Для многих российских компаний введение маркировки «Честный знак» для каждой новой группы товаров становится зачастую неприятной неожиданностью. Поэтому многие предприниматели задумываются о том, как выполнять требования государства по маркировке, в самый последний момент. И почти всегда такой подход приводит к ошибкам. О том, как малый бизнес может избежать этих ошибок и следующих за ними штрафов, основатель компании «НЭП» Вячеслав Лобаев рассказал порталу Biz360.ru.
Вячеслав Лобаев – основатель и генеральный директор компании «НЭП». Окончил Институт экономики, права и естественных специальностей КубГУ по специальности «Экономист-математик». Имеет степень EMBA. В сфере автоматизации бизнеса – более 20 лет. Эксперт в области построения комплексных систем управления предприятием. Проект «НЭП» основал в 2014 году, компания специализируется на внедрении комплексных систем управления ERP, ECM, ЭДО, BPM, CRM и ITIL. «НЭП» является официальным партнёром фирмы «1С» и других вендоров ПО и оборудования.
Обязательная система маркировки «Честный знак» введена государством для того, чтобы отследить путь конкретного товара от производителя до конечного покупателя. Декларируется, что это метод борьбы с контрафактной продукцией и дополнительного контроля. Если покупатель приобретёт некачественный товар, благодаря маркировке можно выйти на производителя и всех, кто участвовал в дальнейшей продаже. И выяснить у них, что произошло с качеством продукции и на каком этапе.
По данным Центра развития перспективных технологий (ЦРПТ), к системе «Честный знак» подключено уже около двух миллионов предприятий. И процесс внедрения маркировки ещё продолжается – добавляются новые категории товаров и новые участники. Этот процесс будет идти ещё несколько лет и затронет практически всех предпринимателей.
Когда маркировка коснётся вашей компании – вопрос времени. В тот момент, когда государство обяжет к маркировке сферу, в которой вы работаете, придётся подчиняться новым требованиям. Тут нет вариантов: либо соблюдать правила регулятора, либо выбывать из игры.
Маркировка вводится для новых групп товаров постепенно. Сначала работать с ней обязаны производители, на следующем этапе – импортёры, затем розница и все, у кого хранятся остатки этой продукции без маркировки. Иногда сроки ввода маркировки для новой категории сдвигаются из-за неготовности участников рынка к работе в системе «Честный знак». Так, например, было с молочной продукцией. В этой сфере очень много производителей, и им пришлось серьёзно перестраивать свои процессы из-за введения маркировки – они не укладывались в заявленные сроки.
Предприниматели обычно задумываются о том, как им начать работать с системой «Честный знак», в последний момент. «А вдруг пронесёт», думают они. Это одна из распространённых ошибок, особенно в малом бизнесе. Давайте разберём основные ошибки, которые допускает малый бизнес на старте работы с маркированной продукцией.
Последний момент – это буквально за месяц, а то и за пару недель до того, как маркировка вводится для новой товарной группы или для новых участников оборота маркированной продукции.
Информирование о том, для какой новой категории товаров становится обязательна маркировка, ведётся, на мой взгляд, на должном уровне. Об этом заранее сообщают профильные СМИ, появляются тексты на сайте системы «Честный знак», интеграторы IT-решений предупреждают своих клиентов. Но мы по своему опыту видим, что часто даже корпоративный сегмент прибегает к работе с маркировкой в последний момент – когда откладывать уже нельзя. Что уж говорить про малый бизнес.
Ситуацию можно сравнить с тем, что у вас дома неожиданно прорвало трубу. Вы начинаете в спешке искать хорошего сантехника, он за устранение аварии возьмёт много денег, потому что действовать надо быстро. Вы будете нервничать, и ваши соседи, возможно, тоже.
То же самое происходит, когда компания решает подключиться к системе «Честный знак» накануне введения маркировки для товаров, с которой она работает. Нет времени на подготовку, всё приходится делать срочно и больше платить подрядчикам.
Как должно быть? В идеале нужно изучить информацию о маркировке вашей товарной группы сразу, как только она появилась. Так вы будете больше знать о сроках и предъявляемых к вам требованиях, получите на сайте «Честного знака» инструкции по подключению к системе и рекомендации о том, какое оборудование использовать. Дальше можно действовать следующим образом.
1. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она оформляется на руководителя юрлица или на ИП. После чего на компьютере или ноутбуке нужно установить ПО, которое позволяет работать с этой подписью. Все инструкции по установке есть на сайте ФНС.
