Импорт с «нуля»: как бизнесу организовать прямые поставки из-за рубежа

Эффективный импорт товаров – мощный инструмент для развития бизнеса. Он открывает доступ к выгодным ценам и к продуктам, которых нет на локальном рынке. Однако, в отличие от экспорта, импортные операции требуют более тщательной подготовки: государство строже контролирует ввоз, а риски финансовых потерь и сбоев значительно выше. Основатель бюро международных проектных поставок «Кастом» Татьяна Винницкая составила для портала Biz360.ru пошаговую инструкцию, которая поможет избежать распространённых ошибок при импорте.

Идея самостоятельно импортировать товары, как правило, рождается у предпринимателя вместе с желанием масштабировать бизнес, расширить пул поставщиков, оптимизировать затраты или вывести на рынок товар с уникальными характеристиками. И самое важное, о чём стоит вспомнить в этот момент: импорт – комплексная задача, он значительно сложнее экспорта.

Государство поощряет экспорт – он приносит валютную выручку и создаёт рабочие места внутри страны. К импорту отношение иное. Чтобы защитить внутреннее производство и свои стратегические интересы, государство вводит таможенные пошлины, акцизы, квоты, сертификацию и прочие меры тарифного и нетарифного регулирования. Поэтому ошибки, недоделки и недосмотры в организации импорта могут дорого стоить и вести к административной или даже уголовной ответственности.

Часто решение о зарубежных закупках принимается без предварительных расчётов: «ввяжемся в драку, а там разберёмся». Но импорт – история про деньги, и начинать её нужно с калькулятором в руках. Важно просчитать (а не прикинуть) бизнес-план по ВЭД (логистику и таможенные затраты), оценить риски и убедиться, что выгоды от зарубежных закупок перевесят сложности. Сделать это самостоятельно довольно сложно – слишком много нюансов и специфики. Поэтому на этой стадии лучше подобрать грамотного консультанта.

• Подкрепляем маркетинговую стратегию цифрами. Для начала стоит удостовериться, что товар действительно будет востребован. Проводим короткое маркетинговое исследование: изучаем конкурентов, аналоги, цены, взвешиваем платёжеспособность целевой аудитории и выбираем нишу.
  
  

• Считаем таможенные платежи. Нельзя полагаться на примерные прикидки, на здравый смысл и даже на опыт других. Нужен финансовый план, который учитывает полную стоимость таможенного оформления. Определите, как будет классифицирован ваш товар по ТНВЭД. От кода зависят и таможенные платежи, и требования разрешительной документации. Ошибка в классификации может вылиться в серьёзные проблемы при растаможке, в существенные и непредвиденные переплаты, а порой, и в уголовные последствия.
  
  

• Оцениваем стоимость логистики. Какой способ доставки подойдёт? Самолётом быстрее, но дороже, и не подходит для некоторых товаров (например, шоколад белеет при низких температурах в грузовом отсеке, а йогурты взрываются от перепадов давления). Морской контейнер – дольше, но дешевле, однако при неправильном выборе типа контейнера груз может прийти испорченным. Некоторые товары нельзя транспортировать по жаре, но грузят их в южных регионах Китая, где температура превышает 40 градусов. Ряд товаров, например, химические вещества, вообще требуют особых условий перевозки. Нюансов – огромное количество.
  
  

• Учитываем финансовые особенности. Стоит заранее подумать, как платить поставщику. Международные платежи сейчас – отдельная головная боль из-за санкций и ограничений. Платёжных агентов сейчас очень много, рынок адаптировался и предлагает многочисленные варианты с гибкой тарификацией от 0,3% до 10%. Однако агент не спасает, если нет прямого контракта с реальным поставщиком. Значит, нужны услуги контрактодержателя, а это уже совсем другой коленкор. Прибавьте к этому курсовые риски: если контракт в иностранной валюте, а рубль колеблется, итоговая цена может сильно измениться.
  
  

• Готовим варианта три бюджета. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, рекомендую подготовить три варианта бюджета: пессимистичный с учётом возможных рисков и накладок, оптимистичный и реалистичный вариант, где к расчётным цифрам мы добавляем чуть-чуть на непредвиденные расходы.

