Из «бумаги» – в «цифру»: как и зачем продюсерская компания автоматизировала документооборот

Бизнес, построенный на производстве сериалов и телепрограмм, сильно зависит от документов. Их в этой сфере довольно много: договоры со сценаристами, актёрами и другими участниками съёмочного процесса, финансовые документы, акты выполненных работ, разрешения и так далее. Отсутствие нужного документа может застопорить процесс производства. О том, как в продюсерской компании Sreda автоматизировали работу с документооборотом, ведущий аналитик IT-компании «Независимая экспертиза проектов» Анна Пономарёва рассказала порталу Biz360.ru.

К нам за услугой автоматизации обратилась продюсерская компания Sreda. Она производит телепрограммы и сериалы для федеральных каналов и онлайн-платформ (одно из них – шоу «Большая разница»). Компания основана в 2008 году продюсером и шоуменом Александром Цекало. 

Проекты компании регулярно становятся лауреатами российских и международных премий. Каждый год Sreda производит более 150 часов оригинального сериального контента (среди них – «Лихие», «Трасса», «Аутсорс», «Триггер»). 

По своей сути любая продюсерская компания – это своеобразная фабрика по созданию, управлению и продвижению творческих проектов и медиапродукции. Sreda связывает продюсеров с топовыми авторами, помогает собирать «команды мечты» для проектов любой сложности и жанра. 

Параллельно она решает их юридические и финансовые задачи, выполняет представительские и переговорные функции со сценаристами, операторами, композиторами, режиссёрами. Можно представить, с каким объёмом договорной и проектной работы (и как следствие, документации) приходится сталкиваться сотрудникам компании каждый день. 

Им необходимо постоянно обмениваться документами, письмами, поручениями, задачами и отчётами. Во всей этой беспрерывной коммуникации можно попросту утонуть, если нет единого пространства для создания, хранения, обработки и обмена данными. 

Раньше единого электронного документооборота в продюсерской компании Sreda не было. Информация о проектах хранилась в таблицах Excel, менеджеры общались с авторами и заказчиками по электронной почте, а договоры подписывали и хранили в бумажном виде. 

Всё это негативно сказывалось на скорости взаимодействия между конкретными исполнителями и целыми отделами. В ворохе писем и поручений, по отдельным задачам время от времени пропускали дедлайны или вообще упускали их из виду, что приводило к неразберихе и сдвигам сроков. Отслеживание статусов поручений превращалось в квест, а риск ошибок из-за человеческого фактора увеличивался вместе с масштабами медиапроизводства. 

Дана Ковалева, генеральный директор компании Sreda: «Каждый новый проект – это десятки документов. Без автоматизации мы теряли время и контроль»

В какой-то момент руководство компании решило создать общекорпоративную систему электронного документооборота. Это было необходимо, чтобы сократить сроки согласования документов и принятия по ним решений, обеспечить прозрачный учёт и хранение договоров, а также повысить контроль за исполнительской дисциплиной сотрудников. 

Для внедрения «1С:Документооборота» решено было привлечь опытного подрядчика, который быстро и по адекватной цене настроит решение под нужды компании Sreda. Её представители обратились к информационным ресурсам фирмы «1С», вендора выбранного IT-продукта. Выбирали исполнителя только среди сертифицированных центров компетенции по документообороту фирмы «1С», обращали внимание на лидеров рейтинга. 

Так и вышли на нашу компанию «Независимая экспертиза проектов». К тому моменту мы успели положительно зарекомендовать себя при работе на аналогичных проектах в других компаниях. 

В качестве программного обеспечения было выбрано решение «1С:Документооборот». Это современный продукт, который даже в базовой версии полностью покрывает потребности компании. Кроме того, он легко интегрировался с внедрённой ранее в Sreda программой «1С:Бухгалтерия». 

Реализация проекта выпала на постковидное время, когда навык онлайн-взаимодействия уже стал достаточно устойчивым. Все встречи между заказчиком и нашей компанией проходили в онлайн-формате. Проект, который длился три месяца, реализовали без единого офлайн-визита к заказчику, включая обучение ключевых пользователей. 

