Автоматизация бизнеса у нас заняла три года. Мы начали эту работу, поскольку планировали развиваться: открывать магазины, расширять ассортимент продуктов, увеличивать число поставщиков и клиентов. А для этого надо было сделать компанию более мобильной, повысить уровень сервиса. Многое за это время уже автоматизировано, однако данный процесс бесконечен. Ведь наша компания продолжает свое развитие, появляются новые направления и, следовательно, новые задачи.
Александр Михайлов, генеральный директор компании LavkaLavkа (Москва). Образование: МГУ им. М.В. Ломоносова, факультет вычислительной математики и кибернетики. До запуска собственного бизнеса занимал в различных компаниях посты от программиста до IT-директора, в том числе разрабатывал банковское программное обеспечение. В 2009 году в партнёрстве с Борисом Акимовым и Василием Пальшиным основал фермерский кооператив LavkaLavka, где с первого дня занял пост генерального директора. LavkaLavkа получила широкую известность как главный в стране популяризатор фермерства и фермерских продуктов.
Александр Михайлов.
До автоматизации интернет-магазина все заказы оформлялись практически вручную: на сайте формировалась таблица по входящим заказам, на ее основании менеджер по закупкам составлял ведомость для закупки (при этом номенклатура у нас уже тогда достигла 1000 наименований). Менеджер по продажам распечатывал с сайта заказы, а затем передавал их в упаковочный цех. При таком подходе сложно говорить о развитии компании. Как минимум следовало ускорить обработку входящих заявок и доставку заказов покупателям, улучшить взаимодействие с поставщиками, усовершенствовать контроль выполнения заказов и поступления денег.
при выборе системы автоматизации
Критерий 1. Можно ли доработать программу? Ранее я трудился в компании-франчайзи, которая внедряла продукты «1С», так что был знаком с архитектурой этой платформы и ее возможностями. Мне нравилось, что любую программу данного производителя можно легко доработать с учетом нюансов бизнеса. Друзья посоветовали обратиться к одному программисту, аттестованному фирмой «1С», и он стал автоматизировать нашу компанию. Специалист рос вместе с нами и со временем открыл собственную компанию - «Неоконсалт», которая по сей день продолжает автоматизировать наши бизнес-процессы.
Критерий 2. Можно ли не менять бизнес-процессы? Важным критерием выбора программного продукта стал тот факт, что нам не потребовалось менять наши бизнес-процессы из-за автоматизации. Поскольку мы занимаемся торговлей, то изначально приобрели оборудование и лицензии на программы «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Бухгалтерия 8». Спустя год перешли на другой продукт – «1С:Комплексная автоматизация 8», объединяющий оба предыдущих. Это было сделано, чтобы вести учет в единой информационной системе. При этом новый продукт мы приобрели не по полной стоимости, а с учетом затрат на ранее купленные программы (см. рис. 1).
Весь процесс автоматизации бизнеса мы разбили на небольшие этапы.
1. Учет денежных средств. Прежде всего мы перевели в «1С» учет всех денежных средств. В какой-то момент я директивно сказал сотрудникам, что больше не хочу слышать вопросов о том, сколько денег компания должна тому или иному поставщику и поступила ли оплата. Есть наглядный инструмент – выясняйте все с его помощью. Сейчас данные банковских выписок поступают в программу автоматически. Для решения этой задачи мы использовали типовой функционал, поэтому процесс перехода занял один-два месяца. Занимались этим менеджеры по закупкам, бухгалтерия и системный администратор.
2. Движение товаров и услуг. Как только наладили учет поступления денег, стали добавлять модули, отвечающие за движение товаров и услуг. Начали с главного участка, то есть онлайн-продаж. Нам было важно автоматизировать управление заказами. Для этого интегрировали интернет-магазин, построенный на базе продукта Drupal Commerce, с «1С». Теперь из программы на сайт автоматически выгружаются данные о товарах, а с сайта в систему поступает информация о заказе: сведения о клиенте, перечень продуктов, адрес и дата доставки, данные об оплате платежной картой. Иными словами, менеджеры по продажам и закупкам всегда имеют полную информацию о заказах. Это помогает им точно и быстро планировать закупки, сборку и доставку, контролировать взаиморасчеты с покупателями и фермерами. На автоматизацию данного участка ушло два-три месяца.
3. Второстепенные процессы. Постепенно автоматизировали работу отделов маркетинга и рекламы, закупок и продаж, склада, упаковочного цеха и службы доставки. Поскольку рост объема заказов увеличил нагрузку на упаковщиков, мы внедрили систему штрихкодирования документов и товаров. При этом разработчик создал форму, которая контролировала объем заказанного и упакованного товара для каждого клиента.
4. Взаимодействие с клиентами. В целях улучшения сервиса был разработан бизнес-процесс, который позволил получать отзывы от покупателей, обрабатывать их комментарии к заказам и пр. Еще мы интегрировали информационную систему с sms-сервисом (SMS4b). Теперь менеджеры по продажам могут уведомлять покупателей о готовности заказов, а также делать новостную рассылку. Кроме того, в программе реализован учет периодических подарков покупателям, позволяющий задавать товары, добавляемые к заказу клиента через определенный интервал времени.
