Разработчики любого качественного ПО для бизнеса следят за тем, как пользователи работают с предлагаемыми инструментами. Всё ли понятно, используются все функции или лишь их часть, есть ли проблемы? А затем на основании собранной информации вносятся изменения в программу. Именно так действовали разработчики решений для малого бизнеса в фирме «1С», когда поняли, что инструмент «Платёжный календарь» вызывает вопросы у пользователей. О том, как его изменили и какую реакцию вызвали нововведения, разработчик Алексей Сычёв рассказал порталу Biz360.ru.
Алексей Сычёв – разработчик решений для малого бизнеса в фирме «1С».
Что такое платёжный календарь
В IT-решениях «1С:Управление нашей фирмой» (далее «1С:УНФ») и «1С:Розница» есть инструмент, который помогает бизнесу контролировать поступления и выплаты денег. Он называется «Платёжный календарь». Его основная задача – составить план движения средств на ближайший период и показать, когда может наступить кассовый разрыв. Попросту говоря, когда у компании не окажется денег, чтобы выполнить свои обязательства – перед персоналом, партнёрами, контрагентами или государством (например, не получится уплатить налоги).
В платёжном календаре собственник бизнеса, финансовый директор или руководитель финансового отдела видит, когда и в каком объёма компания должна произвести регулярные платежи – например, оплатить аренду офиса или склада. В нём же отображаются и даты предполагаемых поступлений средств – оплаты от клиентов. Если возникает угроза кассового разрыва, то в календаре появляется дата, когда это может произойти. И у компании есть время предпринять меры, которые позволят избежать этой ситуации.
Сейчас платёжный календарь в «1С:УНФ» и «1С:Рознице» интерактивный. В нём есть иконки, фильтры, графики, в нём можно управлять платежами в режиме реального времени. Но так было не всегда.
Расскажу, как мы изменили этот инструмент по запросу пользователей.
Несколько лет назад наш платёжный календарь был представлен в виде стандартного отчёта. Он формировался на основе данных из первичных документов. Например, при оформлении заказа менеджер указывал ожидаемую дату оплаты. Она заносилась в календарь.
Если вдруг оплата от клиента по какому-то договору или контракту переносилась на другую дату, то в платёжном календаре её нельзя было изменить. Ведь этот инструмент, как и другие отчёты, просто отображал введённые данные. Нужно было найти нужный документ, открыть соответствующую закладку и поменять даты в нём. А затем заново сформировать отчёт в разделе «Платёжный календарь». Пользователи должны были переключаться между разными окнами. От них требовалось понимание, как связаны между собой разные механизмы нашей программы.
По обратной связи мы поняли, что пользователи ждут от этого инструмента большей простоты и наглядности. Им не хотелось совершать дополнительных действий, чтобы получать актуальный платёжный календарь.
У пользователей часто возникали вопросы о том, как пользоваться календарём. Стало ясно, что наш инструмент сам по себе, без дополнительной консультации, недостаточно эффективен. Мы решили, что его нужно радикально переделать.
Чтобы платёжный календарь был простым, изменяемым в один клик, интерактивным, он должен строиться на других платформенных механизмах, нежели отчёт. Мы применили много новых на тот момент технологий для платформы 1С. Реализовали несколько способов предоставления информации пользователям, из-за чего этот инструмент стал более наглядным.
Для нас, как для разработчиков, самым трудным было сделать сложный процесс простым. Когда начинаешь разработку, всегда хочется добавить множество интересных функций. В итоге программа может превратиться в «монстра». Но когда пользователь откроет её и выяснит, что она сложная, то, скорее всего, не захочет в ней разбираться. Нам надо было избежать такой ситуации.
В разработке мы, в первую очередь, ориентировались на малый бизнес, хотя решениями «1С:УНФ» и «1С:Розница» пользуются не только его представители. Мы стремились к тому, чтобы наши инструменты можно было использовать без дополнительных консультаций с техподдержкой или представителями компании, которая занималась внедрением этих программ.
Мы понимали: если наш инструмент окажется слишком сложным, им не будут пользоваться. На стадии разработки приходилось отказываться от части функционала и тех опций, которые возникли у нас на этапе проработки идеи.
Мы пытались сделать интерфейс максимально дружелюбным. И проведённые UX-исследования подтвердили, что нам это удалось.
