Рубрики:
  • Технологии
  • Менеджмент
  • Финансы
  • 5

Реальная автоматизация: что это такое и зачем она нужна малому бизнесу

Прочтёте за 6 мин.
25 февраля 2016

Как автоматизация бизнеса может помочь увеличить доходы и улучшить качество управления

Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима только для бухгалтерского учёта, а, скажем, управленческие бизнес-процессы автоматизировать невозможно. Или, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые часто задают предприниматели по поводу автоматизации, подготовили на них понятные ответы и проиллюстрировали реальными кейсами. 

Необходима консультация по автоматизации? Заполните форму >>

Реальная автоматизация – что это такое

Автоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.  

В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:

  • в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучёт и отчётность; 

  • в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же - внедрение CRM). 

Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными – в первом случае это нужно, чтобы обеспечить стабильность бизнеса и сократить затраты времени и ресурсов, во втором - чтобы повысить доходность бизнеса, получить конкурентные преимущества, улучшить сервис, привлечь и удержать клиентов, повысить эффективность и т.д.  

«Водораздел» между этими двумя группами бизнес-процессов как раз и показывает разницу между «автоматизацией учёта» и реальной автоматизацией: первая помогает с минимальными затратами выполнить обязательства компании перед государством и его фискальными органами, вторая – помогает компании тратить меньше, зарабатывать больше и развиваться эффективней. Так что одной бухгалтерией автоматизация не ограничивается, спектр её применения значительно шире. 

  • До внедрения системы автоматизация обработка и оформление заказов в интернет магазине LavkaLavka осуществлялось практически вручную, что очень тормозило развитие компании. В результате автоматизации менеджменту удалось в пять раз сократить время обработки и сборки заказа, оптимизировать работу с поставщиками и повысить качество управленческих решений.

    Читать статью

Что из себя представляют системы автоматизации

Системы автоматизации - это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и комплексная ERP-система управления ресурсами предприятия, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации. 

Любая система автоматизации предусматривает нескольких ключевых процессов: сбор (ввод) данных, обработка данных и предоставление собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту. 

Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры. 

Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д. 

  • Руководство строительной фирмы «Светлый дом» давно искало решение, которое позволило бы экономить время при составлении смет. Автоматизация позволила быстрее и качественнее рассчитывать заказы. «Сейчас у нас есть конкурентное преимущество – мы предоставляем заказчику смету быстрее, чем другие компании, соответственно, шансы на то, что мы получим заказ, значительно повышаются».

    Читать статью

Зачем вообще нужна реальная автоматизация,
что она даёт компании
 

Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее: 

  • улучшить качество обслуживания клиентов; 

  • оптимизировать расходы на логистику, улучшить качество логистики на всех этапах – от поступления продукта на склад до доставки его клиенту; 

  • качественно планировать поступление средств, предотвращать кассовые разрывы;

  • просчитывать рентабельность заказов;

  • быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;  

  • разгрузить руководителя и ключевых менеджеров от рутинной работы, более эффективно использовать их рабочее время для развития компании; 

  • оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;  

  • оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников;  

  • минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;  

  • безопасно хранить информацию - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;  

  • улучшить и ускорить бизнес-процессы в компании;  

  • эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учёт и контроль. 

В небольшом бизнесе эти эффекты обычно заметны уже через несколько недель. 

  • До внедрения системы автоматизации менеджеры компании «СтарСервисГрупп» тратили на обработку одного запроса клиента по 30-40 минут, так как вручную вносили данные в базу. С ростом объёма продаж запросов становилось больше. И это в ближайшем будущем привело бы к еще большему времени, необходимому на работу с каждым из них. В результате автоматизации время обработки заявки удалось сократить в десять раз.

    Читать статью

Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать 


Обычно автоматизацию бизнеса начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков. 

Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно - учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д. 

Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина). 

В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» - взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д. 

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно. 

Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации - это пустая трата времени и ресурсов. 

  • Автоматизация не обходит стороной даже самые консервативные сферы деятельности. Ещё 7-8 лет назад в сфере ритуальных услуг практически не использовали компьютеры и средства автоматизации. Но ситуация постепенно меняется. ПО, установленное на калужском предприятии ритуальных услуг «Мавзолей», помогло улучшить работу с текущими заказами, структурировать клиентскую базу, привести в порядок финансовую отчётность.

