«Сделай это за меня»: особенности, преимущества и подводные камни аутсорсинга

Сегодня многие компании отдают выполнение некоторых операционных функций на аутсорсинг внешним подрядчикам. Это позволяет быстро решить те или иные задачи без поиска и найма сотрудников, сэкономить затраты, оптимизировать ресурсы команды. Правда, есть и определённые риски: зависимость от внешних исполнителей, передача экспертизы на сторону, возможные проблемы с конфиденциальностью. О преимуществах и подводных камнях аутсорсинга порталу Biz360.ru рассказала генеральный директор компании «Гринатом Простые Решения» Светлана Борматова.

Суть аутсорсинга в том, что компания отдаёт стороннему подрядчику часть функций, которые раньше выполняли собственные сотрудники. И тут возникает интересный парадокс: чем меньше компания делает сама, тем больше у неё появляется возможностей для роста. 

Прежде всего, аутсорсинг даёт свободу: рутина уходит к провайдеру, а менеджмент и команда концентрируются на стратегических задачах. Специализированные компании собирают качественных специалистов, используют проверенные методики, современные IT-системы и эффективные рабочие шаблоны – всё то, во что, конечно, можно инвестировать самостоятельно, но это дорого и, возможно, невыгодно для компании на нынешнем этапе развития. 

На аутсорсинг можно вынести бухгалтерию, некоторые HR-процессы, IT-поддержку, взаимодействие с регуляторами и в некоторых случаях даже работу с клиентами. Взамен бизнес получает доступ к лучшим практикам, технологиям и специалистам, которые иначе стоили бы непозволительно дорого. 

Финансовые выгоды очевидны: расходы на аутсорсинг остаются переменными и легко регулируются в зависимости от бизнес-задач. При этом, если провайдер нарушает SLA (соглашение об уровне обслуживания), его сменить гораздо проще, чем реорганизовывать или сокращать внутренний отдел. 

Ещё один парадокс заключается в том, что при правильном использовании аутсорсинг повышает прозрачность процессов. Провайдеры обязаны предоставлять понятные отчёты, напрямую связанные с вашими затратами, в отличие от внутренних служб, где метрики часто расплывчаты. 

Внедрение цифровых инструментов делает аутсорсинг ещё эффективнее. Покажу на нашем примере: так, при использовании RPA-платформы «Атом.РИТА» в бухгалтерском аутсорсинге нагрузка на сотрудников сокращается на 95%, число ошибок в расчётах – на 90%, а время на подготовку актов сверки – на 85%. Для большинства компаний достичь подобных результатов своими силами весьма непросто. 

Как и у любой технологии, у аутсорсинга есть свои подводные камни. Самый серьёзный – риск выборы неподходящего партнёра. Недостаточная квалификация подрядчика грозит срывами сроков и снижением качества, а в худших сценариях –утечкой данных и срывом контрактов. Поэтому аутсорсинг требует тщательного выбора партнёров и постоянного контроля. Ошибка здесь стоит дороже, чем опоздание отчёта или сбой IT-системы – она бьёт по репутации и по финансам. 

И при этом важно подчеркнуть: чем крупнее аутсорсер и чем дольше он работает на рынке, тем ниже вероятность некачественного обслуживания контракта. Так опыт крупных игроков становится вашей дополнительной страховкой. 

Куда чаще бизнес сталкивается с другим препятствием – внутренним сопротивлением команды. Персоналу компании-заказчика приходится перестраивать привычные процессы, и даже самые разумные нововведения могут восприниматься настороженно. Поэтому решение о переводе какой-то функции на аутсорсинг требует подготовки: прозрачного объяснения мотивов, демонстрации экономической выгоды и вовлечения сотрудников в диалог. 

Залог безболезненного перехода – поддержка руководства и регулярная коммуникация с провайдером. Только тогда новая модель начинает работать в плюс и для бизнеса, и для людей, которые в нём заняты. 

Аутсорсинг давно перестал быть чем-то однозначным: сегодня компании могут передать партнёрам одну конкретную функцию или целый блок задач. Все условия фиксируются в контракте – от объёма услуг до того, на каких IT-платформах будет вестись работа. 

Гибкость – вот что действительно имеет значение. Аутсорсинг в бизнесе напоминает подписку на премиум-сервис: платишь – и получаешь полный пакет решений без головной боли. 

Самые востребованные направления – бухгалтерия и налоги, финансовое планирование, HR-процессы, документооборот, юридическая и IT-поддержка. Это базовый «комплект», который разгружает менеджмент и позволяет фокусироваться на развитии. При этом сервис может вестись как в системе провайдера, так и в привычной инфраструктуре клиента. 

На аутсорсинг можно отдать и другие нестратегические опции: облачные сервисы, кибербезопасность, корпоративное питание, клининг. Всё то, что создаёт комфортную среду и экономит ресурсы. В итоге бизнес получает больше, чем просто сокращение издержек – он покупает качество и скорость, которые редко удаётся воспроизвести силами внутренней команды. 

Конечно, есть сферы, которые почти никогда не уходят «наружу» – это, к примеру, продажи и продуктовая разработка. Тем не менее большинство поддерживающих функций вполне можно отдать на аутсорсинг, сохранив контроль над стратегическими направлениями и освободив ресурсы для роста. 

Эти три термина часто путают, хотя различия между ними принципиальные. 

• Аутсорсинг – это про серьёзные партнёрства. У вас есть контракт с прописанными SLA, гарантиями и штрафами за срыв сроков. Вы платите больше, но получаете комплексное решение «под ключ» и ответственность провайдера. Это как бизнес-класс: дороже, но спокойнее. 
  
  

• Аутстаффинг – это когда вам «в аренду» дают специалистов под конкретный проект. Чаще всего новых инструментов, методик и инноваций они не приносят – за результат отвечает ваша команда. Это скорее дополнительная пара рук, чем готовое решение. 
  
  

• Фриланс – это про свободу и риски. Да, иногда можно найти отличного специалиста за разумные деньги, но часто приходится сталкиваться с переносами дедлайнов, «сгоревшими» контактами и отсутствием гарантий. Даже на крупных платформах никакого SLA, только вера в порядочность исполнителя. 

Если раньше аутсорсинг использовали в основном крупные компании, то сегодня он весьма востребован также средним и малым бизнесом. Логика простая: зачем изобретать велосипед и тратить серьёзные средства на внутренние центры обслуживания, если можно получить те же технологии и экспертизу «по подписке»? 

Популярность модели растёт: компании ищут прозрачность в расходах, доступ к современным практикам и возможность быть гибкими в любой экономической ситуации. По сути, для многих компаний аутсорсинг превращается в драйвер развития – он позволяет бизнесу «снять рутину с повестки» и сосредоточиться на росте.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360