Автоматизация бизнеса: как внедрить 1С своими силами

Каждый предприниматель, перед которым встаёт задача автоматизировать собственный бизнес, оказывается перед сложным выбором – сделать это собственными силами и ресурсами или обратиться к внешним специалистам по внедрению IT-решений. У обоих подходов есть как преимущества, так и недостатки. И главное здесь – правильно оценить собственные силы и готовность вникать во все процессы. О том, как внедрить решение 1С собственными силами, в своём корпоративном блоге рассказал основатель компании «Корада Консалтинг» Алексей Бояршинов.

Мы придерживаемся позиции – за внедрением в компании продукта 1С лучше обращаться к специалистам. Вспомните ситуацию, когда вам нужно было вправить сустав или выдернуть больной зуб. Вы же не пытались сделать это самостоятельно, а сразу шли к профессионалу? И в случае с внедрением 1С, мы считаем, нужно делать то же самое. Специалист проведёт правильную диагностику, определит, действительно ли вам нужно то, что вы хотите, да и просто выполнит работы по проекту качественно.

Тем не менее, внедрить 1С самостоятельно вам тоже под силу. И если вы вдруг выбрали именно такой способ реализации проекта, то учтите, что для достижения нужного результата вам придётся действовать пошагово и работать системно. Возьмите себе на заметку несложный алгоритм действий, который вы прочтёте далее, соблюдайте все шаги и не забывайте верить в себя.

Итак, если вы не внедряете 1С со специалистами, а делаете это сами, то…

Вы – маленькая производственная компания или розничная точка, и вам кажется, что внедрить 1С – это просто поставить «коробку» и сделать настройки. Вы думаете, что уж вам-то точно не нужно выписывать требования к системе и вообще что-то выписывать. Но это не так. На самом деле, в вашей компании есть много процессов, функций, которые необходимо автоматизировать в ходе внедрения 1С.

Поэтому просто сядьте и начните записывать на бумаге всё, что вы хотели бы получить в вашей новой учётной системе. Если вы не единственный будущий пользователь – то есть в вашей компании есть ключевые сотрудники, которые тоже будут работать в 1С – обязательно опросите их. Пусть они тоже напишут свои требования, пожелания, задачи, которые хотели бы решать в 1С. Затем систематизируйте полученные данные в один документ. В итоге это может получиться список требований в excel-файле или в word-документе.

Если эта задача вызвала у вас сложности, попробуйте систематизировать требования и ожидания, например, такими блоками:

• Закупки;

• Продажи;

• Склад и доставка;

• Производство (если оно у вас есть);

• Расчёт себестоимости;

• Денежные операции;

• Финансовый результат;

• Управленческая отчётность.

Берите каждый блок и самостоятельно или совместно с вашими ключевыми сотрудниками описывайте всё, что должно работать в системе с точки зрения этого блока. Например, вы пишете требования к блоку закупки. Там вы прописываете, каким образом собираетесь размещать заказы поставщикам, хотите ли сравнивать цены, вести в системе номенклатуру контрагентов, каким образом планируете видеть товары в пути и так далее.

Ответьте для себя на все эти вопросы. И так по каждому блоку. Только отвечать необходимо письменно, потому что потом вы будете опираться на этот документ во время настройки учётной системы.

Как только список требований будет готов, ещё раз подумайте, а точно ли вы хотите внедрять 1С самостоятельно? Может, всё-таки стоит обратиться к специалистам? Вы представите подрядчику ваш документ, и тогда любой компании-внедренцу будет проще подобрать и внедрить вам систему. Возможно, стоимость работ по настройке покажется вам не такой большой по сравнению с теми трудозатратами, которые вы уже понесли и которые вам ещё предстоит понести.

Но вот вы хорошо подумали и всё-таки решили двигаться дальше сами. Тогда взгляните ещё раз на свой документ и обязательно выбросите из него фантастические требования. Это требования типа:

• «А давайте сразу сделаем интеграцию с Telegram-ботом, чтобы чат-боты управлялись прямо из 1С»;
  
  

• «Хочу, чтобы в 1С приходили комментарии к нашим постам из запрещённых социальных сетей»;
  
  

• «Пусть 1С определяет через «Яндекс-карты» стоимость доставки и длительность маршрутов».

В общем, разные отличные идеи, которые не являются строго необходимыми для того, чтобы запустить учётную систему. Оставьте в своём документе только реалистичные требования. Только то, что действительно необходимо, то, что выглядит как типовой функционал и точно должно быть в 1С.

Каждый продукт 1С уникален, имеет свой список параметров и, соответственно, настраивается по-разному. Поэтому хорошо изучите функционал различных конфигураций по находящимся в свободном доступе презентациям и описаниям.