    Читать статью

Как выбрать программный продукт для автоматизации 


При выборе системы автоматизации бизнеса вы можете пойти двумя путями: 

  1. Использовать типовой («коробочный») продукт или облачный сервис.   

  2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение. 

Стандартное решение внедрить проще, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.

Оптимальный для многих компаний малого бизнеса вариант - приобрести готовое решение с возможностью донастройки, быстро запустить его, чтобы не тормозить жизненно важные бизнес-процессы, а в случае необходимости - начать работу по кастомизации продукта, т.е. его настройке под конкретные задачи вашей компании.

Необходима консультация по автоматизации? Заполните форму >>

Выбор программы – дело довольно ответственное, необходимо проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы: 

  • какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать; 

  • соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;  

  • возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;  

  • возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;  

  • насколько система проста и удобна в использовании;  

  • возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;  

  • поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;  

  • кто и как будет осуществлять техническую поддержку;  

  • сколько стоит внедрение и поддержка. 

Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний-разработчиков ПО). Если есть возможность - пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта. 

  • Около трёх лет назад иркутская торгово-логистическая компания «Сервико» решила запустить новое направление бизнеса - открыть сеть магазинов по продаже алкоголя под брендом «Джин». Одной из управленческих задач было создание технологии, которая позволяла бы удалённо контролировать деятельность всех торговых точек. Чтобы успешно решить эту задачу, была проведена автоматизация всех магазинов.

    Читать статью

Сколько стоит система автоматизации 


Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д. 

Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих: 

  • стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи - в случае использования «облачных» приложений);  

  • затраты на настройку системы и обучение персонала;  

  • стоимость регулярного сопровождения.  

К этому можно добавить непрямые затраты – например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте. 

  • Автоматизация эффективна в бизнесе любого масштаба, правильно внедренные и используемые программные решения могут существенно сократить затраты, улучшить качество управления и увеличить результативность всех бизнес-процессов. В этой статье мы собрали опыт четырёх разных компаний из разных регионов России, которых объединяет то, что все они успешно автоматизировали часть своих бизнес-процессов.

    Читать статью

Как происходит внедрение системы автоматизации
и как выбрать компанию-подрядчика
 


Внедрение - это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса – под софт. 

Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания. 

Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки – для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить. 

Внедрение можно выполнить собственными силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта. 

Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры. Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Крайне желательно, чтобы у вашего потенциального партнёра был сертификат соответствия системы управления качеством международному стандарту ISO 9001:2008. Проведите встречи со специалистами компаний из этого шорт-листа (в том числе обязательно пообщайтесь с сотрудником, который будет сопровождать ваш проект). Изучите портфолио, обратив особое внимание на то, имеет ли подрядчик опыт успешного внедрения системы автоматизации в компаниях, чья специализация и сфера деятельности совпадают с вашими. Целесообразно также пообщаться с первыми лицами этих компаний и узнать их мнение о вашем потенциальном партнёре – успешно ли прошло внедрение, довольны ли результатами работы, качественно ли организован гарантийный сервис, с какими трудностями столкнулись и т.д. 

Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.

  • Французский интерьерный бренд Decoretto был хорошо раскручен на российском рынке и представлен в основных ритейловых сетях. Но при этом канал интернет-продаж был совершенно не развит. И для того, чтобы вывести онлайн-бизнес на новый уровень, менеджмент российского представительства принял решение автоматизировать это направление с помощью отечественного программного продукта.

    Читать статью

Каковы риски при внедрении системы автоматизации 


Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски – от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски «получить не то» существенно снижаются.

Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой – создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.  


Необходима консультация по автоматизации?

Заполните, пожалуйста, форму, и наш специалист свяжется с Вами
в течение одного рабочего дня.

Введите Имя
Введите Город
Введите E-mail
Введите Телефон
Введите вопрос (либо вы вышли за границы 300 символов)
Отправить Очистить
* - поля, обязательные для заполнения.




