Число документов, которыми компании обмениваются при помощи сервисов электронного документооборота (ЭДО), в России ежегодно увеличивается. С начала 2023 года этот показатель вырос на 35%. Стимулом для перехода российского бизнеса на ЭДО становится в первую очередь экономический эффект. О том, как и на чём может сэкономить компания при полном или частичном отказе от бумажного документооборота, порталу Biz360.ru рассказал Никита Колосов, сооснователь сервиса «Форма».
Никита Колосов – сооснователь SaaS-сервиса «Форма» (онлайн-конструктор для быстрого создания шаблонных документов) и студии заказной разработки IT-решений «Траектория». Окончил факультет связей с общественностью и рекламы УрФУ. Опыт работы в IT-индустрии – более 6 лет. В портфолио – более десяти успешно реализованных проектов по внедрению и разработке IT-решений для резидентов «Сколково», представителей retail-индустрии и медицинских организаций.
Первые зачатки систем электронного документооборота, дающих техническую возможность для работы с цифровыми документами, начали появляться в 1980-х годах. Первыми пользователями были государственные структуры и некоторые предприятия с ограниченным функционалом.
В 1990-х на рынке присутствовало около 20 программ от отечественных производителей, но всё же активное развитие данные системы получили только после 2010 года. К тому моменту был принят ряд нормативно-правовых актов, приказов ФНС о порядке представления электронных документов и выставления электронных счетов-фактур.
Разумеется, интерес бизнеса к ЭДО (процесс создания цифрового юридически значимого документа, его передача, по защищённому каналу, обработка и хранение) также подогрела пандемия в 2020 году, наложив ряд ограничений на привычные процессы.
Исходя из опыта нашей компании, чаще всего представители малого и среднего бизнеса формируют в электронном виде следующие документы: трудовые договоры и соглашения с самозанятыми, договоры об оказании услуг, поставок, а также счета, акты и накладные.
Если в компании пять сотрудников только в отделе продаж, каждый из которых готовит ежедневно хотя бы один договор с клиентом, то организация оформляет не менее 330 документов в квартал. За год такая компания создаст больше 1 300 документов. А это – огромный расход времени, бумаги, амортизация офисной техники для печати, почтовые расходы. Определим выгоду при переходе на ЭДО.
Экологичность. Студенты из Лестерского университета подсчитали, что одно обработанное дерево – это примерно 17 пачек бумаги по 500 листов. Соответственно, если взять средний объём договора в 15 страниц и учесть, что в последние годы многие представители МСБ отказываются от двусторонней печати, то компания с пятью сотрудниками только на подготовку договоров за год уничтожает больше двух деревьев. Несложно представить, сколько гектаров леса «распечатали» российские компании за десятилетия работы.
Трудозатраты и издержки. Создание шаблонного договора занимает около 15 минут. Если взять тот же отдел продаж из пяти человек, получится, что за квартал только на создание документов они тратят более 82 рабочих часов. В год подобная работа занимает почти два рабочих месяца. Кроме того, при работе с бумажными документами у компаний есть постоянные издержки на их отправку по почте, задержки с доставкой из-за логистики, а также траты на картриджи для принтера и бумагу. Например, полный цикл формирования и отправки одного бумажного документа обойдётся организации МСБ в среднем в 50-70 рублей. В эту сумму входит работа принтера, печать, почта или услуги курьера. При этом отправка того же документа при помощи ЭДО – около 10 рублей. Финансовая выгода очевидна.
ЭДО избавляет компанию от бумажных архивов, которые дорого хранить и в которых практически невозможно найти нужный документ, когда он срочно требуется.
Электронный документооборот обеспечивает юридическую силу документов за счёт квалифицированной электронной подписи, которая приравнивается по значимости к собственноручной подписи. Он также делает процесс обмена документами более прозрачным. Документ, направленный через ЭДО, не теряется и всегда доставляется адресату вовремя.
Приятный бонус – сотрудники не отвлекаются на печать документов, проверку наличия чернил в картридже и отстаивание очереди к руководителю за подписью.
Основной риск отсутствия цифровизации документооборота для компаний малого и среднего бизнеса связан с тем, что пока они готовят, печатают и ждут получения заветного конверта с подписанными документами со стороны заказчика, их конкуренты не дремлют и подписывают договоры в ЭДО. И происходит это в тот же день, когда они созвонились с клиентом.
При электронном документообороте не так важно, где физически находятся партнёры. То есть, конкуренты действуют «здесь и сейчас», забирая себе клиентов и не растягивая процессы на недели. Таким образом, электронный документооборот влияет и на конкурентоспособность компании на рынке.
Конечно, на первом этапе компании придётся понести расходы на внедрение ЭДО, но довольно быстро эти затраты окупятся.
Автоматизация бизнес-процессов – залог конкурентоспособности малого и среднего бизнеса. ЭДО помогает систематизировать работу компании и повысить производительность. Разумеется, одно только внедрение ЭДО не является панацеей и, говоря про работу с документами, отправка – всего лишь финальный этап, когда документы уже подготовлены.
Компаниям также необходимо оптимизировать процессы, связанные непосредственно с подготовкой документов. Можно минимизировать ошибки, которые в них допускаются из-за человеческого фактора и банальной невнимательности за счёт автоматизации и этого процесса. Здесь можно воспользоваться решениями по подготовке документов в виде SaaS-сервисов или разработать собственные решения. Такая синергия решений по автоматизации позволит бизнесу в считанные минуты заключать юридически грамотные договоры.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
