«Так мы далеко не уедем»: главные ошибки при автоматизации логистики – и как их избежать

Доставка – услуга, на которую рассчитывают клиенты многих магазинов и заведений общепита. И предъявляют к ней высокие требования, среди которых самые важные – скорость и точность сборки заказа. Без автоматизации процесса логистики возможны ошибки и потеря лояльности клиентов. О том, как выбрать оптимальное IT-решение для проекта автоматизации и как избежать ключевых ошибок при его внедрении, руководитель по продукту «Такси» в «Яндекс Go для бизнеса» Сергей Бручкус рассказал порталу Biz360.ru.

Объём рынка онлайн-торговли в России по итогам 2024 года составил 10,7 трлн рублей, по данным Data Insight и Ассоциации компаний интернет-торговли (АКИТ), При этом 70% представителей малого и среднего бизнеса уже используют хотя бы одну цифровую платформу для управления складом или доставкой. С ростом индустрии e-commerce увеличивается давление на логистику: когда количество заказов растёт, обрабатывать все заявки вручную не получается. И тогда автоматизация логистики становится необходима. 

Она особенно важна для компаний, которые готовы выделить бюджет на пилотный проект, умеют ставить и измерять конкретные показатели эффективности и готовы назначить ответственных лиц, а также обучить команду работе с новыми инструментами. Это могут быть: 

• Малые курьерские службы. Когда вы доставляете товары через водителей-подрядчиков или имеете собственный автопарк, цифровая маршрутизация и мобильное приложение с GPS-трекингом позволяют сократить пробег, увеличить число заказов в день и избежать «простоев» после формирования маршрута.
  
  

• Ритейл с небольшими складскими площадями (до 500 м²). Цифровые решения позволяют подключать курьеров по требованию, автоматически рассчитывать актуальные тарифы и быстро обрабатывать растущий поток онлайн-заказов.
  
  

• Кафе/ресторан с доставкой еды. Единая система автоматизирует распределение заказов между точками, согласовывает графики курьеров и формирует сводные отчёты для бухгалтерии. Это исключает потерю данных и экономит время на сверку чеков и документов.
  
  

• Производственные и сборочные линии. Внутренняя логистика автоматизирует перемещение материалов и готовой продукции между участками, оптимизирует очерёдность операций и сокращает время простоя. Кроме того, сокращается число ошибок при комплектации и обеспечивается бесперебойный процесс.

Не все попытки автоматизация логистики заканчиваются успехом, потому что компании самых разных размеров допускают порой одни и те же ошибки. Разберём их подробнее. 

Неправильный выбор IT-инструментов 

Универсальные платформы для автоматизации логистики не всегда лучший вариант. Компании нередко внедряют систему, которая в теории подходит многим, но на практике не соответствует их специфике и не учитывает особенности существующих процессов. Из-за чего сотрудники продолжают тратить время на ручные исправления. 

Например, одна розничная сеть попыталась внедрить «универсальную» WMS-платформу, но её стартовая конфигурация требовала доработок более трёх недель. Результат – проект так и не прошёл стадию тестирования. 

Отсутствие чётких KPI 

Если бизнес автоматизирует процессы просто «потому что все так делают», без постановки измеримых целей (например, сократить время доставки с трёх до двух часов или уменьшить процент ошибок в заказах до 1%), невозможно понять, работает ли нововведение. Если же через месяц после внедрения среднее время доставки не сократилось хотя бы на 10%, это сигнал пересмотреть инструменты. Чаще всего причиной неудачи оказывается неправильная настройка алгоритмов маршрутизации или несоответствие функционала задачам. 

Низкая вовлечённость команды 

Новые технологии меняют привычные бизнес-процессы, и если сотрудников не подготовить к нововведениям, они будут игнорировать изменения, продолжая работать «по-старому». Или будут совершать ошибки лишь потому, что не разобрались в интерфейсе системы. Достаточно распространённая ситуация: менеджеры по доставке возвращаются к бумажным накладным, а логисты удаляют приложение с телефона, чтобы оно не занимало место. 

Во-первых, проведите аудит текущих процессов и определите слабые места. Оцените, сколько времени уходит на сборку, доставку и сколько ошибок фиксируется ежедневно. Зафиксируйте базовые показатели: среднее время сборки заказа, среднее время доставки, количество возвратов из-за ошибок в комплектации. 

Во-вторых, определите пилотный сегмент и поставьте измеримые KPI. Например, если вы тратите на доставку одного заказа три часа, поставьте цель сократить это время до двух часов за три месяца. Если среднее количество ошибок в сборке равно 5%, поставьте цель «менее 1%» в течение четырёх недель. Чёткие цифры помогут вам оценивать прогресс и вовремя реагировать. 

В-третьих, выберите софт под конкретные задачи, а не «универсальный» пакет». Сравните не менее трёх решений по следующему чек-листу:

• Присутствует ли мобильное приложение для водителей/курьеров: важно, чтобы интерфейс был прост и понятен «с ходу».
  
  

• Есть ли возможность автоматически формировать отчёты и передавать их в бухгалтерию (убедитесь, что выгрузка файлов работает «из коробки»).
  
  

• Какова стоимость лицензии или подписки и какие ресурсы потребуются на внедрение: доработки, обучение, настройку под бизнес-процессы.
  
  

• После выбора решения обязательно проведите пилотный запуск на реальных процессах в одном подразделении (например, на одном складе или в конкретном маршруте курьерской доставки). Лучше протестировать систему в течение двух-трёх недель и оценить, достигаются ли заявленные цели, чем сразу внедрять её «по всей компании» и тратить месяцы на доработки. 

В-четвёртых, подготовьте команду к изменениям. Сначала организуйте очное или онлайн-обучение для всех сотрудников, которые будут работать с новой системой. Параллельно создайте памятку или короткое видео, в которых пошагово показаны основные действия: как закрывать заказ, отмечать статус «доставлено» и где искать отчёт о выполненной смене. И, наконец, назначьте двух–трёх «менторов» – сотрудников, которые быстро освоят интерфейс и смогут помогать коллегам. 

В-пятых, регулярно измеряйте и корректируйте результаты: каждую неделю сравнивайте текущие показатели с заявленными KPI. Если через два отчётных периода (месяц) не видно прогресса, выясните причину. Обычно это либо некорректные настройки, либо низкая мотивация сотрудников, продолжающих пользоваться «старыми» методами. Внесите корректировки в инструкцию, проведите дополнительное обучение, а при необходимости – замените систему на альтернативное решение. 

Автоматизация логистики – это не «включение» нового софта, а непрерывный процесс, требующий внимания на каждом этапе: от аудита и выбора решения до обучения команды и анализа показателей. Внедрение технологии без установки чётких KPI и без подготовки сотрудников почти наверняка провалится. 

Ваша автоматизация станет драйвером роста, а не «дорогостоящей игрушкой», если вы: 

• проведёте аудит процессов и определите узкие места в бизнесе;

• поставите измеримые цели (например, минус 20% к среднему времени доставки или менее одного процента ошибок в сборке);

• обучите команду, назначите «амбассадоров» и поощрите первых пользователей;

• регулярно будете измерять и корректировать процесс.

Грамотный переход на цифровые инструменты позволяет сэкономить миллионы рублей в год, сделать процессы прозрачными и свободными от ручного ввода данных.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360