Комментарии

2
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Раиса Волова 01.06.2016 08:51

    Для нас автоматизация бизнес-процессов дала значительный рост эффективности работы.

  • Elena Zarkhina 26.10.2016 18:56

    Я бы еще добавила, что не стоит забывать и про улучшение инфраструктуры, потому что этому тоже мало уделяют внимание, а ведь производство только выигрывает от налаженности всех процессов.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Менеджмент Психология и бизнес: как предвзятость может подорвать вашу компанию 24 ноября
    Психология и бизнес: как предвзятость может подорвать вашу компанию
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес в декрете: как заработать на прокате детских игрушек 24 ноября
    Бизнес в декрете: как заработать на прокате детских игрушек
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса «Зарабатывать на хайпе»: чему могут научиться предприниматели у «серого» рынка 23 ноября
    «Зарабатывать на хайпе»: чему могут научиться предприниматели у «серого» рынка
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Золотой нестандарт: как устроена и на чём зарабатывает ювелирная мастерская 23 ноября
    Золотой нестандарт: как устроена и на чём зарабатывает ювелирная мастерская
    Прочтёте за 7 мин.
  • Кейсы Предприниматели против ФНС, ПФР и ФСС: три судебных кейса 22 ноября
    Предприниматели против ФНС, ПФР и ФСС: три судебных кейса
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Hello, children!: как устроен частный билингвальный детский сад 22 ноября
    Hello, children!: как устроен частный билингвальный детский сад
    Прочтёте за 5 мин.
  • Технологии 21 ноября Дмитрий Волошин:
    Работаем с аналитикой сайта
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Сам себе сыровар: как заработать на российском камамбере 21 ноября
    Сам себе сыровар: как заработать на российском камамбере
    Прочтёте за 3 мин.
  • Кейсы Взять бухучёт в свои руки: как автоматизация позволила избежать бухгалтерских ошибок 20 ноября
    Взять бухучёт в свои руки: как автоматизация позволила избежать бухгалтерских ошибок
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес профессора Звездунова: как заработать на популяризации науки 20 ноября
    Бизнес профессора Звездунова: как заработать на популяризации науки
    Прочтёте за 6 мин.
  • Маркетинг Автоворонка продаж в онлайн-ритейле: что это такое и как ей пользоваться 17 ноября
    Автоворонка продаж в онлайн-ритейле: как с её помощью привлекать клиентов
    Прочтёте за 5 мин.
  • Персоны «Идите напролом»: правила бизнеса Алексея Загумённова 17 ноября
    «Идите напролом»: правила бизнеса Алексея Загумённова
    Прочтёте за 4 мин.
  • Финансы Подозрительные лица: что делать, чтобы банк не закрыл счёт 16 ноября
    Подозрительные лица: что делать, чтобы банк не закрыл счёт
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Объёмный бизнес: как заработать на 3D-моделировании 16 ноября
    Объёмный бизнес: как заработать на 3D-моделировании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Менеджмент 15 ноября Григорий Ильин:
    Как использовать соцсети для деловых коммуникаций
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса «Рецептор» особого вкуса: как устроена сеть кафе здорового питания 15 ноября
    «Рецептор» особого вкуса: как устроена сеть кафе здорового питания
    Прочтёте за 4 мин.
  • Технологии Как автоматизация телефонии повысила эффективность отдела продаж 14 ноября
    Как автоматизация телефонии повысила эффективность отдела продаж
    Прочтёте за 5 мин.
  • Менеджмент «Ловушки управления»: как работать с персоналом на разных этапах развития компании 14 ноября
    «Ловушки управления»: как работать с персоналом на разных этапах роста компании
    Прочтёте за 3 мин.
  • Технологии Бойкое место: как геомаркетинг помогает искать хорошие локации для торговой точки 13 ноября
    Бойкое место: как геомаркетинг помогает искать хорошие локации для торговой точки
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса «Гамарджоба, мы из Сибири!»: как открыть туристический бизнес в Грузии 13 ноября
    «Гамарджоба, мы из Сибири!»: как открыть туристический бизнес в Грузии
    Прочтёте за 5 мин.
Идёт загрузка материалов