Автоматизация бизнеса и сопротивление изменениям: как вовлечь команду в процесс внедрения IT-решения

Прочтёте за 5 мин.

«Надейтесь на успешное путешествие за сокровищами, но будьте готовы и к бунту на корабле»

IT-инструменты, которые использует Алексей Бояршинов

  • Корадиум
  • 1С:Бухгалтерия
  • MindManager
  • Telegram
  • YouTube

Довольно часто процесс автоматизации осложняется тем, что сотрудники компании выступают против внедряемого IT-решении. Их нежелание работать по новым правилам может дорого обойтись бизнесу: вплоть до вынужденного простоя отдельных участков или блокировки важнейших процессов. Уволить всех несогласных специалистов или, наоборот, пустить процесс на самотёк – не лучшие управленческие решения. О том, почему команда может противиться изменениям и как вовлечь команду в процесс внедрения IT-системы, основатель компании «Корада» Алексей Бояршинов рассказал порталу Biz360.ru.

Досье

Алексей Бояршинов – 45 лет, предприниматель из Москвы, основатель и директор компании «Корада». Окончил МГТУ им. Баумана по специальности «Программное обеспечение ЭВМ и информационные технологии». После вуза работал в отделе автоматизации учёта аудиторской компании, затем – в крупном алкогольном холдинге. Ушёл из найма в 2010 году и основал компанию «Корада», которая специализируется на автоматизации учёта и бизнес-процессов. Ведёт Telegram-канал о бизнесе.

Алексей Бояршинов

Причины сопротивления команды  

Внедрение нового IT-решения, в частности – информационной системы, всегда связано с организационными изменениями в компании. Появляются новые процессы и роли, перераспределяются обязанности в команде. Меняются привычные инструменты и подходы к работе. Конечно, сотрудники не всегда этим довольны. 

Рассмотрим основные причины, побуждающие персонал (в нашем случае – пользователей информационной системы) сопротивляться изменениям. 

1. Непонимание целей 

Сотрудники просто не знают, зачем нужна новая информационная система. Сейчас у них всё нормально, работа налажена и выстроена, их в целом всё устраивает – и вдруг им приносят новую систему. Зачем? Они не понимают своих выгод и преимуществ от её внедрения, поэтому воспринимают перемены в штыки. 

2. Нежелание «делиться» наработанной базой 

До автоматизации менеджеры по продажам часто ведут свою базу клиентов в блокноте или файле Excel. Информация о клиентах и их предпочтениях – это актив менеджера. И он не хочет, чтобы его база клиентов стала достоянием какой-то информационной системы. Менеджер понимает, что с внедрением CRM зависимость компании от него снизится. Поэтому он видит в новой системе опасность. 

3. Воровство и «серые» схемы 

Для компании это самая плохая причина сопротивления при внедрении IT-решения: сотрудникам есть, что скрывать. Например, продавцы незаконно присваивают часть выручки. В рознице для этого придумано множество схем – например, мнимый возврат в сговоре с подставным покупателем. В оптовой торговле воровать сложнее, но схемы тоже существуют. И продавцы понимают: новая система даст прозрачность, которая им совсем не нужна. 

Ещё одна «серая сфера», где за прозрачность выступают не все – транспортная логистика. Это учёт ГСМ, топлива, запчастей, шин и т.д. Внедрение информационной системы закроет «бизнес» водителей и других сотрудников, промышляющих воровством. Понятно, что они будут сопротивляться новшествам до последнего. 

4. Необходимость учиться 

Сотрудники вели учёт в той или иной форме. Пусть система была несовершенна – они в ней прекрасно ориентировались и знали, как работать. Руководство что-то напридумывало – теперь приходится мучиться и осваивать всё с самого начала. Надо учиться, запоминать новые комбинации действий. В целом персонал, может быть, не против новой системы, но у него нет мотивации учиться и переучиваться. 