Важно понимать, что для одной отрасли может существовать несколько конфигураций, в чём-то схожих и в чём-то различных по функционалу. Например, для торговли подходят «1С:Управление торговлей», «1С:Розница», «1С:Управление нашей фирмой», а также ряд отраслевых конфигураций – «1С:Розница Аптека», «1С:Розница Салон оптики» и т.д. Поэтому при выборе программного продукта будьте особенно внимательны, изучите всё, чтобы в итоге остановиться на том, что вам максимально подходит.

Найдите обучающий курс, организуемый учебным центром 1С (желательно). Он должен быть именно для пользователей, а не для программистов.

Не переживайте, обучение в учебном центре 1С проводится по всем основным конфигурациям и блокам, поэтому трудности с поиском у вас не возникнут. Теперь обязательно пройдите курс по тому продукту, который вы планируете внедрить у себя в компании. И лучше всего это сделайте совместно с ключевыми сотрудниками, то есть с теми людьми, с кем вы собирали те самые требования в пункте 1.

Хорошо, если это будет не просто видеозапись курса, а обучение онлайн или офлайн в учебном центре, потому что тогда вы сможете изучить не только общую теорию про данную конфигурацию, но и задать вопросы, относящиеся к настройке системы конкретно для вашего бизнеса.

Ведь у вас в этот момент перед глазами будут письменно зафиксированные требования. 

Для покупки конфигурации и необходимого количества лицензий обратитесь в любую компанию-франчайзи.

После покупки разверните на своих рабочих компьютерах новую базу 1С и начните делать настройки. Ведь только недавно вы прошли обучение и теперь знаете, как настроить 1С для вашего бизнеса.

Обратите внимание, что не все настройки можно менять по ходу работы. Некоторые настройки отменить уже не получится после того, как созданы и проведены первые документы. Поэтому, настраивайте систему внимательно, как следует сверяясь с вашими письменно зафиксированными требованиями.

Обратим ваше внимание, что на данном этапе всё ещё не нужно привлекать на проект программиста. Нередко бывает так, что к этому моменту клиент сильно устаёт от работ и принимает решение воспользоваться услугами разработчика. Это распространённая ошибка в проекте самостоятельного внедрения 1С.

Если вы решили пройти этот путь сами, то пройдите его сами целиком. Часто программисты не очень хорошо знают, как работает типовой функционал и вместо того, чтобы сделать настройки на основании зафиксированных требований, они просто берут и дорабатывают конфигурацию. Дорабатывают то, что, как им кажется, работает неправильно. А на самом деле они просто не настроили. Не зовите программиста, не надо. Иначе вы получите доработанную конфигурацию, которую сложно или невозможно обновлять, и «подсядете на иглу 1С-ника», с которой будет сложно «слезть».

Это, наверно, то, чего вы хотели избежать, когда решили внедрять 1С своими силами.

Теперь все пользователи начинают работать в новой конфигурации, и вам, как инициатору, необходимо внимательно следить за тем, чтобы данные вводились правильно. Вы прошли обучение и знаете, в какой последовательности нужно вводить документы, какие реквизиты требуется заполнять в номенклатурной позиции и как правильно должна выглядеть заполненная карточка номенклатуры.

Следите за тем, чтобы ваши пользователи выполняли свою работу корректно и своевременно, потому что если они будут отражать хозяйственные операции (движение товаров или денежных средств, например) с ошибками и не вовремя, в конечном итоге вы не достигнете своего результата – достоверной управленческой отчётности, не сможете считать себестоимость продукции, продаж.

Следите за ними как минимум в течение месяца, до тех пор, пока они не выработают новые привычки и не научатся работать правильно.

1С содержит достаточно мощный настраиваемый функционал отчётов. Их можно настраивать для себя, сохранять варианты настроек, менять группировки, как горизонтальные, так и вертикальные, устанавливать фильтры, отборы, добавлять в них различные поля.

Изучите систему 1С-отчётности и тогда вы будете пользоваться не только типовыми отчётами, но и сможете настраивать отчёты для себя и случайно не «сломаете» их, исключив оттуда какие-либо данные. Научившись настраивать отчёты для себя, вы получите возможность принимать обоснованные управленческие решения.

На этом, можно сказать, процесс внедрения 1С в вашей компании будет завершён. Вы выполнили эту непростую задачу своими силами – прошли шесть больших шагов на пути к мечте. И мы вас поздравляем.

Но если вы прочитали всё это и подумали, что вёе-таки внедрять 1С самостоятельно слишком сложно, обращайтесь к специалистам. И мы поможем вам.

Источник: «Корада Консалтинг»

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360