Cотрудники любой компании каждый день имеют дело с разными типами документов – счетами, договорами, письмами, заявлениями… Они касаются как взаимодействия внутри команды, так и коммуникации с внешними партёрами: поставщиками, подрядчиками, государственными органами, клиентами. Поэтому любому бизнесу нужна программа, в которой можно вести учёт всех документов и всю коммуникацию. О том, как создаётся одно из таких IT-решений, порталу Biz360.ru рассказал Александр Гацков, руководитель группы разработки проекта «1С:Документооборот» фирмы «1С».
Александр Гацков – руководитель группы разработки проекта «1С:Документооборот» в фирме «1С».
У фирмы «1С» есть целое семейство IT-решений для работы с документами, но основной инструмент – «1С:Документооборот» (далее «1С:ДО»). Это система управления документами и полноценная ECM-система (Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом), которая подходит компаниям самого разного размера: от малого бизнеса до крупных холдингов.
В «1С:ДО» есть возможность управлять документами и проектами, обмениваться письмами в корпоративной почте, вести учёт и планирование рабочего времени сотрудников, решать кадровые вопросы и так далее. Набор опций зависит от выбранной конфигурации.
«1С:ДО», по сути, конструктор: можно добавлять в конфигурацию те или иные блоки. Например, компания хочет управлять проектами. Включает этот блок в настройках и пользуется им. Если решит использовать универсальный почтовый клиент, тоже включает его. Программа не докучает пользователям призывами использовать все имеющиеся опции. Решение гибко настраивается под нужды каждой компании.
В программе есть сервисы для взаимодействия с сотрудниками: почта, форум, чаты, база корпоративных знаний, управление мероприятиями и т.д. Например, компания готовит выставку или открытие нового магазина. В «1С:ДО» создаётся мероприятие, которое и является тем самым этапом подготовки. Составляется программа или план мероприятия, добавляются участники, выкладываются документы для их совместной работы, там же ведётся вся переписка и общение. Сотрудники получают уведомления по своим задачам, напоминания, внутри «1С:ДО» они могут проводить командные созвоны и совещания.
По опыту наших пользователей мы видим, что самый востребованный запрос к нашему инструменту – система управления документами. Она решает все основные задачи классических систем электронного документооборота: обеспечение сохранности информации, сокращение бумажного документооборота, упрощение поиска нужных документов и многое другое.
Благодаря встроенному модулю «Библиотека интеграции с документооборотом» можно работать и с другими типовыми решениями «1С», где он тоже используется, в режиме одного окна. Условно говоря, бухгалтер в «1С:Бухгалтерия» получает задачу из «1С:ДО» – согласовать документ. Сотрудник, никуда не переключаясь, открывает документ в «1С:Бухгалтерии» и работает с ним, если нужно – подписывает электронной подписью и/или отправляет коллегам.
Наша команда отвечает за то, чтобы пользователи получали все необходимые инструменты для работы с документами и взаимодействия друг с другом внутри «1С:ДО». Мы следим, чтобы работа с документами соответствовала ГОСТам и требованиям российского законодательства.
Важная для нас задача – бесперебойная и корректная работа системы. «1С:ДО» довольно плотно интегрирован в деятельность компаний. Если из-за проблем с программой бизнес не может в течение какого-то времени согласовать документы или вести переписку с контрагентами, то он теряет деньги. Это нежелательная ситуация для любой компании. Поэтому требования к отказоустойчивости программы самые высокие.
«1С:Документооборот» – это, пожалуй, единственная программа, которой пользуются все сотрудники компании. И если в её работе происходит сбой, или что-то вызывает вопросы у топ-менеджера или собственника, то все пользовательское требования транслируются IT-отделам компании или нам, разработчикам.
Фирма «1С» тоже использует нашу программу. И если вдруг у Бориса Нуралиева, директора фирмы, возникают вопросы о работе «1С:ДО», мы получаем их первыми. Так мы всегда находимся на связи со своими пользователями и оперативно устраняем возникающие недоработки или ошибки.
Наша программа доступна в трёх форматах: для десктопа, веб-браузера и смартфона. Мы адаптируем её для каждого формата – чтобы пользователи видели весь интерфейс, могли работать с решением только пальцами или с помощью мышки и клавиатуры. Поддержание трёх режимов тоже требует усилий от нашей команды.
