Автоматизируем финансы и учёт: как определить показатели эффективности и выбрать программный продукт

Это вторая статья из цикла материалов Ирины Митрофановой об автоматизации учёта и финансовой деятельности компании. В первой статье цикла мы разобрались в том, по каким признакам можно понять, что бизнесу для дальнейшего развития необходима автоматизация. В этой статье на портале Biz360.ru речь пойдёт о том, как определить важные для бизнеса показатели эффективности автоматизации, по какому сценарию нужно описать бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать, и по каким критериям выбрать программный продукт.

Когда собственником принято решение автоматизировать работу с учётом и финансами (а заодно, возможно, и другие бизнес-процессы), то на следующем этапе компанию ждёт ещё одно важное решение – какой программный продукт выбрать для реализации этой цели. 

Приложений, сервисов и программ на рынке очень много – и вам необходимо выбрать тот продукт, который максимально подойдёт вашему бизнесу и даст максимальный эффект. 

При этом, IT-продукт должен не только закрывать все задачи и потребности бизнеса, но и не быть по стоимости равным самолёту. То есть вам предстоит оценить все предложения вендоров по соотношению «качество/оптимальная цена». 

На этом этапе важно максимально точно определиться с целью автоматизации и с тем, что будет считаться успешным результатом этой работы. Проанализируйте текущее состояние своей компании и опишите, что вы будете считать значимым итогом автоматизации. 

Это чаще всего важные бизнес-показатели, то есть те цифры, по которым вы определяете эффективность работы компании. Например, вы можете замерять успешность внедрения IT-продукта по финансовым показателям: выручке, прибыли, остаткам, долгам и т.д. Кроме того можно измерять качество автоматизации по динамике продаж, нормам расходов, рентабельности, марже и т.д. 

Также перед выбором программного продукта вам необходимо определиться, какие именно отчёты помогут вам более эффективно управлять бизнесом. А для этого вам нужно принять ещё одно решение: либо вы будете наращивать собственные компетенции в финансах, либо делегируете часть этой работы доверенному лицу – сотруднику компании или специалисту на аутсорсинге. 

Итак, давайте посмотрим, какие есть варианты определения результата автоматизации. 

Вариант первый: учёт на аутсорсинге 

Например, собственник компании хочет видеть ключевые показатели бизнеса каждый день в виде красивого дашборда у себя на компьютере. Здесь у него и динамика продаж, и суммы по каждому заказу, и рентабельность заказов, и средний чек. 

Предположим, что у предпринимателя сейчас нет своих ресурсов вести такой учёт и он не готов в это вкладываться. Поэтому ему подойдёт аутсорсинг финансового менеджера или финансового директора. Это может быть компания, которая оказывает услуги ведения управленческого учёта, или заключение договора со специалистом напрямую.

В результате компания или специалист берут на себя выбор средства автоматизации и ведение в нём учёта, а вы на экране каждый день будете видеть все важные показатели, а раз в месяц – получать подробный развёрнутый отчёт о состоянии финансов, а также рекомендации на следующий период. 

Обычно такие специалисты сотрудничают с одним или несколькими сервисами управленческого учёта и отчётности. Также они могут вести учёт и в Excele, а вам предоставлять цифры в специализированных программах. 

Это хороший вариант для начала автоматизации, если вы не готовы прямо сейчас серьёзно в неё вкладываться. Таким образом, вы полностью отдаёте ведение учёта и формирование отчётности на аутсорсинг. 

Преимущества:

• Удобные и красивые графики и цифры.

• Своевременные отчёты по основным показателям.

• Экономия средств на автаматизацию и личного времени. 

Недостатки: 

• Возможное негативное влияние человеческого фактора.

• Отсутствие гарантий, что вся информация правильно внесена и интерпретирована.

• Вы и ваши сотрудники не владеете информацией, как собираются цифры и формируются отчёты.

• Ваш учёт находится в руках другого человека, а цифры – в стороннем сервисе, который вы временно используете. 

Вариант второй: оперативное управление финансами 

Предположим, что в качестве результата автоматизации вы хотели бы видеть полный контроль денег и обеспечение платежеспособности компании. Например, собственнику торговой компании, который продаёт в розницу, оптом и онлайн на сайте, маркетплейсах и социальных сетях, важно поддерживать каждый день платежеспособность компании. У бизнеса много поставщиков с различными условиями оплаты, а также различные типы покупателей, которые могут оплатить как сразу в магазине, так и после доставки или после окончания отчётного периода. 

В такой ситуации важно иметь IT-решение, которое интегрируется с большинством банков для оперативного получения информации по счетам. Кроме учёта факта такое решение должно уметь планировать деньги хотя бы на краткосрочную перспективу – несколько дней, неделю, месяц. Тогда собственник сможет в любой момент знать остаток, ближайшие поступления и выплаты, а также управлять своими платежами, чтобы избежать кассовых разрывов. 

Для решения такой задачи подойдут большинство финансовых сервисов, которые интегрируются с банками и имеют средства как для сбора фактической информации по движению денег, так и для планирования поступлений и выплат. 

