему проще пользоваться имеющимися знаниями, чем получать новые. 
  
  

• Непонимание целей и задач автоматизации. Персоналу не объясняют цели и задачи автоматизации, желаемые результаты, а главное - преимущества. 
  
  

• Нежелание демонстрировать свою некомпетентность или недозагрузку. Если человек сидит где-то, где никто не видит или не понимает его загрузку, то он боится автоматизации и того, что станет очевидным отсутствие у него компетенций или полной загрузки. 

Сила сопротивления зависит от следующих факторов: 

• качества управления в компании;
• профессиональной подготовки персонала, его готовности к переменам;
• уровня открытости компании; 
• развития коммуникаций внутри коллектива;
• регулярности проведения изменений в компании.

Если компания тоталитарна и решения спускаются жёстко сверху, то автоматизацию линейный персонал воспримет как очередное решение руководства и будет работать по спущенным инструкциям. Если компания более демократична, то диалог с линейным персоналом и объяснение выгод от внедрения играют более весомую роль. 

Прежде всего надо определиться, зачем нужна автоматизация: какие проблемы она должна решить, и какие результаты хочет получить компания (например, увеличить прибыль на 20%). 

• Мы часто обсуждаем автоматизацию не с лицом, принимающим решение в компании, а с теми, кто предлагает сделать автоматизацию. В этом случае мы просим о встрече, в которой будет принимать участие директор или собственник, рассказываем о цифрах, которые получим, и о том, к чему приведёт автоматизация. Если на старте не объяснить директору, зачем нужна автоматизация, то велика вероятность, что всё пойдёт не очень хорошо. Если директор с самого начала сомневался в необходимости автоматизации, то, скорее всего, при появлении первых трудностей он скажет: «Ну вот, я же говорил». 

Решить, будет автоматизирована вся компания или какие-то её отделы. Переезжать на новые системы или осуществлять автоматизацию лучше поэтапно, отдел за отделом. 

• Для небольших организаций мы обычно рекомендуем использовать продукт «1С:Управление нашей фирмой», который подходит большинству компаний и может комплексно закрыть большинство потребностей. Если структура предприятия более сложная, то рекомендуем обратить внимание на  «1С:Комплексную автоматизацию» или «1С:ERP». В любом случае, сейчас каждый найдёт что-то по потребностям и на любой бюджет. 

Необходимо поработать с каждым руководителем подразделения, чтобы объяснить цель автоматизации и результаты, которые она позволит достичь. Обязательно нужно выслушать опасения руководителей подразделений, обсудить их и скорректировать план автоматизации. 

Создать в каждом отделе фокус-группу из 1-2 сотрудников, которые будут первыми тестировать новую систему. В идеале это должны быть предельно лояльные сотрудники, которым нравятся нововведения. Они могут рассказывать своим коллегам о крутости перехода на новую систему работы, тем самым подталкивая их к осознанию необходимости перемен. 

• Необходимо предусмотреть некие бонусы для участников фокус-группы, не обязательно материальные. Можно давать дополнительные выходные, вручать грамоты, поздравления с тем, что эти сотрудники первыми перешли на новую схему работы. В таком случае автоматизация будет проходить гораздо проще.

Обозначить этапы автоматизации и чёткие сроки для них. Это позволит сотрудникам и руководителям видеть достигнутые промежуточные результаты, вносить коррективы в процесс автоматизации на основе получаемой обратной связи. Кроме этого руководители отделов, видя, что другие подразделения перешли на новую систему, не будут просить сдвинуть сроки для себя. 

Разработать инструкции для персонала. Необходимо создать инструкции с картинками, а также видеоинструкции о работе в новой программе. В идеале, в процессе внедрения необходимо сделать чат, в который сотрудники могут писать свои замечания, например, об интерфейсе или работе в целом. 

Проверять, как работает персонал в новой программе. Практика показывает, что даже при всех инструкциях необходимо контролировать работу сотрудников. Нужно следить за корректностью ввода данных, чтобы у них выработалась привычка, как следует делать правильно. 

После прохождения обучения договориться с сотрудниками о подписании документа о правилах работы в новой программе. 

• Это была наша старая проблема: сотрудники проходили обучение, а потом говорили, что не умеют пользоваться внедрённым решением и «им это не показывали». Потом мы завели журнал, в котором все сотрудники расписывались в том, что умеют выполнять рабочий процесс в системе. И когда мы показываем в ответ на возражения подпись в этом журнале, отступать им уже некуда. Это действует предельно отрезвляюще на тех, кто пытается саботировать автоматизацию. 

Договориться о форме поощрений и штрафов. Так у тех, кто выступает против автоматизации, будет понимание, почему не следует саботировать нововведения. 

Если следовать этим рекомендациям, то автоматизация происходит быстрее, чётче и менее болезненно. 

Попытка автоматизировать ничто. Частая ситуация – клиент хочет новую программу, но не очень понимает, для чего она ему нужна. При этом в компании не описаны бизнес-процессы, не существует единых регламентов работ, все сотрудники работают по-разному. Или хотят автоматизировать процессы, которые не стоит автоматизировать. 

Руководители не используют обратную связь. Отзывы и пожелания от коллег, если они по делу, позволят оперативно внести коррективы во внедряемое решение или новые стандарты работы. Кроме этого сотрудникам важно видеть, что к их мнению прислушиваются. 

Даже самые лояльные и подготовленные сотрудники могут оказывать сопротивление автоматизации. Чтобы свести это сопротивление к минимуму, нужно подходить к внедрению изменений осознанно и помнить ключевые моменты: 

• Заранее определить, для чего нужна автоматизация, какие блага она несёт.

• Заручиться поддержкой сотрудников компании и максимально включить их в процесс.

• Подготовить необходимые регламенты, инструкции, провести обучение сотрудников.

• Поощрять персонал за грамотное использование новаций.
  Пресекать попытки саботажа.

• Обозначить и контролировать сроки автоматизации и промежуточные итоги. 

Успешной вам автоматизации!

Работа над ошибками: что может навредить успешной автоматизации.
Саботаж в компании: как подчинить сопротивленцев новым правилам.
Как не следует проводить реформы в компании: семь типичных ошибок.
biz360