5. Страх выглядеть некомпетентным 

Некоторые сотрудники опасаются, что в ходе внедрения новой системы станет видна их некомпетентность. Например, внедрение 1С – это целый проект, довольно длительный и сложный. Часть этого проекта – оценка действующих процессов. И, возможно, такой мини-аудит выявит их бесполезность. Бывает, что сотрудник толком не может описать, чем он занимается и каковы его функции. И перемены, тем более связанные с переоценкой ситуации, нужны им меньше всего. 

Как бороться с противниками автоматизации

Существует несколько способов разной степени жёсткости, которые избавят компанию от сотрудников, выступающих против внедрения. Эти способы можно использовать как отдельно, так и комбинированно. Всё зависит от ситуации в конкретном бизнесе. 

1. Железная воля руководителя 

Это основной и обязательный компонент успеха организационных изменений. Тот, кто является инициатором изменений и платит за них деньги, должен обладать железной волей и проявлять её. Нередко бывает, что руководство отстраняется от проекта по автоматизации. Предприниматель или руководитель думает, что всё получится само собой. Компания решилась на огромную работу, потратила время и силы на выбор подрядчика, заплатила существенные деньги – и просто ждёт результата. Это большая ошибка. 

Первое, что нужно сделать руководителю в таких случаях – «толкнуть речь с броневика». Он назначает общее собрание и говорит примерно следующее: «Компания развивается, мы решили идти вперёд и реализовать очень важный для нас проект. Проект давно назрел – у нас увеличилось количество клиентов, стало в два раза больше заказов, чем в прошлом году. Вы помните, как мы все работали круглосуточно и без выходных в декабре. А в этом году мы планируем расти дальше, и без новой системы учёта мы просто не справимся». 

Речь, конечно, нужно написать, исходя из вашей реальной ситуации и ваших целей. Не забудьте рассказать не только про пользу для вас, как для руководителя – но и для сотрудников компании. Объясните, что их работа станет проще, меньше данных нужно вводить руками, не придётся больше задерживаться после работы. Может быть, компания вырастет и начнёт оплачивать спортзал или переедет в новый крутой офис с кофе и PlayStation. 

Продолжайте: «В течение года мы с нашими подрядчиками должны дойти до конца проекта и внедрить информационную систему. Проект точно будет запущен, это решено, так как он нужен всем нам. Я буду делать для этого всё, что необходимо. И вас, дорогие коллеги, прошу о том же». 

А потом действительно делать то, что обещали. Изучать отчёты, принимать решения, а если что-то идёт не так – вмешиваться и подгонять отстающих. И тогда с большой вероятностью проект будет реализован в срок. От воли и желания первого лица компании зависит примерно половина успеха. 

2. Вовлечение сотрудников

Главная технология, которую мы, как внедренцы, применяем в своих проектах – вовлечение сотрудников клиента. На старте мы создаём рабочую группу из ключевых пользователей, с которыми проходим весь проект внедрения. Они будут отвечать на детальные вопросы нашего бизнес-аналитика, обсуждать, спорить, предлагать решения. 

Бывает, что отделы закупок, продаж, финансов по-разному представляют, как должны проходить те или иные процессы. У всех своё мнение, и это хорошо: в результате споров появится истина. В нашем случае – новый бизнес-процесс, который устраивает всех его участников. 

Читать кейсы успешной автоматизации компаний малого бизнеса
Подробнее  
Во время запуска информационной системы участники рабочей группы становятся «проводниками знаний». Они обучают других сотрудников, помогают им, подсказывают, отвечают на вопросы. Фактически они выступают в роли «идеологов системы». Они знают, как она работает, и почему устроена именно так. Ведь они участвовали в её проектировании с самого начала. 

Если сотрудник компании чувствует себя соавтором новой учётной системы, принимал деятельное участие в ее проектировании и разработке – согласитесь, зачем ему теперь сопротивляться внедрению? 

