Видеть и понимать цель: с чего начать автоматизацию бизнес-процессов в компании

Внедрение CRM-систем и других IT-инструментов часто воспринимается бизнесом как «волшебная палочка». Однако опыт показывает, что любой проект по автоматизации начинается с целеполагания: какую задачу хочет решить бизнес и какой результат получить. О том, как определить первостепенный процесс для внедрения IT-решения и почему им не всегда может быть узкое место в бизнесе, руководитель корпоративных проектов компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» Александр Дуденков рассказал Biz360.ru.

Что такое «узкое место» в бизнесе

Как правило, бизнес решается на автоматизацию ради устранения узких мест. Это такой этап рабочего процесса, который ограничивает общую производительность. Как у бутылки суженное горлышко замедляет течение жидкости, так и один узкий процесс тормозит работу всей компании. 

За более 30 лет опыта мы заметили парадокс: большинство компаний прекрасно знают свои узкие места, но не спешат их устранять. Это происходит по разным причинам. Кто-то анализирует риски и понимает, что они перевешивают потенциальные выгоды. У кого-то подход «работает же», когда кажется, что система функционирует, пусть и не идеально. 

Ещё одна из причин – пока нет кризиса, нет и мотивации к изменениям. Например, в компании годами может работать специалист, который единственный из всего штата сотрудников знает все нюансы и тонкости работы. Если этот человек уволится, то он уйдёт вместе со своими знаниями, а это уже риски для бизнеса. 

Автоматизация может начинаться с устранения узкого места, но так происходит не всегда. 

С того, который обладает следующими признаками: 

• Регулярно создаёт авралы для сотрудников и вызывает у них стресс. Если речь про финансовый, бухгалтерский или экономический отдел, то у них таким процессом может быть закрытие отчётного периода. Когда нужно быстро, качественно и в срок провести все документы, составить отчётность и подать её в контролирующие органы.
   

• Ошибки на данном этапе самые дорогие – финансово или репутационно. Например, компания производит продукцию, которая пользуется спросом. Но когда посчитали её себестоимость и рентабельность, оказалось, что выгоднее не производить, а покупать на стороне готовое и перепродавать. 
  
  

• Руководитель вынужден постоянно лично контролировать этот участок. Мы заметили, если руководитель не умеет использовать данные из внедрённых систем для анализа и принятия решений, он сам становится узким местом. Компания инвестирует в автоматизацию, но не получает главного – качественных управленческих решений. 
  
  

• Клиенты жалуются на задержки или непонимание на этом этапе. Один из распространённых примеров связан с документооборотом – длительное и неэффективное согласование договоров. Процесс может растягиваться на долгое время, что вызывает значительные задержки. 

Когда в производственной компании решают провести автоматизацию, то, как правило, хотят получить быстрые результаты. На старте кажется, что это довольно легко сделать. Нужно замерить, сколько времени тратится на процесс, внедрить новые IT-инструменты, снова провести замеры и сравнить результаты. 

Но так можно действовать, когда речь идёт об установке новой производственной линии или станка. Что касается инструментов для учёта, управления, анализа и контроля – они призваны помочь при принятии управленческих решений. И здесь измерение результатов сводится к другим метрикам. 

Представьте, что сотрудники из разных отделов и цехов выполняют свои обязанности, каждый из них оперирует своими данными, которые вносит в удобные ему носители – журналы, разные программы в компьютере. При таком подходе команда не видит общей картины происходящего. Но когда внедряются IT-инструменты, информация начинает заноситься в единое пространство. Руководители в результате видят цельную картину. Они могут сравнивать объёмы выпуска с затратами, объёмами реализации, оценивать загруженность производства, проводить сравнительный анализ и на основании этого решать, что делать дальше. 

• Выписать ключевые процессы компании. Их можно расположить в виде простых блок-схем. Однако рассматривать нужно всю систему процессов целиком, а не по очереди. Потому что они все взаимосвязаны. Например, отдел продаж принимает заказы и не согласует их с производством. В итоге цех сталкивается с перегрузкой, сроки изготовления срываются, а процент брака растёт. Решением здесь может стать внедрение единой системы, в которой менеджер видит загрузку цеха при приёме заказа, производство автоматически получает задание, склад резервирует материалы, а бухгалтерия видит данные для предоплаты. 
  
  

• Спросить у сотрудников, какую рутинную задачу они хотели бы автоматизировать. Например, специалист финансовой службы может тратить целый день на сбор данных из разных систем для отчётности. После автоматизации это время сократится, а освободившиеся часы он может направить на финансовый анализ. 
  
  

• Замерить время и стоимость по выбранному этапу. Это позволит выяснить, сколько времени он занимает, как часто повторяется, каких ресурсов требует. Если вернуться к примерам с документооборотом, надо понять, сколько сотрудников задействовано в составлении и согласовании договоров. 

После ответов на эти вопросы, первый и естественный шаг– попытаться решить задачу своими силами. Решение о поиске внешнего подрядчика по автоматизации приходит тогда, когда нужен совершенно другой подход к учёту, планированию или контролю. 

К нам недавно пришёл заказчик с запросом о детализации расчёта себестоимости. Компания занимается сложным производством продуктов со множеством вариаций и этапов обработки. У них есть различные типы выпускаемых изделий и разнообразные технологические процессы. Они хотят проанализировать и сравнить, какие продукты и с какими технологическими опциями целесообразно производить. Например, себестоимость определённого вида продукции может оказаться выше, чем возможная прибыль от его продажи. И тогда это становится невыгодно. Заказчик не видел себестоимости по этапам производственного цикла. Автоматизация помогла устранить эту «слепую зону» и дать необходимые цифры. 

Главное, о чем нужно помнить при внедрении IT-решений – необходимо оценивать все бизнес-процессы компании в их взаимосвязи. Это позволит достичь реальных улучшений и исключить перенос существующих проблем в цифровой формат.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360