Многие компании в процессе роста сталкиваются с тем, что отдельные бизнес-процессы начинают отнимать всё больше времени и ресурсов, а отчётность, поступающая от разных подразделений, превращается в несистемный вал информации, с которой трудно работать. Такое положение дел несёт в себе определённые риски для бизнеса. О том, как автоматизация помогла ускорить финансовый учёт и оптимизировать документооборот, рассказал финансовый директор группы компаний «Информтехника» Денис Локостов.
Денис Локостов – финансовый директор ГК
«Информтехника» (Москва). Окончил Ярославское высшее военное финансовое училище. Опыт работы в сфере экономики и финансов предприятий радиоэлектронной промышленности и машиностроения – более 20 лет. «Информтехника» – разработчик и производитель современных средств связи, среди клиентов предприятия – корпорации «РЖД», «Росатом», «Росэнергоатом», а также многие компании нефтегазовой отрасли.
Цена по госзаказу формируется на основе расчётно-калькуляционных материалов. Этот термин подразумевает целый пакет документов: калькуляции и детализации затрат, протоколы. Таких материалов мы изготавливаем очень много.
Как-то посчитали: если по каждому материалу распечатать документы за год на бумаге формата А4 и соединить вместе, то можно опоясать три с половиной Садовых кольца. Мы перелопачиваем гигантский массив информации и разрабатываем огромное количество документов, чтобы обосновать цену.
Чтобы упростить этот процесс и свести число операций с участием человека к минимуму, потребовалась автоматизация. Мы решили внедрить систему «1С:ERP».
У нас в группе компаний работал комплекс различных информационных систем. Для каждой функции мы использовали отдельный продукт. Всего их было пять. В результате возникали сложности при подборе информации. Чтобы добыть её, нужно было сначала получить данные из одного источника, потом из другого, а затем свести всё воедино.
Информация оперативного учёта крутилась в своей базе, где был построен производственный учёт, складская логистика. Была база фискального учёта, куда загружались оперативные данные. После обработки на их основе формировался бухгалтерский и налоговый учёт. Документооборот вёлся в третьей базе. Интеграции между ней и другими источниками уже не было.
К изменениям нас подтолкнули требования регулятора о детальном раздельном учёте и формировании цены в рамках госзаказа. Раздельный учёт требует расшифровывать затраты по изделиям по всем деталям, вплоть до каждого винтика и гайки, – когда что было куплено, за какие деньги. А самое главное – делать всё это надо быстро и качественно.
Сначала мы выбрали подрядчика. Руководствовались бэкграундом – искали специалистов с опытом автоматизации на промышленных предприятиях, ведущих раздельный учёт затрат.
Изучали рейтинги «1С». На сайте компании есть рейтинги франчайзи, где их можно ранжировать по опыту в определённых областях. Нас интересовали компетенции по внедрению «1С:ERP» на крупных промышленных предприятиях. Выбирали среди лидеров.
Выбор стоял между тремя компаниями-франчайзи из топ-10. Мы изучали проекты, которые реализовали эти компании, разговаривали с заказчиками, смотрели на результат. В конце концов по соотношению «цена/качество» выбрали ВЦ «Раздолье».
Весь проект автоматизации можно разбить на три основных этапа, которые заняли у нас около полутора лет, и один дополнительный.
1. Обследование бизнес-процессов компании и функциональное моделирование. Подрядчик проинтервьюировал все подразделения и на основе определенного объема наших данных создал рабочую модель. Мы убедились в ее жизнеспособности и приняли решение о внедрении. Длительность этапа составила порядка четырех месяцев.
2. Тестовая эксплуатация. Этот этап был самым сложным в техническом отношении. В рамках этапа подрядчики адаптировали систему там, где мы не смогли покрыть типовым функционалом наши требования к автоматизации процессов.
Потом мы переносили основную нормативно-справочную информацию и начальные остатки по всем разделам оперативного и финансового учёта. Наконец, во время тестовой эксплуатации мы вели учёт одновременно в новой и старой базах и сравнивали итоги, чтобы видеть, корректно ли работает новая система. Данный этап занял порядка восьми месяцев.
3. Промышленная эксплуатация. После проверки функционирования новой системы мы отказались от работы в старых системах и полностью перешли на новый продукт. Данный этап занял порядка пяти месяцев.
4. Сопровождение. Отдельным этапом можно назвать сопровождение, которое будет идти ещё восемь месяцев. Компания-подрядчик уже не работает над проектом постоянно, но продолжает следить за работой системы и консультировать пользователей и наших IT-специалистов.
Все сотрудники на момент внедрения уже работали в программах «1С». То есть нам не надо было учить людей с нуля. Они понимали структуру данных, что и каким образом делать. Но людям, конечно, пришлось разбираться с нюансами и деталями.
Чтобы обучить сотрудников, создали в среде «1С:ERP» базу знаний. В ней собрали все необходимые инструкции и справочную информацию по различным видам документов. Так их удобно сортировать и искать. Сейчас применяем эту базу для обучения новых сотрудников. Например, человек открывает документ, который необходимо заполнить. Сразу из этого документа можно вызвать базу знаний, просмотреть справочную информацию и даже видеоинструкции по заполнению.