Ключевая особенность нового платёжного календаря – пользователь может выполнять все действия, необходимые для работы с ним, в одном окне. Не нужно переключаться между окнами, не требуется глубокое понимание механизмов, на основе которых формируется календарь.
Например, поступление средств от конкретного клиента должно было произойти вчера. Но он попросил перенести платёж на неделю. Теперь в платёжном календаре можно поменять дату одним кликом, просто перетащив сумму на новое число. И не нужно заходить в документ с этим клиентом, как раньше: данные в нём изменятся автоматически после обновления информации в календаре. Программа сама откроет нужный документ, поменяет дату, при необходимости поменяет счёт, на который ожидается оплата, и вид оплаты (наличные или безнал).
В платёжном календаре добавилось много иконок, отборов, фильтров. На основе данных формируются графики, а не просто числа. По графикам можем видеть динамику. Например, как изменится объём планируемых денежных средств, и в какой момент этот график пересечёт ноль – то есть произойдёт кассовый разрыв.
Появился механизм регулярных платежей. Допустим, компания платит за аренду ежемесячно плюс-минус в одно и то же число. Можно сделать этот платёж повторяемым: он будет отображаться в календаре на заданный период. Когда руководитель начнёт планировать расходы и доходы компании на следующий месяц, он сразу увидит в платёжном календаре дату оплаты аренды и сумму платежа.
Напомнить про платёж может и ассистент Даша, которая работает в наших программах. В этом случае руководителю не нужно дополнительно записывать информацию о повторяющемся платеже.
Наш платёжный календарь позволяет вводить данные на год вперёд. Но календарь – всё-таки инструмент оперативного планирования, обычно его составляют на неделю, месяц, два месяца. На год полезно планировать повторяющиеся платежи согласно заключённым договорам с поставщиками: аренда, услуги связи, интернет и прочее.
Качество информации в этом инструменте зависит от того, насколько хорошо выстроены процессы планирования в компании. Очень важна точность и своевременность ввода первичных документов. Например, для планирования поступлений важна дисциплина менеджеров по продажам. Если они забывают указывать в заказе покупателя реальные даты, когда придут деньги, или вводят неверные даты «с потолка», бизнес никогда не получит реальный платёжный календарь и не сможет полноценно им пользоваться.
То же самое при планировании выплат денежных средств. Платёжный календарь отражает будущие оплаты, но только при условии, что ответственные сотрудники будут вовремя планировать и вводить эту информацию в программу. Например, в определённые даты надо заплатить налоги или зарплату, совершить закупку товаров, заказать воду или канцелярию. Ответственные за каждый платёж вводят заявки на оплату, устанавливают даты платежей в заказе поставщику или создают регулярные платежи. Только в этом случае платёжный календарь будет полезным помощником руководителя в эффективном управлении денежными средствами.
В программах «1С:УНФ» и «1С:Розница» можно настраивать права доступа для разных пользователей. Обычно с платёжным календарём работают руководитель компании или бухгалтер. Они могут видеть календарь, информацию о поступлениях, выплатах, остатках денег. Рядовые менеджеры не имеют доступа к этим данным. Но, как уже говорилось, от их действий в программе с первичной документацией зависит точность календаря.
После выпуска нового платёжного календаря мы сделали некий переходный период. В это время мы поддерживали и старую, и новую версию. Мы пошли на это, чтобы у пользователей была возможность понять преимущества нового инструмента, привыкнуть к нему и начать с ним работать. В первое время была негативная реакция от тех, кто привык к старому инструменту. Но так происходит всегда, когда мы пытаемся один инструмент заместить другим: какой-то процент пользователей плохо воспринимают новшество.
В процессе разработки всегда возникает вопрос, какие полезные возможности реализовать, а от каких лучше отказаться. По обратной связи мы понимаем, правильно поступили или совершили ошибку. Если запросов на нереализованную функциональность нет – значит, мы были правы, что не делали лишнего. Или же получаем обратную связь примерно такого характера: «Вот эта функция обязательно нужна – без неё невозможно работать!» Значит, мы не угадали и в следующем обновлении программы добавим её.
Важный для нас результат – после выпуска нового платёжного календаря сошли на нет вопросы и обращения, что им неудобно пользоваться. Лишь иногда поступают пожелание «Добавьте ещё что-то». Мы видим, что пользователи работают с платёжным календарём. У них появляются новые сценарии, им начинает чего-то не хватать, они хотят больше – и это нормально.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
