Многие представители малого бизнеса считают, что им необязательно использовать электронный документооборот (ЭДО). В действительности документы в электронном виде необходимы для работы с маркированными товарами, которых становится всё больше, подакцизной продукцией, а также при сотрудничестве с маркетплейсами и крупными сетями. О том, как использовать ЭДО при торговле маркированными товарами, рассказала Валерия Молоканова, руководитель группы практик автоматизации торговли в фирме «1С».
Валерия Молоканова – руководитель группы практик автоматизации торговли в фирме «1С».
С 2020 года обязательной маркировке подлежит очень много категорий товаров – обувь, одежда, БАДы, фототовары, многие продукты питания и т.д. Эти товары должны быть зарегистрированы в системе «Честный знак».
Если ваша компания ещё не работает с маркированной продукцией, то, скорее всего, эта ситуация изменится в ближайшем будущем. Потому что запланирован большой список категорий, которые будут подлежать маркировке, и он не окончательный. Категории расширяются, и это та данность, с которой приходится иметь дело предпринимателям.
Обязательное использование ЭДО – это часть цифровизации компаний, которые работают с маркированной продукцией. В рамках каждой товарной категории установлены свои сроки перехода на электронный документооборот. Чтобы их уточнить, нужно зайти на сайт «Честного знака» и найти карту интересующей товарной категории – например, безалкогольных напитков. Внутри категории видим, что безалкогольные напитки подлежат обязательному ЭДО с 1 марта 2026 года, если говорить про поэкземплярный учёт.
Помимо расширений товарных категорий под обязательную маркировку подпадают и новые категории участников. Например, сначала участниками оборота маркированного товара не являлись агрегаторы, курьеры, предприятия сегмента HoReCa, госучреждения. С сентября 2024 года обязательными участниками системы маркировки, которые должны использовать ЭДО для товарных категорий «молоко» и «упакованная вода» становятся предприятия сегмента HoReCa. Они должны будут принимать по ЭДО продукцию, которую закупают. И список участников тоже будет расширяться.
Помимо этого, ЭДО требуют и некоторые торговые сети, и маркетплейсы. Если вы работаете с ними как поставщики или селлеры, то должны выставлять им документы в электронном виде. При этом у каждого маркетплейса свои требования по работе с ЭДО.
Если вы работаете с подакцизным товаром (это сладкие газированные напитки, машины, мотоциклы, продукты переработки нефти, табак, алкоголь и многие другие товары), то, скорее всего, скоро тоже наступит обязательное применение электронного документооборота. Готовится новый формат УПД (универсальный передаточный документ), в котором будут передаваться данные для расчёта электронного акциза.
ЭДО обязаны использовать участники оптового оборота товаров, то есть при передаче маркированной продукции от одного юридического лицу другому. Ответственность за предоставление сведений через электронный документооборот несёт участник оборота. При этом он может передавать данные самостоятельно или возложить эту обязанность на своего оператора ЭДО.
Передаче в систему «Честный знак» подлежат четыре электронных документа:
-
УПД (универсальный передаточный документ);
-
УКД (универсальный корректировочный документ);
-
исправленные версии этих двух документов.
И система «Честный знак» поддерживает аннуляцию документов. Но действует ограничение: только в том случае, если по товару, который уже был передан и по которому подписаны документы, не было дальнейших движений. Если дальнейшие движения были, то такой документ в «Честном знаке» не аннулируется.
Важным фактором при работе с маркированными товарами является то, как в компании будет внедрён электронный документооборот для этих целей. И тут многое зависит от того, какая в целом ситуация с ЭДО в бизнесе. Какие-то компании используют ЭДО ещё до введения маркировки, кто-то работает с самописными решениями или в личном кабинете системы «Честный знак».
Фирма «1С» предлагает своим клиентам работу в едином окне. В одной учётной системе можно работать с маркированным товаром прямо в одном документе и с ним же – по ЭДО.