Раньше для электронного документооборота мы применяли отечественную разработку, которая не интегрировалась с нашими продуктами «1С». Данные из этих программ не подтягивались в электронный документооборот автоматически. Теоретически их можно было бы интегрировать, но это было бы слишком дорого и трудозатратно.
Предположим, мне требовался документ по конкретному контрагенту. Сначала я должен был найти контрагента в учётной программе, посмотреть по нему все необходимые данные. Потом зайти в систему документооборота, опять найти этого же контрагента, а затем скан нужного документа.
Теперь в системе модуль документооборота бесшовно интегрирован с базой «1С:ERP». Мне достаточно внутри системы зайти в справочник контрагентов, найти нужного – и я сразу вижу все документы, которые по нему есть. Данные доступны в одном окне. Поиск стал примерно в два раза быстрее.
В компании изменился процесс закрытия финансовой отчётности за месяц. Раньше мы вели оперативный учёт в «1С». Бухгалтерский учёт тоже велся в «1С», но в другом продукте. У нас были правила обработки и интеграции между базами оперативного и фискального (регламентированного) учёта. Документы сначала надо было перегрузить в бухгалтерскую программу и там уже закрывать месяц.
Сейчас все данные находятся в одной системе. Хозяйственную операцию вводят специалисты той службы, где она появляется. Она сразу отражается в регламентированном учёте и попадает в бухгалтерию, где её проверяют на корректность ввода аналитик и бухгалтерских проводок.
Бухгалтеры указывают в системе факт получения оригинальных документов, проверяют наличие в базе отсканированных оригиналов и ставят отметку о проверке, после чего документ блокируется для редактирования.
Внутри нашей группы мы разработали регламент с жёсткими сроками и чётким порядком действий подразделений, чтобы ускорить процесс закрытия месяца и расчёта финансового результата.
Сейчас месяц закрывается за две недели. За счёт этого мы оперативнее принимаем управленческие решения. Можно ещё сильнее ускорить этот процесс. Наверное, сделаем это в будущем.
Предположим, сотруднику нужно выполнить расчёт цены заказа. Раньше он должен был выгрузить данные, например, по ценам комплектующих из базы в Excel и там всё посчитать. Потом вернуться в базу и там формировать документацию на основе полученных данных.
В новой системе есть механизмы, которые позволяют формировать цену «на лету». Приходит заказ, по нему на основании ресурсной спецификации формируется плановая калькуляция. В итоге получается документ, из которого формируется цена. В нём учитываются расходы (сколько мы потратим на выполнение заказа), норма рентабельности и др.
Сейчас все подобные «боковые» функции, которые раньше делали вручную или в Excel, выполняются внутри системы. Эти задачи выполняются в разы быстрее.
Все рутинные операции перенесли внутрь системы. Например, в автоматизированном рабочем месте по управлению закупками можно следить за состоянием заказа поставщика, транспортировки и приёмки товара на склад – все функции собраны в одном месте.
Есть рабочие места «менеджер по закупкам» и «менеджер по продажам». Эти места были и раньше, но мы сделали их удобнее и функциональнее.
Снабженец на своём рабочем экране в интерактивном режиме получает информацию о том, что нужно сделать, чтобы выполнить заказ. В окне программы сразу видно, какие детали сейчас есть на складах, что нужно закупить, каковы сроки поставки и др. Раньше сотруднику приходилось открывать разные журналы и искать в них необходимые данные.
В ходе реализации проекта воспользовались моментом и «затянули» в электронный документооборот бизнес-процессы, которые раньше осуществлялись в бумажном виде.
Например, согласование премий. В разных подразделениях нашей компании разные системы мотивации. Раньше все необходимые расчеты распечатывали, бумаги ходили по рукам – ответственные сотрудники проверяли цифры, руководители одобряли и т.д.
Сейчас у нас есть специальные бизнес-процессы внутри «1С:ERP» – сотрудники получают задачи по финальному согласованию, проверяют там расчёты.
Другой пример – подбор кадров. Заявка на подбор оформляется в системе, резюме подгружаются в программу, там же работаем с кандидатами. Процесс идёт без бумаг.
Бумажный документооборот сократился до минимума. Но больше всего мы ценим сэкономленное время – скорость по некоторым процессам выросла в два раза.
Также используем мобильное приложение – всё, что есть в программе, есть в нём.
Теперь для выполнения срочных задач необязательно быть у компьютера. Если мне нужно, например, согласовать заявку на расходование денег или договор, я могу сделать это, находясь вне офиса. Всё необходимое есть у меня в смартфоне.
Внедрение «1С:ERP» позволило сократить издержки и трудозатраты. Мы получаем управленческую отчётность в два раза быстрее. Оперативные документы не надо перемещать между системами – все необходимые материалы в одном месте, их можно сразу анализировать.
Мы ещё находимся в процессе изменений. Думаю, он будет идти больше года. Сейчас мы смотрим и анализируем новые возможности программы. Так, в системе есть цифровой сервис Smartway – это электронная интеграция с агрегатором, который предоставляет услуги покупки билетов, бронирования и т.п. Это всё заложено в архитектуру, и мы можем добавлять новые функции.
Источник: GD.ru.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook, аккаунт в Instagram и канал на «Яндекс.Дзен».