2. Зарегистрироваться в системе мониторинга, чтобы стать её участником. Для этого нужно указать свой статус – производитель, оптовый покупатель или розничный продавец.
3. Определить категории своих товаров, которые подлежат маркировке. Для разных категорий товаров свои требования: маркировать каждый товар, партию или паллету.
4. Посмотреть, как в компании организован учёт товаров. Если говорить про малый бизнес, то учёт довольно часто не выстроен – ведётся в тетрадке или таблице Excel. Но в сфере ритейла, где даже у малого бизнеса большой оборот, учёт необходимо автоматизировать. Придётся отделять маркированную продукцию от всей остальной и отчитываться о ней в систему «Честный знак». Справиться с таким учётом вручную невозможно: велик риск возникновения ошибок, что гарантированно приведёт к штрафам.
Есть облачные решения для учёта, которые позволяют в достаточном удобном виде отчитываться о том, у кого компания приобрела маркированную продукцию и кому её продала. Установить товароучётную систему нужно до начала работы с маркированной продукцией, чтобы персонал уже научился её правильно использовать.
Если учётная система есть, нужно убедиться, что она интегрируется с системой «Честной знак». Если нет, то настроить интеграцию. Например, у продуктов 1С интеграция с «Честным знаком» есть. Нужно только убедиться, что всё работает корректно. Для этого можно привлечь компанию-интегратора. Например, если раньше бизнес не вёл учёт товара по сериям и партиям, интегратор поможет правильно настроить это в вашей системе.
5. Приобрести сканер штрих-кодов, если компания раньше не использовала это оборудование. Без него невозможно отследить, какой именно маркированный товар был продан. Кроме того, использование сканера позитивно отразится на всём бизнесе: кратно уменьшится число ошибок из-за «человеческого фактора», увеличится скорость работы с маркированной продукцией и скорость обслуживания покупателей.
6. Обучить персонал работе в системе «Честный знак». Должен быть хотя бы один сотрудник, который знает, как отчитываться в систему мониторинга и что делать в случае сбоя.
7. Протестировать, как компания будет работать с маркированной продукцией.
По нашему опыту, такая подготовка в спокойном режиме занимает около месяца.
Некоторые предприниматели уверены, что есть такое коробочное ПО, которое в момент решит все вопросы с маркировкой. На самом деле придётся тратить своё время и ресурсы на приобретение необходимого оборудования и обучение персонала. Кроме того, понадобится контролировать работу сотрудников – всё ли правильно они делают для учёта маркированной продукции. Стоит подготовить внутренний регламент о том, что теперь работаем именно так и следуем таким-то инструкциям.
К работе с маркированной продукцией нельзя относиться поверхностно. Период тестовой эксплуатации даётся государством для того, чтобы бизнес понял, как устроена система мониторинга «Честный знак» и отладил свои внутренние процессы для работы с ней. В это время не выписываются никакие штрафы за ошибки и нарушения. Если компания подключится к товарообороту, опуская тестовый период, то рискует получить штрафы.
Предприниматель должен иметь план развития своего бизнеса и закладывать в него разные статьи расходов. Поэтому ответственный владелец бизнеса должен следить за тем, когда будет введена маркировка для товаров, с которыми имеет дело его компания. И учитывать расходы на работу в системе «Честный знак»: получение УКЭП, покупку оборудования или ПО, привлечение подрядчиков, которые настроят интеграцию с учётной системой. Лучше сразу сделать всё правильно. Желание сэкономить и искать более дешёвые решения или исполнителей может дорого стоить бизнесу в дальнейшем.
К системе «Честный знак» должны быть подключены все участники товарооборота. Каждый из них отчитывается в системе, что он произвёл или приобрел маркируемый товар, а также кому передал его и по каким документам. Например, если компания завозит продукцию из Китая, то такие товары поступают к нам без маркировки «Честный знак». И тогда ответственность по нанесению на неё маркировки возлагается на продавца. Он должен получить коды маркировки и нанести их.
При работе с маркированной продукцией самое важное – заранее подготовиться к её введению. Как говорится, готовь сани летом, а телегу зимой! Тогда у вас будет время вдумчиво подойти к изменениям, привлечь консультантов или самостоятельно разобраться во всех нюансах. Должен быть пошаговый план, по которому ваш бизнес будет двигаться в удобном темпе, а не в авральном режиме. Тогда вы подготовитесь к изменениям без лишней суеты, типичных ошибок и лишних трат.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
