Уходим в «облака»: как защитить документоборот и коммуникации компании от внешних угроз

Сотрудники компаний – независимо от того, работают они в офисе или удалённо – ежедневно переписываются в почте или мессенджерах, совершают видеозвонки, создают и редактируют документы. Эти рутинные процессы могут угрожать конфиденциальности и хранению данных предприятия. О том, какие проблемы при использовании рабочих IT-инструментов угрожают бизнесу и как их решить, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал руководитель коммуникационных продуктов «VK Цифровые технологии» Михаил Чижиков.

Компании малого и среднего бизнеса зачастую не уделяют должного внимания информационной безопасности. Предприниматели считают, что такие рабочие инструменты, как почта, хранилище данных и корпоративный мессенджер мало влияют на эффективность работы сотрудников и прибыльность компании. Однако это не так. Есть ряд проблем, которые могут иметь негативное влияние на бизнес.

Проблема №1: публичные бесплатные мессенджеры для коммуникаций между сотрудниками и с клиентами

Во-первых, они могут стать причиной утечек конфиденциальных данных: скандалы, связанные с безопасностью самых распространённых мессенджеров, случаются несколько раз в год.

Во-вторых, когда один и тот же инструмент используется для личных и рабочих коммуникаций, это снижает продуктивность сотрудников. Например, они могут постоянно отвлекаться на сообщения различных каналов или дружеских чатов.

В-третьих, уволенный сотрудник по недосмотру может остаться в рабочих или клиентских чатах, сохраняя осведомлённость о происходящих в компании событиях и передавая эту информацию заинтересованным лицам или конкурентам.

Проблема №2: сервисы от разных поставщиков

Это неудобно по двум причинам. Первая – невозможно интегрировать рабочие инструменты между собой, например, звонить из почты или получать уведомления о правках в документе в мессенджер. Вторая – приходится согласовывать договоры и оплачивать счета разных поставщиков, что приводит к увеличению документооборота в компании.

Проблема №3: хранение данных на собственных серверах и компьютерах

Небольшие компании чаще всего хранят данные на одном сервере, а некоторые документы – на компьютере ответственного сотрудника. Если с сервером или компьютером что-то случится, то информация будет потеряна безвозвратно. Кроме этого количество данных, которые хранит бизнес любого масштаба, со временем увеличивается.

Возникает вопрос об увеличении вычислительных ресурсов компании, что довольно затратно. Наращивание IT-инфраструктуры требует увеличения трудозатрат на её обслуживание.

Проблема №4: зарубежные решения, которые могут уйти с российского рынка в любой момент

По тем или иным причинам работу в России уже прекратил ряд иностранных сервисов. Некоторые находятся на грани закрытия. Многие компании-заказчики уже ищут альтернативные инструменты, но часть малого бизнеса продолжает пользоваться зарубежными решениями. Кроме того, из-за роста курса доллара иностранные инструменты существенно подорожали для российских пользователей.

Сейчас подходящее время для того, чтобы навести порядок в корпоративных коммуникационных сервисах. Растёт востребованность облачных решений для организации рабочих процессов, которые последовательно развивают российские провайдеры.

Существует как минимум пять причин, чтобы присмотреться к облачным сервисам для организации рабочего пространства:

• Все рабочие инструменты поддерживает один провайдер – это удобно и с точки зрения документооборота, и реагирования службы техподдержки.
  
  

• Поставщик сервисов обеспечивает и гарантирует сохранность данных: информация хранится на распределённых серверах и в случае сбоев на одном копия всегда хранится на другом. Кроме того, возможности крупных провайдеров по обеспечению безопасности от киберугроз всегда выше, чем в небольшой компании.
  
  

• В договоре с провайдером прописывается SLA – соглашение об уровне предоставления услуг. Стандартом считается показатель 99,997% – это значит, что сервисы могут быть недоступны только 0,01% времени в год (это примерно 15 минут). За сбои по своей вине провайдер несёт финансовую ответственность.
  
  

• При размещении данных и сервисов в облаке компании не нужно расширять вычислительные мощности и поддерживать собственную ИТ-инфраструктуру. А, значит, снижаются затраты на техподдержку.
  
  

• Облачные платформы дают возможность управлять всеми сервисами из единого окна – настраивать доступы, заводить новых пользователей и давать общий доступ к документам и так далее.

На российском рынке представлены решения разных провайдеров. При выборе поставщика услуг важно обращать внимание на несколько нюансов:

• Удобно, если в набор облачных сервисов для работы входит корпоративный мессенджер – безопасный и автономный инструмент, предназначенный только для рабочих коммуникаций.
  
  

• Уточните, каковы возможности интеграции с внутренними системами. Например, если человек в отпуске, то хорошо, если это отображается в приложении для коммуникаций. Так сотрудник сможет полноценно отдохнуть, а его коллеги не будут тратить время на ожидание ответа.
  
  

• Изучите функциональность сервисов. Например, удобно, если есть возможность совместного использования почтового ящика или назначение ассистентов, которые могут выполнять ограниченное число операций в рамках выбранного домена (только читать и сортировать письма, но не отвечать и не удалять).

Продвинутые технологии позволяют упростить жизнь сотрудникам. Например, чат-бот в мессенджере поможет ответить на стандартные вопросы, найти нужную информацию и даже выполнить поручение – согласовать отпуск или включить освещение в офисе.

Резюмируя, отмечу, что офисные сервисы в облаке – это способ снизить трудозатраты на обеспечение привычных функций и сделать коммуникации максимально удобными. Также они помогают повысить безопасность корпоративных данных и управляемость IT. Когда налажены базовые внутренние процессы, легче сосредоточиться на стратегических целях бизнеса. 

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360