Куда мы катимся: как и зачем малому бизнесу проводить стратегические сессии

Стратегические сессии для бизнеса – это возможность свериться, туда ли движется компания, быстро перезапустить процессы и взбодрить команду. Инструмент, который обычно ассоциируется с крупными компаниями, используют и в малом бизнесе. Причём здесь сессии могут проводиться чаще, уверяет основатель ивент-агентства «Мандариновая лиса» Екатерина Лисейчева. О том, чем стратегические сессии могут быть полезны малому бизнесу, Екатерина рассказала Biz360.ru.

Стратегическая сессия – это мероприятие, которое проводится для руководителей разного уровня и ключевых сотрудников. Во время стратегической сессии участники, избавленные на некоторый период от операционных задач, вместе анализируют текущее положение компании и ищут новые пути развития в будущем. 

У такого формата есть понятные цели и задачи, своя форма и ожидаемый результат. В стратсессии особенно важно то, во что эта работа выльется дальше: какие шаги будут предприняты и что случится после. 

Стратегическая офлайн-сессия имеет большое значение для распределённых и удалённых команд. Она становится сверкой внутри коллектива и используется в решении сложных вопросов, для которых сотрудникам нужна смена оптики и формата. А ещё это способ относительно быстрой и эффективной регенерации команды. 

Наше агентство отмечает, что спрос на организацию таких ивентов значительно вырос в конце года, и причина тому – сезонность. Она связана с финансовым планированием и с треками, по которым движется бизнес: реализацией стратегии перед акционерами или инвесторами, выполнением годового плана, внутренней сверкой. Поэтому чаще всего сессии проводят поздней осенью и весной – это два ключевых периода для планирования. 

Малому бизнесу стратегические сессии нужны тогда, когда он находится на пороге нового. Когда команда чувствует, что изменения необходимы, показатели идут не туда, или когда не выполняются договорённости, заключённые в начале года. Это повод собраться и понять, что именно нужно решить. На рутинных еженедельных встречах команда движется по привычной колее, а на сессии можно перезапустить некоторые процессы за счёт изменения пространства, работы фасилитатора, контекста, вопросов, формы самого мероприятия. 

Стратегическая сессия – это не про то, чтобы собраться в красивом отеле, выпить кофе, что-то пообсуждать, посмотреть на слайды, снова выпить кофе и разойтись с мыслью, что целый день думали о компании. Это ничего не даёт. На мероприятии должны быть погружение в контекст и выход из него: с чем команда идёт дальше и куда движется. 

Некоторые компании проводят стратсессии своими силами, но удобнее сделать это с помощью внешних подрядчиков. Они возьмут на себя работу с организационной частью, зададут нужные вопросы, подсветят белые пятна, о которых не подумал заказчик. Это как бегать самому или заниматься с тренером: результат появится в обоих случаях, но с тренером он будет более точным и за более короткий срок. 

Для продведения сессии прописываются конкретные задачи, кто за что отвечает, какой результат должен быть получен и в какие сроки. Задачи распределяются между руководителями, департаментами и конкретными сотрудниками. Есть блок, который распределяет руководитель, и есть блок, где участники сессии могут проявить инициативу и взять задачу на себя. 

Метрики результативности просты: команда о чём-то договорилась – удалось ли ей это сделать к обозначенному сроку. Далее смотрят, что именно и как выполнено, на какой процент: что это дало, изменило ли ситуацию. Кроме того, оцениваются ретроспективно текущие результаты. 

В бизнесе всё просто: повлияли совершённые действия на измеримые и ключевые показатели (сотрудники, деньги, процессы) или нет – вот и весь критерий. Всё зависит от того, чему была посвящена конкретная сессия: новым продуктам, удержанию клиентов, привлечению новой аудитории и так далее. 

У небольшой команды стратегическая сессия выглядит не так, как у крупной. Когда в компании 25 человек, собственник действительно готов услышать голос каждого. Когда в компании 2500 сотрудников – он слышит только голоса руководителей, которые выдвигают идеи и предложения. 

В малом бизнесе важно понимать, является ли предложенное действие реальным шагом во имя целей бизнеса или оно формальное, лишь бы «прокукарекать». Второе делает весь процесс стратегической сессии бессмысленным. Нужно стремиться к тому, чтобы определить на сессии конкретные действия и решения, с ответственными сотрудниками. Ответственность означает не только «выполнить», но и принять последствия сделанного выбора. 

Что касается частоты проведения стратсессии, то у малого бизнеса более короткие итерации, более высокая скорость и значительно большая поворотливость. Но из-за этого ошибки оказываются болезненнее и дороже. Стратегии малого бизнеса – это регулярные калибровки с очень коротким маршрутом. Крупный бизнес смотрит на 3-5 лет вперёд, даже сейчас, а малый бизнес – на один квартал, и это колоссальная разница. Да, в этом есть степень свободы: возможность быстро меняться и корректировать подход. Но при этом малый бизнес гораздо чувствительнее реагирует на экономические изменения. 