Почему нельзя взять усреднённые цифры? Потому что каждая статья расходов несёт риски. Например, если код ТН ВЭД спорный, ставка таможенной пошлины может вырасти с 0% до 10-15% или даже выше. Или расходы на транспорт могут резко увеличиться, если из-за жары или морозов вместо обычной машины потребуется рефрижератор. Курс евро может подскочить до 110 рублей, как уже было, а сроки доставки зависят от множества факторов.

На этом этапе предстоит выбрать модель импорта товаров. От этого зависит, какие финансовые и человеческие ресурсы потребуются и как будут выстроены бизнес-процессы. Выделяют два типа поставок:

• Поточные – регулярные поставки однотипной продукции. Например, регулярные закупки сварочного оборудования, партий одежды, товаров массового спроса. После отработки первой поставки процесс становится рутинным. При этом страна и поставщик могут меняться.
  
  

• Проектные – это уникальные разовые или сложные поставки, когда каждый раз ввозится оборудование или узлы по конкретной спецификации. Например, многокомпонентное оборудование в разобранном виде на нескольких транспортных средствах из разных стран. И каждый раз сет разный.

Для работы с поточными товарами достаточно один раз наладить процессы, а после можно оптимизировать затраты за счёт увеличения объемов, долгосрочных контрактов и стандартизации процедур. Проектные поставки требуют совершенно иного подхода: создание временных рабочих групп из специалистов разных профилей (логистов, юристов, инженеров), разработку индивидуальных решений для каждой поставки и особое внимание к срокам и бюджету из-за более высоких рисков.

Теперь предстоит оценить человеческие ресурсы и решить, создавать ли собственный отдел ВЭД или привлекать на аутсорсе целые компании или отдельных специалистов. Ключевым фактором будет объём импортных операций. Как показывает практика, содержание собственного отдела ВЭД становится экономически оправданным при десяти и более поставках в месяц. Однако это усреднённый показатель – в случае работы с высокомаржинальными товарами создание отдела может быть выгодно уже при пяти-шести ежемесячных поставках.

Существуют специальные методики с формулами, позволяющие точно определить точку безубыточности для ВЭД. Но иногда экономическая целесообразность отходит на второй план и компании сознательно идут на дополнительные затраты, инвестируя в собственный отдел ВЭД, с прицелом накопления компетенций для дальнейшего расширения бизнеса.

Прежде чем запускать импортные поставки, необходимо сформировать пул подрядчиков, которые помогут реализовать проект. Пригодится и пул «Б» – список «запасных» подрядчиков на случай, если приоритетные откажутся или не справятся.

Вам предстоит выбрать не только самого поставщика, но и тех, кто повезёт товар, застрахует, проведёт оплату, растаможит груз и выдаст сертификат. Для поточных поставок подойдут компании-универсалы, а для проектных нужны партнёры, способные предусмотреть все нюансы: от правильной упаковки оборудования до оформления разрешительной документации.

Поставщик. Критерии выбора поставщика будут различаться в зависимости от типа товаров. Для проектных заказов по индивидуальным спецификациям важно найти производителя, способного точно воплотить требования. Если речь идёт о поточных поставках, ключевыми параметрами становятся стабильность цен, качество продукции и соблюдение сроков. Важно проанализировать международные рынки, найти страны, где товар производится, и выбрать оптимальный вариант по соотношению цены, качества, удобства перевозок и оплаты.

Транспортная компания. Здесь вариантов множество: можно работать с узкоспециализированными перевозчиками (например, теми, кто занимается исключительно опасными грузами, авиа- или морскими перевозками), либо с универсальными экспедиторами, которые берутся за разные типы грузов. Выбор зависит от уровня вашей экспертизы – если в штате нет специалиста по ВЭД, разумнее довериться многофункциональному партнёру, который возьмёт на себя большинство задач.

Сертификация. В зависимости от типа товара потребуется выбрать лабораторию или орган по сертификации: государственный или частный, узкопрофильный или универсальный. Некоторые товары можно сертифицировать без предоставления образцов, другие требуют обязательных испытаний, и этот нюанс тоже нужно учитывать при выборе подрядчика. 

Брокеры, страховщики и банки. Кроме того, в команду субподрядчиков войдут таможенные брокеры, страховые компании, финансовые агенты и банки, обеспечивающие расчёты по сделке. Каждый из них должен иметь опыт работы с вашим типом грузов. Например, для поточных поставок подойдут стандартные решения, тогда как для проектных поставок сложного оборудования потребуются перевозчики и брокеры, умеющие работать с многокомпонентными грузами и нестандартными схемами.