Так как в продюсерской компании не использовали автоматизированные системы для создания, хранения и обмена документами, переносить данные и процессы из других систем нам не требовалось. Мы предложили реализовать механизмы типового запуска «1С:Документооборота»: 

• сохранение конфигурации «1С» в типовом виде с возможностью её дальнейшего автоматического обновления;

• минимизация затрат заказчика за счёт стандартизации процесса запуска;

• быстрый запуск наиболее важных для компании бизнес-процессов в автоматизированной системе;

• поэтапный запуск ключевых бизнес-процессов с контролируемыми результатами. 

У нас «упакованы» пакетные предложения, которые включают определённый набор услуг для наших клиентов. В данном случае «пакет» предполагал настройку не более десяти видов договоров и не более десяти уникальных маршрутов их обработки, в зависимости от исполнителей внутри компании. 

Что это дало заказчику – прежде всего, экономию денег и времени. Пропала необходимость «изобретать велосипед» и сочинять новые процессы взаимодействия между отделами. Наоборот, процессы компании систематизировали и унифицировали под требования преднастроенной системы «1С:Документооборот». База оставалась лёгкой и быстрой. Также это позволяло аналитикам нашей компании автоматизировать документооборот заказчика в любом порядке, начиная с самых важных блоков. 

Представители Sreda выбрали для автоматизации в первую очередь следующие модули: 

• автоматизация работы договорной деятельности;

• автоматизация работы с поручениями (контроль исполнительской дисциплины). 

Это оказались самые проблемные зоны, поскольку они напрямую влияли на взаимодействие компании с авторами, заказчиками и исполнителями, а значит и на бизнес в целом. 

Была автоматизирована работа как с доходными (договоры продажи готовой медиапродукции), так и с расходными договорами (договоры со сценаристами, юристами и прочими). Это значительно сократило время на создание, поиск, согласование и утверждение любых контрактов. 

Автоматизация договорной деятельности упорядочила документооборот компании, а модернизация контроля поручений позволила в будущем отслеживать прогресс в движении проекта или отдельной задачи. Стало возможным выявлять потенциальные проблемы на ранних стадиях, что прямо влияло на эффективность бизнеса. 

Попробую простым языков без схем и сложных терминов объяснить, как теперь в компании регистрируют входящие документы и запускают связанные с ними рабочие процессы. 

Входящий поток бумажных и электронных документов (договоров, актов, смет) поступает менеджеру, исполняющему функцию «единой канцелярии». Он распределяет документы по категориям, сортирует их по адресатам и вводит в систему «1С:Документооборот». 

По шаблонам заполняется так называемая регистрационная карточка. В ней менеджер указывает вид документа, его наименование, краткое содержание, отправителя, дату получения и другие реквизиты. При наличии и необходимости подгружает в систему отсканированную копию документа. После заполнения всех реквизитов документ регистрируется с присвоением ему регистрационного номера. 

После этого в системе выбирается адресат (как правило, это руководитель нужного отдела) и запускается один из целевых процессов: например, рассмотрение, исполнение или ознакомление. По входящему документу (например, по договору подряда) может быть запущено одновременно несколько последовательных и параллельных процессов. 

Например, сначала документ отправляется на рассмотрение руководителю юридического отдела, после его резолюции – на ознакомление в финансовый отдел и\или на исполнение сотруднику, занимающемуся непосредственно производством контента. И не нужно больше ходить между отделами, разыскивая, у кого на столе затерялся нужный договор. Всё это отлично видно в системе. 

С исходящими документами дело обстоит похожим образом, кроме, пожалуй, того, что документ формируется сотрудником нужного отдела сразу в системе с учётом требований ГОСТов и типовых инструкций компании. 

Автоматизация позволила компании Sreda: 

• сократить время на согласование документов между отделами (юридическим, экономическим, отделом PR и производством);

• повысить эффективность и исполнительскую дисциплину сотрудников;

• обеспечить контроль над своевременным выполнением поручений;

• улучшить взаимодействие между отделами и повысить управляемость в компании. 

Дана Ковалева, генеральный директор компании Sreda: «Опыт и коммуникативные навыки специалистов компании «Независимая экспертиза проектов» позволили оперативно решить все вопросы по внедрению. Они доказали, что даже в сжатые сроки можно добиться результата без компромиссов в качестве». 

Этот кейс показывает, что автоматизация документооборота в компании – это не просто «технический апдейт», а инструмент для укрепления дисциплины и роста бизнеса.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360