3. Показать преимущества для каждого 

Считается, что люди сопротивляются переменам, потому что «по своей природе консервативны и не любят изменений». Это не совсем так. Если изменения приносят им пользу и выгоду – большинство будет не против, за исключением самых упёртых. И здесь самое важное – объяснить людям их выгоду. 

Выгода от внедрения информационных систем очевидна: экономия сил и времени сотрудников. К тому же все процессы будут на виду – это значит, что взаимодействия с другими отделами станут гораздо эффективнее. Необходимо обсудить с сотрудниками перспективы и личные бонусы за внедрение проекта. Это могут быть не обязательно деньги, хотя премия самым активным участникам – тоже хорошая идея. 

Ещё один важный момент – рассказывать о возможных сложностях, связанных с внедрением. Вполне вероятно, что сотрудники преувеличивают их объём. Здесь нужно сделать акцент на том, что руководство не заинтересовано в появлении у команды новых сложностей. Наоборот, одна из важных целей – разгрузить персонал и сэкономить его время. Есть лишь одна категория сотрудников, у которых после внедрения IT-решения появятся большие проблемы: те, кто работал нечестно. Все остальные – в плюсе, и это тоже нужно объяснять персоналу. 

4. «Разделяй и властвуй» 

Допустим, подрядчик и руководство компании сделали всё от себя зависящее. Они вовлекли ключевых сотрудников, выявили ценности, создали и внедрили систему, обучили команду. Но всё равно остались люди, которые не хотят ничего менять. Один из вариантов – увольнение такого сотрудника, но это возможно и уместно далеко не всегда. Что ещё можно сделать в такой ситуации? 

Сыграть на противоречиях между отделами. Например, у отдела продаж часто возникают противоречия со складом. Продавцы считают, что склад нерасторопный, а складские сотрудники – что отдел продаж не умеет организовать процесс. И если менеджеры по продажам не хотят переходить на новую систему, нужно издать распоряжение, что с такой-то даты склад принимает заказы только в 1С. Сотрудники склада будут в восторге. Они с двойным энтузиазмом освоят программу (если раньше этого не сделали), чтобы «утереть нос продажникам». А менеджерам в этой ситуации тоже деваться некуда, иначе их клиентам ничего не отгрузят. Решение жёсткое. Но, если по-другому не заставить, можно действовать и так. 

Ещё один вариант «принудительного» введения новой системы – финансовый директор согласовывает только платёжки, полученные через 1С. Никаких бумажек или электронных писем не принимает. Спустя 2-3 дня после этого в 1С волшебным образом получается работать даже у тех, кому раньше это было «очень сложно и непонятно». 

Вместо заключения

Начиная внедрение новое информационной системы, помните – техническая задача выбора системы, подрядчика и выполнения работ по её настройке, это всегда только часть проекта. Если бы успех проекта зависел только от неё, мы постоянно слышали бы только об успешно внедрённых IT-решениях. 

Работа с людьми – начиная от их информирования, вовлечения в проект и до правильного мотивирования, поощрения и даже увольнения в крайних случаях, не менее важная часть проекта. И если IT-систему может настроить подрядчик, то ваших сотрудников мотивировать, ругать, наказывать или поощрять можете только вы – собственник бизнеса или руководитель. Подрядчик может только подсказать, где нужно «надавить», а где «соломку подложить». 

Надейтесь на успешное путешествие за сокровищами, но будьте готовы и к бунту на корабле. Тогда в любом случае достигнете результата. И пусть все ваши проекты всегда будут успешными. 

Если вам удобнее воспринимать информацию в формате видео, то в этом ролике Алексей Бояршинов подробно рассказывает о том, как работать с сопротивлением в команде:


Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-каналстраницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».

31 января 2024

Комментарии

0
  • Прокомментируйте первым.

  • Задайте вопрос
    по автоматизации бизнеса

    Наши эксперты ответят на вопросы по автоматизации бизнеса


    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Загрузить ещё
Идёт загрузка материалов