Наш портал уделяет достаточно много внимания теме автоматизации малого бизнеса. Правильно спланированный и качественно проведенный процесс автоматизации позволяет и крупным предприятиям, и небольшим компаниям более эффективно выстраивать свою работу. В этой статье руководитель отдела автоматизации компании «1С:Апрель Софт» Иван Будников даёт несколько важных рекомендаций тем предпринимателям, кто ещё не имел опыта внедрения систем автоматизации, но рассматривает для себя эту возможность в качестве инструмента повышения эффективности бизнеса.
Иван Будников, 29 лет, руководитель отдела автоматизации нижегородской компании
«1С:Апрель Софт». В компании работает с 2009 года, начинал карьеру в отделе продаж. Образование: физический факультет ННГУ им. Лобачевского. Компания «1С:Апрель Софт» специализируется на разработке и внедрении систем учёта и управления предприятием.
50% успеха в автоматизации предприятия обеспечивается ещё до начала внедрения. И даже до выбора инструмента автоматизации. Важнейший этап – подготовительный. На нём заказчик формулирует цели внедрения программ автоматизации. Этот этап является основополагающим и без него внедрение теряет всякий смысл – ведь если не будет определено, каких результатов мы хотим добиться, то не будет возможности оценить успешность проекта.
Удивительно, но многие заказчики пытаются пропустить постановку целей и сразу приступить к действиям, не осознавая к каким результатам они приведут. Конечно, руководители скажут, что они интуитивно понимают - использование тех или иных инструментов приведет к определённым улучшениям. Например, к улучшению финансовых показателей компании. Формализовать свои догадки они считают пустой тратой времени. Нет времени детально всё продумывать, нужно действовать!
Размышляя таким образом, руководитель упускает важнейший момент. На проекте мы работаем в команде. Привлекая внедренца, заказчик может воспользоваться не только его навыками программирования и знаниями типового функционала программы, но и его опытом постановки учёта. А внедренец, к сожалению, не может заглянуть в голову заказчика и прочитать его мысли. В итоге исполнитель получает задачи по внедрению тех или иных инструментов, но не знает, какой цели они будут служить, а, значит, не может посоветовать, как лучше их применять и стоит ли применять вообще.
Как сформулировать цели? Предлагаем пошаговую инструкцию:
1. Цели всегда вытекают из проблем. Для начала необходимо составить список проблем, которые мешают вам эффективно работать. Не бойтесь признавать свои недочёты, иначе не получится совершенствоваться. На этом этапе удобно использовать технологию «мозгового штурма», чтобы все участники, ответственные за процессы в вашей компании, могли высказаться. Результатом мозгового штурма станет перечень проблем.
Очень важно привлекать к работе на этом этапе не только высшее руководство, но и сотрудников среднего звена, пусть они и не будут принимать окончательное решение.
2. Результатом мозгового штурма станет список проблем. Выберите корневые проблемы, при решении которых автоматически будут решаться несколько других задач, связанных с ними. Имеет смысл оставить в списке именно корневые проблемы.
3. Отранжируйте корневые проблемы – самые «болезненные» отправьте наверх списка. Все проблемы вы не сможете решить никогда. Принцип Парето гласит: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата». Выберите 20% самых важных проблем (они первые в нашем списке), и работайте дальше с ними.
4. Теперь переформулируйте проблемы в цели по улучшению. Крупные цели лучше декомпозировать до более мелких конкретных задач. При формулировании целей и задач можно руководствоваться принципом SMART. Задача должна быть:
-
S – specific – конкретной и понятной;
-
M – mesurable – измеримой;
-
A – achievable – достижимой;
-
R – relevant – в зоне ответственности исполнителя;
-
T – time bounded – ограничена во времени.
Без соблюдения этого принципа задачу зачастую невозможно выполнить или проконтролировать её выполнение, т.к. исполнитель и постановщик видят её каждый в своей системе координат.
(В данной статье мы не будем подробно останавливаться на технологии «смартования» задач. В свободных источниках можно без труда найти примеры, которые помогут лучше понять её).
При выборе компании, с помощью которой вы будете внедрять программу автоматизации, мы рекомендуем опираться на следующие факторы:
-
Опыт работы. Если партнёр работает на рынке внедрения много лет, вас не бросят наедине с программным продуктом. Опытная компания-внедренец дорожит своей репутацией, и решать сложные задачи для её специалистов - дело принципа.