5. Работа курьеров. Для удобства и оперативности информационная система была интегрирована со специализированным мобильным приложением «Курьерская доставка» (разработано на платформе «1С:Предприятие 8.3»). Этот шаг позволил курьерам своевременно получать список заданий на доставку, а также всю необходимую информацию о конкретном заказе: контактное лицо, перечень продуктов, адрес и время доставки (см. рис. 2).
Сложности при автоматизации интернет-магазина и интеграции магазина и «1С». Мы столкнулись с тем, что информация справочников отображалась по-разному. Это влияло на процесс формирования заказов. Данные надо было синхронизировать, однако они постоянно меняются (цены, поставщики, номенклатура), поэтому все приходилось делать достаточно оперативно. За унификацию данных отвечал системный администратор.
Доработка программы из-за сбоев в бизнес-процессах. Часто бывает, что из-за неправильной организации бизнес-процессов компании требуется постоянная доработка программы. Это особенно заметно на начальном этапе автоматизации. Здесь важно, чтобы у вас был сильный аналитик, который разбирается в типовой конфигурации и может исправить недочеты в бизнес-процессах, не дописывая саму программу. У нас за это отвечал специалист по внедрению из компании «Неоконсалт». С самого начала и по сей день мы стараемся делать минимум изменений в базовой конфигурации, используя имеющиеся возможности программы. Если это невозможно, дорабатываем программу под свои нужды: в месяц на это уходит от 80 до 100 тысяч рублей.
Сопротивление персонала. Вначале я столкнулся с жесточайшим сопротивлением подчиненных. Никто не хотел разбираться, как заполнять документы. Сотрудники нервничали: с одной стороны, они были загружены работой, с другой – были вынуждены вести двойной учет и одновременно изучать что-то новое. Приходилось постоянно объяснять, что это необходимо и рано или поздно все разберутся. Спасало то, что в нашем штате был хороший системный администратор, который мог перевести просьбу недовольного менеджера в задание специалисту по внедрению. Сопротивление полностью прекратилось после автоматизации основных бизнес-процессов.
Необходимо чтобы руководители всех отделов понимали важность автоматизации. Если же, допустим, в компании несколько учредителей и тот, кто отвечает за продажи, отмахивается от изменений, а тот, кто их поддерживает, сталкивается с недовольством – толку не будет.
1. Данные для принятия управленческих решений стали более достоверными. Теперь мы можем оперативно управлять заказами, курьерами, быстро реагировать на отзывы покупателей, анализировать маркетинговые акции и др. Кроме того, для дополнительного анализа продаж разработан отчет «Сегменты по продажам за год», который распределяет клиентов по количеству и периодичности покупок.
2. Обработка и сборка заказов проходит в пять раз быстрее. Количество заказов выросло до нескольких тысяч в неделю, а штат сотрудников остался прежним. Поскольку система сама с помощью штрихкодов контролирует объем заказанного и упакованного товара, ошибки при комплектации свелись к нулю. Кроме того, сократилось и время сборки одного заказа: с 15 до 2–3 минут.
3. Проще анализировать работу пяти магазинов. Интеграция системы «1С» с программой рабочих мест кассиров (Frontol) позволила контролировать их работу в онлайн-режиме. В информационную базу каждый день поступают следующие данные: общий размер выручки магазина или кафе, количество выбитых чеков, сумма среднего чека. На основе этих сведений аналитик может сделать выводы, например, об эффективности рекламной кампании в том или ином магазине или о том, какой график работы магазинов наиболее удобен, в какой день недели вырастают продажи и т. п.
4. Процесс работы с поставщиками стал легче. Фермерам проще формировать заказы: им автоматически поступает набор заказанных покупателями товаров. Кроме того, один менеджер теперь может работать с бóльшим количеством поставщиков. У нас обширная номенклатура, есть ограничения по объемам, периодам заказа (нужно просчитывать, какой минимальный заказ мы можем сделать, чтобы производитель смог его отгрузить) – все это способно выполнить минимальное количество менеджеров.
5. Проще контролировать курьеров. Менеджеры в онлайн-режиме получают от курьеров информацию о полученной оплате и выручке.
6. Упростилась процедура согласования заявок на расходование денежных средств. В системе настроены маршруты согласования. При поступлении новых заявок на согласование все ответственные лица тут же получают уведомления. Особенно удобно, что платеж можно согласовать с мобильных устройств. Это помогло упростить процесс и усилить контроль над расходованием денежных средств.
Сейчас мы автоматизируем процесс бюджетирования, дорабатываем систему лояльности. Кроме того, хотим сделать так, чтобы информация об отгрузках и взаиморасчетах с покупателями поступала в интернет-магазин автоматически. Но на этом останавливаться не планируем. Поскольку наш кооператив объединяет фермерские хозяйства, рестораны, поставщиков экопродукции и сельхозтехники, магазины и, конечно же, покупателей, то все должно работать как часы. Добавлю, что все расходы на автоматизацию давно окупились.
Источник: gd.ru.
Отцы-основатели LavkaLavka (фото с личной страницы Александра Михайлова в Facebook).
Как автоматизация позволила компании систематизировать работу с клиентами.
Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Как заработать 5 млн. в год на сопровождении IT-систем.