Эксперты. Если компания не хочет самостоятельно заниматься подбором подрядчиков и управлением поставками, можно обратиться к специализированным бюро и консультантам, которые предлагают три формата сотрудничества:

• Импорт под ключ, когда специализированная компания полностью берёт на себя все функции, а вы приобретаете ввезённый товар уже на территории России.
  
  

• Проектное управление, когда ваша компания остаётся официальным импортёром, но все операции выполняет команда подрядчика.
  
  

• Консультационный подход, когда эксперты помогают наладить процессы, после чего вы ведете импорт самостоятельно.

После подписания договора с поставщиком и оформления заказа рано расслабляться: важно активно вовлекаться в процесс и готовить документы. По моей методике, процесс импорта включает 21 этап. На каждом этапе возникает документ, который нужно своевременно и правильно оформить и положить в досье.

В таможенной декларации 54 графы, и каждая заполняется на основе конкретных бумаг. Если дожидаться последнего момента, можно столкнуться с тем, что каких-то документов не хватает, а поставщик уже отгрузил товар и перестал отвечать на запросы.

К моменту, когда груз покидает склад поставщика, 90% бумажной работы должно быть уже сделано, тогда риск проблем минимален. После отгрузки решать вопросы становится сложнее и дороже. И не исключено, что и производитель уже не заинтересован в их решении.

Если бумаги подготовлены грамотно, растаможка пройдёт гладко и товар окажется на вашем складе. Если он надлежащего качества – можно, наконец, выдохнуть, если нет – придётся готовить заявление о наступлении страхового случая или претензию поставщику о ненадлежащем качестве или количестве.

После первой поставки компания должна оценить полученный опыт. Если риски и затраты оказались слишком высоки, разумно поставить на этом точку. Если всё прошло успешно, компания может решить продолжить развитие импортного направления. В этом случае рекомендую обязательно разобрать сложные моменты и провести работу над ошибками.

Этот этап многие игнорируют, но именно он позволяет сделать следующие операции более предсказуемыми. Поэтому в наших проектах мы всегда собираем статистику по срокам, расходам и возникшим сложностям. Фиксируем, какие документы запрашивали, а каких не хватило, и обязательно готовим их для следующих поставок. 

Серьёзное решение о развитии импортного направления потребует изменения бизнес-процессов. Например, придётся поработать над согласованностью наименования товара – это одна из самых частых проблем при организации импортных поставок, с которой я сталкивалась на практике. Эта «мелочь» способна создать серьёзные проблемы при таможенном оформлении и последующей проверке.

Представим ситуацию: маркетологи придумали запоминающееся название для товара, разместили его на сайте и в рекламных материалах. Однако при таможенном оформлении использовалось совершенно другое техническое наименование, а в бухгалтерских документах товар проходит под третьим вариантом названия. Такие расхождения могут привести к серьёзным последствиям при проведении таможенного постконтроля в течение трёх лет после ввоза.

Другой пример – ошибки в классификации товара по ТН ВЭД. Предположим, товар декларируется как единое оборудование с льготной ставкой пошлины (например, 0%), а фактически продаётся по компонентам или запчастям, на которые могут распространяться более высокие ставки (5-20%). Таможенные органы, у которых есть KPI по сбору платежей, могут обнаружить это несоответствие, проверив сайт компании или бухгалтерские документы, и доначислить существенные суммы.

Чтобы избежать таких рисков, необходимо обеспечить полное соответствие наименований товара в таможенных декларациях, сертификационных документах, бухгалтерском учёте, в маркетинговых материалах на сайте и в договорах с покупателями. Это требует слаженной работы всех подразделений компании: от маркетинга и продаж до логистики и бухгалтерии.

Импорт товаров – сложный, но управляемый процесс, требующий тщательной подготовки, точных расчётов и слаженной работы команды. Успешный импорт строится не на интуиции, а на системном подходе, где каждое решение подкреплено цифрами, а каждый этап – от выбора товара до таможенного оформления – детально продуман. Главное – трезво взвешивать риски и выгоды, выбирать надёжных подрядчиков и тщательно работать с документами.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360