С точки зрения подхода никаких расхождений нет. Очень важно качественно выбрать проводника, который будет вести стратегическую сессию. Это может быть основатель или топ-менеджер компании, обладающий нужными компетенциями и готовый находиться в нейтральной позиции. Проводнику важно воспринимать, задавать вопросы, не спорить, отражать, быть зеркалом команды. 

Универсальные принципы организации и проведения такого события следующие: погружение в контекст, понимание целей и задач, распределение ролей, жёсткий тайминг, умение возвращаться к теме, отсекать лишнее, делать конкретные шаги. 

Ещё один важный момент – эмоциональная составляющая. У стратсессии всегда должен быть способ погрузить участников в контекст, чтобы они оставили свои переживания за пределами пространства. Поскольку стратегическая сессия – это работа в малых группах, важно дать слово каждому. И даже если человек не говорит вслух, он должен обозначить свою позицию. 

Самое важное – работать с намеченными шагами впоследствии. Именно это является ключевой ошибкой стратегических сессий: когда они ни к чему не приводят, хотя вроде бы энергетический подъём случился. Когда на сессии приходит идея, нужно распределить роли и ответственность, обозначить ключевые точки сверки. И взять всё это в работу до следующей встречи. 

Наше ивент-агентство «Мандариновая лиса» – малый бизнес. Мы проводим сессии на двоих с партнёром, есть сессии с руководителем, бывают сессии со всей командой, которые проводятся по запросу. Например, если случается следующее: 

• в этом году в компании вдвое меньше проектов или прибыли;

• мы понимаем, что в игру вступают долгосрочные экономические изменения, и с этим нужно что-то делать;

• необходимо расписать планы на год;

• происходит реструктуризация компании;

• есть болевые точки. 

Мы проводим стратегические сессии по запросу, при этом обязательно раз в год. Но в текущей экономической ситуации мы фактически делаем такую сверку раз в квартал. 

У нас был опыт работы с разными фасилитаторами в разных техниках и процессах. Мы убедились, что этот специалист должен заранее погружаться в контекст, понимать, что относится к нам, а что нет. Это критически важный аспект при привлечении внешнего специалиста. Но в текущих реалиях нам эффективнее работать самим, выбирая сотрудника, который выступает зеркалом, удерживает коучинговую позицию. Команда делает это самостоятельно – и ради экономии бюджета, и потому что всё в нашем бизнесе «на кончиках пальцев». 

Стратегическая сессия – это пространство, где болевые вопросы и нерешённые моменты выносятся на доску. И мы смотрим на них в лоб: вот столько денег, вот такие затраты, вот такой план – или плана нет, вот такие клиенты. Всё оголяется и становится видным при полном свете. Это помогает, если потом работать с результатами. И очень важно уметь входить в этот контекст и выходить из него, потому что обсуждение бывает острым: необходимо его «приземлить» и зафиксировать эмоционально. 

Во-первых, появилось гораздо больше практикующих фасилитаторов – выходцев из бизнеса, людей, которые работают с действующими проектами, а не занимаются «голым» консалтингом. Получается сильное сочетание: специалист глубоко в теме и при этом может шире взглянуть на задачи своего клиента. Это уход от чистого консалтинга в сторону мультифункциональности. 

Во-вторых, сегодня в стратегических сессиях всё больше внимания уделяется энергии и жизнеспособность руководителя и команды. Появляются блоки, процессы и спикеры, которые работают именно с этими темами: как культивировать энергию в себе, как поддерживать её в команде, как «бежать длинную дистанцию» в условиях полной неопределённости. Это становится важной частью программы стратегических сессий. 

В-третьих, развивается формат «полевых» стратегических сессий и выездных фасилитаций. Мы сейчас как раз реализуем такой проект. Это маршруты с физическими испытаниями – хайкинг, восхождение, выполнение заданий, учебные тренировки в пожарных центрах или центрах МЧС. Команда за ограниченный период переживает ряд нетипичных ситуаций, в которых не оказалась бы в обычной жизни. Это позволяет каждому участнику максимально раскрыться и влияет на специфику взаимодействия внутри команды. 

Для меня, как для предпринимателя и основателя ивент-агентства, выездные стратессии – самый сильный формат. Да, он стоит дороже «кабинетной» фасилитации, но ускоряет команду в разы. Когда человеку некомфортно, когда обстоятельства непонятные, когда нет защитной ширмы, он показывает себя настоящего. Иногда после таких выездов следуют увольнения. И бизнес воспринимает это как положительный результат: уходят те, кому дальше не по пути с ключевой командой. 

При организации стратсессий для клиентов мы тщательно отбираем фасилитаторов. К сожалению, рынок консалтинга и фасилитации наполнен большим количеством непрофессионалов. Часто это выходцы из сферы ивентов или корпоративных университетов, у которых крайне мало реальных фасилитационных часов и недостаточно опыта. За внешней привлекательностью нередко скрывается мыльный пузырь.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360