Довольно часто процесс автоматизации осложняется тем, что сотрудники компании выступают против внедряемого IT-решении. Их нежелание работать по новым правилам может дорого обойтись бизнесу: вплоть до вынужденного простоя отдельных участков или блокировки важнейших процессов. Уволить всех несогласных специалистов или, наоборот, пустить процесс на самотёк – не лучшие управленческие решения. О том, почему команда может противиться изменениям и как вовлечь команду в процесс внедрения IT-системы, основатель компании «Корада» Алексей Бояршинов рассказал порталу Biz360.ru.
Алексей Бояршинов – 45 лет, предприниматель из Москвы, основатель и директор компании «Корада». Окончил МГТУ им. Баумана по специальности «Программное обеспечение ЭВМ и информационные технологии». После вуза работал в отделе автоматизации учёта аудиторской компании, затем – в крупном алкогольном холдинге. Ушёл из найма в 2010 году и основал компанию «Корада», которая специализируется на автоматизации учёта и бизнес-процессов. Ведёт Telegram-канал о бизнесе.
Внедрение нового IT-решения, в частности – информационной системы, всегда связано с организационными изменениями в компании. Появляются новые процессы и роли, перераспределяются обязанности в команде. Меняются привычные инструменты и подходы к работе. Конечно, сотрудники не всегда этим довольны.
Рассмотрим основные причины, побуждающие персонал (в нашем случае – пользователей информационной системы) сопротивляться изменениям.
1. Непонимание целей
Сотрудники просто не знают, зачем нужна новая информационная система. Сейчас у них всё нормально, работа налажена и выстроена, их в целом всё устраивает – и вдруг им приносят новую систему. Зачем? Они не понимают своих выгод и преимуществ от её внедрения, поэтому воспринимают перемены в штыки.
2. Нежелание «делиться» наработанной базой
До автоматизации менеджеры по продажам часто ведут свою базу клиентов в блокноте или файле Excel. Информация о клиентах и их предпочтениях – это актив менеджера. И он не хочет, чтобы его база клиентов стала достоянием какой-то информационной системы. Менеджер понимает, что с внедрением CRM зависимость компании от него снизится. Поэтому он видит в новой системе опасность.
3. Воровство и «серые» схемы
Для компании это самая плохая причина сопротивления при внедрении IT-решения: сотрудникам есть, что скрывать. Например, продавцы незаконно присваивают часть выручки. В рознице для этого придумано множество схем – например, мнимый возврат в сговоре с подставным покупателем. В оптовой торговле воровать сложнее, но схемы тоже существуют. И продавцы понимают: новая система даст прозрачность, которая им совсем не нужна.
Ещё одна «серая сфера», где за прозрачность выступают не все – транспортная логистика. Это учёт ГСМ, топлива, запчастей, шин и т.д. Внедрение информационной системы закроет «бизнес» водителей и других сотрудников, промышляющих воровством. Понятно, что они будут сопротивляться новшествам до последнего.
4. Необходимость учиться
Сотрудники вели учёт в той или иной форме. Пусть система была несовершенна – они в ней прекрасно ориентировались и знали, как работать. Руководство что-то напридумывало – теперь приходится мучиться и осваивать всё с самого начала. Надо учиться, запоминать новые комбинации действий. В целом персонал, может быть, не против новой системы, но у него нет мотивации учиться и переучиваться.
5. Страх выглядеть некомпетентным
Некоторые сотрудники опасаются, что в ходе внедрения новой системы станет видна их некомпетентность. Например, внедрение 1С – это целый проект, довольно длительный и сложный. Часть этого проекта – оценка действующих процессов. И, возможно, такой мини-аудит выявит их бесполезность. Бывает, что сотрудник толком не может описать, чем он занимается и каковы его функции. И перемены, тем более связанные с переоценкой ситуации, нужны им меньше всего.
Существует несколько способов разной степени жёсткости, которые избавят компанию от сотрудников, выступающих против внедрения. Эти способы можно использовать как отдельно, так и комбинированно. Всё зависит от ситуации в конкретном бизнесе.
1. Железная воля руководителя
Это основной и обязательный компонент успеха организационных изменений. Тот, кто является инициатором изменений и платит за них деньги, должен обладать железной волей и проявлять её. Нередко бывает, что руководство отстраняется от проекта по автоматизации. Предприниматель или руководитель думает, что всё получится само собой. Компания решилась на огромную работу, потратила время и силы на выбор подрядчика, заплатила существенные деньги – и просто ждёт результата. Это большая ошибка.
Первое, что нужно сделать руководителю в таких случаях – «толкнуть речь с броневика». Он назначает общее собрание и говорит примерно следующее: «Компания развивается, мы решили идти вперёд и реализовать очень важный для нас проект. Проект давно назрел – у нас увеличилось количество клиентов, стало в два раза больше заказов, чем в прошлом году. Вы помните, как мы все работали круглосуточно и без выходных в декабре. А в этом году мы планируем расти дальше, и без новой системы учёта мы просто не справимся».
