Как оценить готовность компании к цифровой трансформации и вовремя выявить проблемы

Цифровая трансформация – одна из самых дорогостоящих и рискованных инициатив для бизнеса. При этом многие компании совершают распространённую ошибку – судят об успехе по факту внедрения IT-системы. На самом деле эффективность цифровизации нужно оценивать по тому, как изменились бизнес-показатели, поведение сотрудников, качество данных и скорость управленческих решений. О том, по каким признакам определить готовность компании к преобразованиям, порталу Biz360.ru рассказал эксперт по цифровой трансформации Валерий Ляшенко. 

Практика показывает, что готовность компании к изменениям играет более значимую роль, чем характеристики конкретного программного обеспечения. Если в организации нет описанных процессов, не назначены ответственные за их выполнение, данные разрознены и не качественны, а руководство не обладает управленческой волей для проведения преобразований, даже самое совершенное и дорогое IT-решение не даст экономического эффекта.

Нельзя судить об эффекте от цифровой трансформации, если компания не зафиксировала на старте, сколько времени занимает бизнес-процесс, сколько ошибок возникает, какова стоимость операции, конверсия, скорость обработки заявки. Организации, которые начинают цифровую трансформацию без исходных метрик, лишают себя возможности объективно оценить результат и, по сути, действуют вслепую.

Запуск системы в срок – это не бизнес-результат. Он выражается в снижении затрат, росте продаж, сокращении цикла сделки, повышении точности прогнозирования или уменьшении доли ручного труда. Система оценки эффективности должна быть построена вокруг бизнес-метрик, а технические этапы рассматриваться лишь как промежуточные, но не финальные.

Целесообразно выделять как минимум пять уровней оценки эффективности цифровизации:

• финансовый – изменение выручки, себестоимости, маржинальности;

• операционный – сокращение времени процессов, снижение числа ошибок, рост производительности;

• клиентский – скорость обслуживания, удовлетворенность, удержание;

• эффект для сотрудников – снижение рутины, удобство работы, ясность задач;

• управленческий – скорость и качество принятия решений, прозрачность ответственности.

Каждый из этих уровней важен по-своему, и только комплексная оценка позволяет увидеть реальную картину.

Серьёзные проблемы цифровой трансформации накапливаются постепенно и проявляются в виде ранних симптомов. Например, сотрудники не пользуются системой в полном объёме, данные заполняются нерегулярно или вовсе не вносятся, руководители продолжают запрашивать отчёты вручную в обход системы, появляется дублирование процессов. Если вовремя заметить эти сигналы, можно скорректировать подход, не дожидаясь полного провала.

Оценка готовности – обязательный этап перед началом любых преобразований. Компания может проводить цифровизацию, если:

• Существует понятная бизнес-цель, а не просто желание «внедрить цифровой инструмент». 

• Описаны ключевые процессы и понятно, какие из них нужно менять, а какие достаточно автоматизировать без перестройки.

• Есть владелец результата со стороны бизнеса – руководитель, чьи показатели эффективности зависят от успеха преобразований.

• Руководство готово менять правила работы, а не только покупать программное обеспечение. 

• Данные хотя бы частично структурированы и есть понимание, где они хранятся, в каком формате и с какой периодичностью обновляются.

• Сотрудникам объяснили, зачем нужны изменения и как они повлияют на их повседневную работу. 

• Определены метрики успеха и зафиксированы исходные показатели до начала внедрения. 

Компания не готова, если:

• Никто не может сформулировать, какой именно бизнес-показатель должен улучшиться в результате цифровой трансформации.

• Процессы существуют только «в головах» сотрудников и не зафиксированы даже в виде простых схем или регламентов.

• Подразделения спорят, чьи данные правильные.

• Проект воспринимается как задача IT-отдела, а бизнес-подразделения ждут результата со стороны.

• Сотрудники заранее считают систему лишней нагрузкой и относятся к ней скептически.

• Руководство не готово менять свои управленческие привычки.

При наличии хотя бы нескольких признаков из этого списка запуск масштабной цифровой трансформации преждевременен. 

Даже если на старте компания выглядела готовой, в процессе внедрения могут возникнуть сбои. Проект идет не по плану, если:

• Пользователи заходят в систему только «для галочки».

• Данные заполняются нерегулярно: информация вносится с большими задержками или выборочно.

• Руководители продолжают требовать отчёты в Excel в обход системы.

• Новые процессы дублируют старые.

• Сотрудники говорят, что «раньше было быстрее».

• Сроки проекта постоянно переносятся.

• Подрядчик отчитывается о внедрении, но бизнес-подразделения не видят никакого эффекта.

• Никто не может показать экономику проекта.

Оценка эффективности цифровой трансформации напрямую связана с финансовыми показателями. Если компания относится к внедрению IT-инструментов как к формальности, цифровизация рискует превратиться просто в дорогостоящий проект, который не приносит прибыли.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360