-
Опыт работы с заказчиками из вашей сферы деятельности. Запросите у потенциального партнёра перечень внедрений и рекомендации пользователей.
-
Место в рейтинге «1С». У фирмы «1С» есть общедоступный рейтинг компаний-партнёров. Проверьте, какую позицию занимает партнёр. На позицию в рейтинге влияют количество успешных внедрений, наличие сертифицированных специалистов и т.д.
-
Наличие сертификата качества ISO. Если нет порядка в собственным учёте, то как ваш потенциальный партнёр поможет наладить учет вам?
Когда есть чёткий список задач, можно подбирать программный продукт, который в своём типовом варианте должен решать большую их часть, и при этом не будет перегружен лишним для вас функционалом. Конечно, сделать это самостоятельно сложно. Тут лучше всего прибегнуть к помощи профессионалов, которые досконально знают функционал различных программных продуктов.
Хороший партнёр обязательно встретится с вами, выслушает, проанализирует ваши задачи и «наложит» их на возможности программных продуктов. Основываясь на многолетнем опыте, заранее предусмотрит с какими подводными камнями придётся столкнуться и, возможно, добавит к вашим задачам, что-то важное, что вы упустили.
После того, как вы определились с поставщиком услуг, а он помог вам выбрать инструмент (программный продукт), необходимо назначить ответственных за проект. Со стороны исполнителя это обычно руководитель проекта или закрепленный менеджер. Со стороны заказчика им может стать директор, IT-директор или инициативный руководитель подразделения, которое в первую очередь заинтересовано в автоматизации. Например, при внедрении блока CRM, это скорее всего будет руководитель отдела продаж.
Ответственный сотрудник будет согласовывать план-график внедрения, технические задания, принимать работы у исполнителя т.д. Рекомендуем назначать на эту роль человека аналитического склада ума, хорошо подкованного в технических вопросах, имеющего опыт работы с автоматизированными системами учёта.
Вообще, участие высшего руководства в процессе внедрения - хотя бы формальное - очень важная деталь. Не поленитесь провести собрание посвященное старту проекта. Представить проектную команду своему персоналу. Объясните, что внедрение системы -важная задача для предприятия, и вы не допустите её срыва. Такой подход значительно сократит вероятность саботажа со стороны сотрудников.
Если для руководителя компании автоматизированная система учёта – удобный инструмент, позволяющий оперативно получать информацию, важную для принятия управленческих решений, то для сотрудников это серьёзный повод для беспокойства и дополнительные обязанности по ведению аналитики в информационной базе. Поэтому важно позаботиться о мотивации сотрудников.
Тем, кто принимал участие в выборе продукта и в «мозговом штурме», будет проще принять изменения, связанные с появлением нового функционала, остальных нужно подготовить заранее. Использования тех или иных функций программного продукта желательно прямо прописать в должностную инструкцию. Инструмент будет приносить прибыль компании, значит, уметь им пользоваться – прямая обязанность сотрудников. Нужно это чётко дать понять. Желательно, чтобы руководство официально об этом объявило - на собрании или иным принятым в компании способом.
Прежде чем приступать к внедрению, проверьте план внедрения - все ли этапы проработаны:
-
Постановка целей проекта;
-
Выбор подрядчика по внедрению;
-
Выбор программного продукта;
-
Первоначальная настройка продукта (настройка параметров учёта, права доступа, интерфейсы пользователей, настройка вариантов типовых отчетов);
-
Обучение пользователей. На сертифицированных курсах «1С» или по индивидуальной программе. Например, ответственному за проект лучше пройти полный курс, чтобы представлять все возможности программы, а рядовым пользователем назначить индивидуальное обучение строго по их функциональным блокам – ничего лишнего.
-
Выявление несоответствий типового функционала и вашей бизнес-схемы;
-
Составление технического задания на доработки программы по устранению несоответствий;
-
Доработки функционала;
-
Запуск в тестовую эксплуатацию (на тестовом примере);
-
Запуск в промышленную эксплуатацию;
-
Постпусковое сопровождение (консультации пользователей).
Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Как автоматизация позволила компании систематизировать работу с клиентами.
Как автоматизация позволила компании сократить затраты.