Речь, конечно, нужно написать, исходя из вашей реальной ситуации и ваших целей. Не забудьте рассказать не только про пользу для вас, как для руководителя – но и для сотрудников компании. Объясните, что их работа станет проще, меньше данных нужно вводить руками, не придётся больше задерживаться после работы. Может быть, компания вырастет и начнёт оплачивать спортзал или переедет в новый крутой офис с кофе и PlayStation.
Продолжайте: «В течение года мы с нашими подрядчиками должны дойти до конца проекта и внедрить информационную систему. Проект точно будет запущен, это решено, так как он нужен всем нам. Я буду делать для этого всё, что необходимо. И вас, дорогие коллеги, прошу о том же».
А потом действительно делать то, что обещали. Изучать отчёты, принимать решения, а если что-то идёт не так – вмешиваться и подгонять отстающих. И тогда с большой вероятностью проект будет реализован в срок. От воли и желания первого лица компании зависит примерно половина успеха.
2. Вовлечение сотрудников
Главная технология, которую мы, как внедренцы, применяем в своих проектах – вовлечение сотрудников клиента. На старте мы создаём рабочую группу из ключевых пользователей, с которыми проходим весь проект внедрения. Они будут отвечать на детальные вопросы нашего бизнес-аналитика, обсуждать, спорить, предлагать решения.
Бывает, что отделы закупок, продаж, финансов по-разному представляют, как должны проходить те или иные процессы. У всех своё мнение, и это хорошо: в результате споров появится истина. В нашем случае – новый бизнес-процесс, который устраивает всех его участников.
Если сотрудник компании чувствует себя соавтором новой учётной системы, принимал деятельное участие в ее проектировании и разработке – согласитесь, зачем ему теперь сопротивляться внедрению?
3. Показать преимущества для каждого
Считается, что люди сопротивляются переменам, потому что «по своей природе консервативны и не любят изменений». Это не совсем так. Если изменения приносят им пользу и выгоду – большинство будет не против, за исключением самых упёртых. И здесь самое важное – объяснить людям их выгоду.
Выгода от внедрения информационных систем очевидна: экономия сил и времени сотрудников. К тому же все процессы будут на виду – это значит, что взаимодействия с другими отделами станут гораздо эффективнее. Необходимо обсудить с сотрудниками перспективы и личные бонусы за внедрение проекта. Это могут быть не обязательно деньги, хотя премия самым активным участникам – тоже хорошая идея.
Ещё один важный момент – рассказывать о возможных сложностях, связанных с внедрением. Вполне вероятно, что сотрудники преувеличивают их объём. Здесь нужно сделать акцент на том, что руководство не заинтересовано в появлении у команды новых сложностей. Наоборот, одна из важных целей – разгрузить персонал и сэкономить его время. Есть лишь одна категория сотрудников, у которых после внедрения IT-решения появятся большие проблемы: те, кто работал нечестно. Все остальные – в плюсе, и это тоже нужно объяснять персоналу.
4. «Разделяй и властвуй»
Допустим, подрядчик и руководство компании сделали всё от себя зависящее. Они вовлекли ключевых сотрудников, выявили ценности, создали и внедрили систему, обучили команду. Но всё равно остались люди, которые не хотят ничего менять. Один из вариантов – увольнение такого сотрудника, но это возможно и уместно далеко не всегда. Что ещё можно сделать в такой ситуации?
Сыграть на противоречиях между отделами. Например, у отдела продаж часто возникают противоречия со складом. Продавцы считают, что склад нерасторопный, а складские сотрудники – что отдел продаж не умеет организовать процесс. И если менеджеры по продажам не хотят переходить на новую систему, нужно издать распоряжение, что с такой-то даты склад принимает заказы только в 1С. Сотрудники склада будут в восторге. Они с двойным энтузиазмом освоят программу (если раньше этого не сделали), чтобы «утереть нос продажникам». А менеджерам в этой ситуации тоже деваться некуда, иначе их клиентам ничего не отгрузят. Решение жёсткое. Но, если по-другому не заставить, можно действовать и так.
Ещё один вариант «принудительного» введения новой системы – финансовый директор согласовывает только платёжки, полученные через 1С. Никаких бумажек или электронных писем не принимает. Спустя 2-3 дня после этого в 1С волшебным образом получается работать даже у тех, кому раньше это было «очень сложно и непонятно».
Начиная внедрение новое информационной системы, помните – техническая задача выбора системы, подрядчика и выполнения работ по её настройке, это всегда только часть проекта. Если бы успех проекта зависел только от неё, мы постоянно слышали бы только об успешно внедрённых IT-решениях.
Работа с людьми – начиная от их информирования, вовлечения в проект и до правильного мотивирования, поощрения и даже увольнения в крайних случаях, не менее важная часть проекта. И если IT-систему может настроить подрядчик, то ваших сотрудников мотивировать, ругать, наказывать или поощрять можете только вы – собственник бизнеса или руководитель. Подрядчик может только подсказать, где нужно «надавить», а где «соломку подложить».
Надейтесь на успешное путешествие за сокровищами, но будьте готовы и к бунту на корабле. Тогда в любом случае достигнете результата. И пусть все ваши проекты всегда будут успешными.
Если вам удобнее воспринимать информацию в формате видео, то в этом ролике Алексей Бояршинов подробно рассказывает о том, как работать с сопротивлением в команде:
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
