Электронный документооборот: что бизнесу следует знать об ЭДО и нескольких его важных нюансах

Рынок электронного документооборота увеличивается в России каждый год на 10%. Это значит, что всё больше компаний и предпринимателей вместо бумажных документов используют цифровые. Но даже опытным пользователям некоторые нюансы ЭДО до сих пор остаются неизвестными. О том, что следует знать о работе с разными операторами и почему важно обращать внимание на даты отправки документов, порталу Biz360.ru рассказала Валентина Фрейдина, руководитель отдела по работе с клиентами компании «1С:БухОбслуживание. Смартком».

Электронный документооборот – это процесс создания цифрового юридически значимого документа, его передача по защищённому каналу, а также обработка и хранение. ЭДО начали внедрять в России в 2011 году, но самое широкое применение он получил с началом пандемии коронавируса – в 2020 году. Тогда бизнес убедился, как удобно обмениваться документами не в бумажном, а в электронном виде. Преимущества ЭДО заключаются в следующем: 

• Экономия времени. Не нужно отправлять распечатанные акты, договоры и контракты по почте или с курьером. 

• Экономия денег. Не приходится покупать бумагу, конверты, расходники для принтеров, платить курьерам.

• Отсутствие бумажного архива. Не надо хранить документы несколько лет, выделяя для этого отдельные помещения или арендуя дополнительные площади. 

• Документы не теряются. Они вовремя поступают адресату и не могут исчезнуть «в пути». Данные хранятся на серверах операторов ЭДО, что надёжнее бумажных документов в архивах компаний. Конечно, при условии, что оператор не ушёл с рынка, а продолжает работать.

• Экологичность. Отсутствие бумажного документооборота приводит к меньшему расходованию бумаги. На её производство, в свою очередь, расходуется меньше деревьев. По подсчётам студентов Лестерского университета, из одного дерева производят 17 пачек бумаги по 500 листов. 

Государство на протяжении 13 лет подталкивает бизнес к переходу на ЭДО. Перевести на него всех плательщиков НДС планировалось в 2020 году, затем эта дата сместилась на 2022 год. Уже 2024 год, а соответствующий закон об обязательном использовании ЭДО до сих пор не принят. Пока обмениваться документами в электронном виде обязаны только пользователи системы маркировки товаров «Честный знак»: производители, дистрибьюторы и продавцы. 

Интересы государства здесь понятны. С помощью ЭДО бизнес становится более прозрачным. Документы нельзя подписать задним числом: датой их заключения считается та, когда договоры или акты поступили оператору ЭДО. 

Практики применения ЭДО стало больше, поэтому бизнес более лояльно относится к переходу с бумажных носителей на цифровые. Уже нет такого страха перед ЭДО, как было, допустим, 10 лет назад. Но всё равно некоторые опасения остаются. Они сводятся к двум моментам: 

• Потеря контроля над документооборотом. Многие и сейчас живут парадигмой «держу документ в руках – значит, он есть». Распечатал, положил у себя – и хорошо. А тут подписал документ – и непонятно, где он хранится. На самом деле документы «лежат» у оператора ЭДО, в его облачных хранилищах.
  
  

• Боязнь нового. Перед внедрением ЭДО предприниматели часто думают: «Нужны ресурсы, чтобы всё узнать, подключить, установить и т.д.» На самом деле цена ЭДО вполне доступна: например, в «1С» базовая версия стоит 4500 рублей за год при безлимитном пользовании. У других операторов примерно сопоставимые цифры. Просто предприниматели, как и все люди, боятся всего нового. Особенно если бухгалтер небольшой компании (а в малом бизнесе внедрением ЭДО занимается чаще всего бухгалтер) не готов пройти через первые этапы – настройка и т.п. 

В использовании электронной документации есть некоторые нюансы, которые знакомы не всем предпринимателям. Знание этих особенностей может сэкономить бизнесу ресурсы, а также уберечь от некоторых ошибок. Рассмотрим основные нюансы ЭДО, знакомые не всем пользователям. 

Подписание документов 

Документы в электронном виде получают юридическую силу благодаря электронной подписи (ЭП). По значимости она приравнивается к собственноручной подписи. 

В малом бизнесе предприниматели или собственники компаний зачастую передают ЭП бухгалтерам и другим сотрудникам, чтобы не тратить время на подписание бумаг. Это может привести к неприятным последствиям: часть документов будет подписываться без ведома предпринимателя. К чему это может привести – думаю, не стоит объяснять. 

Вместо такого использования электронной подписи можно оформить машиночитаемую доверенность. Это довольно свежий продукт, появившийся год назад. Сотрудники подписывают документы своей электронной подписью по доверенности директора. В документе стоят их фамилии, а не предпринимателя или собственника бизнеса. 

Полномочия на подписание документов предприниматель или собственник может выдавать по своему собственному усмотрению. Это делается в специальном сервисе от налоговой службы. 

Многие компании до начала работы в ЭДО с партнёрами просят их подписать бумажное соглашение о переходе на электронные документы. Это лишнее и по закону не требуется, что подтвердил Минфин в письме от 1 августа 2011 года № 03-07-09/26. 

В программе «1С:Управление нашей фирмой» есть возможность внутри программы, не переключаясь на другие приложения, создавать и отправлять электронные документы с помощью 1С-ЭДО

Операторы ЭДО и роуминг 

Нередко бывает, что у одной компании заведено несколько личных кабинетов у разных операторов ЭДО. Зачем? Например, компания хочет заявиться на крупный тендер. А заказчик говорит, что для работы с ним обязательно нужно завести личный кабинет у конкретного оператора ЭДО. И компания выполняет это требование. 

Далеко не все предприниматели знают, что ЭДО можно вести через одного оператора. В этой сфере между операторами существует роуминг: они обмениваются данными между собой, а их действия контролирует Министерство связи. У какого бы оператора компания ни обслуживалась – можно пользоваться межоператорским роумингом. 

Сотрудничество с разными операторами приводит к неудобству. Бухгалтер, который обрабатывает документы, должен извлекать их из системы каждого оператора и вручную проводить внутри учётной системы компании. Это как одному человеку иметь 3-4 мобильных телефона. Один в большинстве случаев всё-таки удобнее. 

Мы рекомендуем оставаться с одним ID: настраивать внутриоператорские роуминги (настройка просходит один раз при подключении) и использовать учётную систему от «1С». В этом случае все документы автоматически поступают в «1С», обрабатывать их вручную не приходится. 

Дата в документах 

Для электронного документооборота важна не дата, указанная в акте, договоре или соглашении, а дата, когда документ поступил к оператору ЭДО. Например, можно выписать акт о покупке товара от июля, но отправить его через ЭДО в ноябре. В расходах, НДС и бухучёте будет учитываться, что поставка состоялась в ноябре. В этом и есть смысл ЭДО – все документы нужно отправлять своевременно. 

Компаниям стоит уделять должное внимание процессу подписания, техническим механизмам фиксации даты, а также архивированию и сохранению метаданных. Эти меры позволят обеспечить правовую и финансовую надёжность документооборота в отдельном бизнесе. 

Электронный документооборот выгоднее для бизнеса, чем бумажный. Да, придётся потратить время и ресурсы на его внедрение и настройку, но эти инвестиции довольно быстро окупятся. 

Следует помнить, что закон пока не требует обязательного использования электронных документов от всех предпринимателей. Точно так же ни один контрагент не вправе принуждать компанию работать с конкретным оператором ЭДО.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360