Вот как выглядит приёмка маркированных товаров, когда нет никаких расхождений. Продавец формирует УПД, в котором перечисляет коды товаров. После того, как покупатель подписал этот документ, оператор электронного документооборота направляет в «Честный знак» информацию об этих кодах. В системе коды меняют владельца.
Весь этот процесс поддерживается в решениях 1С. Это происходит непосредственно в учётных документах. При формировании отгрузочного документа открывается специальная форма проверки и подбора кодов. Сканируются коды – на отдельных или групповых упаковок. Если нужно, то коды проверяются, и после этого формируется передаточный документ.
Чтобы переданные электронные документы обработала система «Честный знак», у каждой марки должен быть корректный статус. Что это значит? И продавец, и покупатель должны быть зарегистрированы в системе. У них должна быть активна та товарная категория, документы о которой они передают.
Перед отправкой документов в решениях 1С можно убедиться, что все коды сменили владельца. Там будет информация, что все проверки пройдены, коды валидны, документы переданы в «Честный знак».
Как выглядит поступление маркированной продукции? Компании-покупателю приходит электронный документ, на основании которого в учётной системе создаётся приходный поступающий документ. Если необходимо, можно проверить марки, что мы рекомендуем делать всякий раз. После этого появляется документ о приобретении товаров и услуг, в который загружаются из поступившего электронного документа все коды.
После оформления документов нужно убедиться, что все данные отобразились в «Честном знаке». У решений 1С есть функционал, который позволяет делать такую проверку внутри учётной системы, без захода в личный кабинет на «Честном знаке». Участник оборота может убедиться, что документ передан, все сведения обработаны, коды отправлены и к нему никаких вопросов от регулирующих органов не будет. Эти коды либо принадлежат уже ему, либо перешли с него на покупателя.
Если что-то пошло не так, то пользователь непосредственно в 1С увидит ошибку – например, что код не принадлежал продавцу или покупателю. Дальше участник оборота маркированной продукции будет разбираться, что с этим делать.
В систему «Честный знак» в данном случае можно подать исправленный УПД или УКД.
Продавец формирует документ, перечисляет те коды, которые он хочет передать, и направляет покупателю. Покупатель проверяет документ и выявляет, что, например, вместо одного кода получил другой. Он формирует в 1С документ о расхождениях ТОРГ-2, подписывает УПД с расхождениями, и этот ТОРГ-2 отправляется продавцу. Тот принимает документ и на основании него формирует исправленный УПД. Только после подписания его с двух сторон информация корректируется в «Честном знаке».
Второй вариант, когда формируется УКД (универсальный корректировочный документ). В поступивших документах выявлены расхождения: отсутствует какой-то код. Пользователи 1С увидят это в системе. Она автоматически создаст акт о расхождениях, в котором будут перечислены лишние марки или те, данные о которых не отобразились. На основании акта формируется электронный документ ТОРГ-2 для продавца. Покупатель подписывает УПД, указывает статус, что этот документ был принят с расхождением, и его номер. Поставщик получает ТОРГ-2, соглашается с тем, что действительно была какая-то ошибка. Он формирует корректировку реализации, из неё создаётся либо исправленный УПД, либо УКД. Этот документ получает покупатель, все корректировки отображаются в «Честном знаке».
Но есть и более простой вариант. Если выявлены какие-то расхождения, покупатель может не подписывать электронный документ. Из-за этого никакая информация не передастся в «Честный знак». Покупатель сообщает продавцу, что в партии на самом деле были не те марки. Продавец формирует новый УПД с корректными кодами, и его уже подписывает покупатель. Тогда информация в «Честный знак» попадёт только из второго документа.
Этот способ помогает избежать лишнего документооборота, но тоже требует внимательности.
Материал подготовлен на основе выступления Валерии Молокановой на конференции «Практика «1С:ЭДО», которая состоялась 15 августа 2024 года.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