В нашей команде разработчики, тестировщики, методолог, специалист по продвижению и технический писатель. Последний занимается тем, что описывает все новые возможности «человеческим» языком. Чтобы любой пользователь понимал, какая опция появилась, чем она может быть ему полезна и как ею воспользоваться.
Мы выпускаем релизы с новым функционалом каждые два-три месяца. При их разработке учитываем требования законодательства к документообороту. В последнее время регулярно появляются изменения в использовании электронных документов и электронной цифровой подписи. Мы делаем так, чтобы программа своевременно соответствовала им.
Кроме того, у нас есть внутренне понимание, как следует развивать «1С:ДО». Мы учитываем тренды рынка систем электронного документооборота, пропускаем их через свою собственную экспертизу и запускаем в работу новые задачи.
Мы собираем обратную связь, которую тоже принимаем во внимание при работе над новым релизом. Пользователи из «1С», партнёры фирмы, которые устанавливают наше решение своим клиентам, а также конечные пользователи присылают нам свои пожелания и замечания. Мы ведем их учёт по степени приоритетности. Например, сейчас в нашем бэклоге (списке всех задач и требований к разработке – прим. редакции) около четырёх тысяч открытых задач и несколько тысяч уже выполненных.
Те области в продукте, по которым больше всего обращений, включаем в следующий релиз. Но иногда в работу берём единичные или перспективные пожелания, если понимаем, что изменения будут полезны многим.
Например, недавно мы добавили в программу возможность интеграции с «1С:Кабинетом сотрудника». Требование было получено во время одного крупного внедрения, но мы увидели перспективы этого решения и для других наших клиентов. Поэтому теперь пользователи «1С:Кабинета сотрудника» могут работать с документами, полученным как из программы «1С:Зарплата и управление персоналом», так и из «1С:ДО».
Иногда мы выезжаем к нашим пользователям и смотрим, как они работают с программой: какие сценарии используют, на чём спотыкаются. Это тоже даёт нам почву для дальнейшей разработки и улучшений системы.
Перед каждым релизом мы определяем, что именно добавим в новую версию программы. Затем идут этап проектирования, разработки, приёмки и тестирования. Некоторые опции сначала обкатываем внутри «1С» и только после этого включаем их в общий релиз.
Например, так было с чат-ботом Асей. Это встроенный помощник, который присылает сотрудникам напоминания, может отвечать на их вопросы о том, что и где находится в программе, как пользоваться функционалом или, например, кому написать в компании по поводу кадровых вопросов. Сначала мы придумали чат-бота для фирмы «1С». Это было лет 5 назад, когда чат-боты только становились популярными. Мы создали свою помощницу, увидели, что пользователям удобно с ней взаимодействовать, и предоставили эту фичу всем. Компании-клиенты могут переименовывать Асю и использовать другой аватар для неё: это можно сделать в настройках программы.
Использование искусственного интеллекта позволяет делать IT-решения более удобными для пользователей. Мы в этом плане также стараемся не отставать от общих тенденций и предлагаем внутри «1С:ДО» некоторые сервисы на основе ИИ.
Например, пользователи могут подключить сервис распознавания речи. В этом случае письма, резолюции или задачи можно надиктовывать, а программа сама преобразует их в текст. Пользователю нужно лишь проверить его перед отправкой: всё ли корректно напечатано, все ли знаки препинания расставлены правильно. И после проверки отправить.
Другая важная опция внутри «1С:ДО» – сервис распознавания документов. Программа по фото распознаёт текст документа и сохраняет его в базе. Он не только хранится в электронном виде, но и доступен пользователям для дальнейшей работы – например, для внесения изменений в текст или постановке на его основе задач сотрудникам.
Со стороны может показаться, что разрабатывать программу для работы с документами – скучно. На практике всё ровно наоборот: нашей команде приходится постоянно решать новые задачи и конкурировать с решениями других компаний, а это очень интересно. Требования законодательства, чат-боты, ИИ, сценарии от наших пользователей, конкуренция – всё это не позволяет стоять на месте. И мы уже работаем над тем, чтобы после выхода следующего релиза пользователи получили ещё больше возможностей в «1С:Документообороте».
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