Преимущества: 

• Оперативная информация по финансам в простом для использования и освоения сервисе. 

Недостатки:

• Финансовые сервисы хорошо работают только с деньгами. Но управление деньгами всего лишь часть процесса, первый шаг для автоматизации управленческого учёта. Когда вам понадобится что-то больше, чем деньги, например, продажи, себестоимость, прибыль, вам придётся задуматься о других решениях. 

Вариант третий: полный учёт, управление, планирование и контроль за финансами 

Собственник может видеть и другую цель автоматизации – в программе работают все сотрудники, а сам предприниматель в любое время может посмотреть как ключевые показатели бизнеса, так и управленческие отчёты. Отчёты доступны как по деньгам, так и по доходам и расходам, с расчётом прибыли и рентабельности по продукту, поступления по конкретному менеджеру, доход от каждого покупателя. То есть полная информация о состоянии бизнеса. 

Например, производственной компании важно автоматизировать весь путь работы с покупателем: от получения заказа до отправки в производство, получения готового продукта и доставки до покупателя даже в другом городе. 

То есть менеджер в программе получает заказ, формирует счёт или QR-код на оплату, после оплаты передаёт в заказ на производство по введенной в программе спецификации. После выпуска продукции другой сотрудник упаковывает и оформляет в этой же программе доставку одной из транспортных компаний или служб доставки. Все эти действия выполняют разные сотрудники в одной программе. На выходе можно увидеть отклонения фактических затрат от плановых, прибыль по заказу, рентабельность по каждому заказу и компании в целом – и всё это в одной программе, не переключаясь на другие приложения. 

Собственник каждый день отслеживает ключевые показатели, в любой момент может развернуть отчёт как по деньгам, так и по продажам и прибыли. Для таких целей сервиса из предыдущей главы точно недостаточно, нужно выбрать более полную программу для ведения управленческого учёта и формирования отчётности. 

Преимущества: 

• Полная информация с делегированием ответственности профильным сотрудникам. Информация полностью под контролем, правила и процессы можно гибко изменять под потребности бизнеса. 

Недостатки: 

• Более долгий процесс автоматизации с обучением сотрудников и вовлечением собственника. 

biz360 рекомендует Именно такими возможностями обладают программные продукты 1С для малого бизнеса: «1С:Розница» (для торговых компаний) и «1С:Управление нашей фирмой» производство, торговля, работы, услуги)

После определения желаемого результата автоматизации переходим к следующему этапу. 

Теперь нам важно кратко описать основные бизнес-процессы для автоматизации. С одной стороны, вы поймёте, как сейчас работает бизнес, увидите узкие места и возможности для развития. С другой стороны, будете чётко представлять, что именно вы хотите автоматизировать – и на выходе сможете получить тот результат, который вы сформулировали на первом этапе (чего я ожидаю в результате автоматизации). 

Давайте посмотрим на ситуацию на примере торговой компании. Собственник с менеджерами планируют продажи на следующий месяц по каждому каналу продаж: опт, розница, маркетплейсы, сайт, социальные сети. Запланированный объём в лучшем случае передают менеджеру по закупкам, а возможно, что и сами делают заказ поставщику и оплачивают заказ. Перед этим обязательно проверяют, сколько денег на счету и кому в ближайшее время должна компания. Учитывая это, важно договориться с поставщиком об условиях хотя бы частичной постоплаты. 

Бухгалтер или сам собственник производит оплату, ответственный за склад принимает доставленный товар, пересчитывает его, проверяет на целостность и соответствие заказу. Менеджеры по продажам взаимодействуют каждый со своими площадками продаж. 

Один менеджер работает только с маркетплейсами: ведёт карточки товаров, обновляет информацию, получает заказы и отправляет для доставки своими курьерами или организует упаковку и отдаёт для доставки на склад маркетплейса. Другой менеджер следит за заказами на сайте и обрабатывает их: общается с клиентами, подтверждает заказ и отправляет его покупателю. Третий менеджер работает с розничными магазинами, следит за тем, чтобы все товары были в наличии, заказывает и отправляет их. 

Собственнику важно ежедневно видеть информацию о продажах в целом, прибыли и рентабельности по каждому каналу продаж, каждому менеджеру и компании в целом.

Вот с таким пусть простым описанием планирования, оплаты, закупки, продажи и результата можно идти и выбирать инструмент для автоматизации. Потому что именно эти процессы нужно автоматизировать с результатом из первого этапа. 

Переходим к следующему этапу.

Определите пять-семь IT-решений, которые подойдут под размер вашей компании, вид деятельности и бюджет, который вы готовы потратить на автоматизацию. Для этого можно обратиться за консультацией к специальным компаниям, к которым у вас есть доверие или референсы. Также можно поговорить с предпринимателями вашего уровня и собрать отзывы о различных продуктах. Конечно, эта работа займёт какое-то количество времени, но её нужно провести как можно более тщательно. 

После этого с описанными процессами напрямую обращайтесь к выбранным компаниям, чтобы они настроили пример, как можно автоматизировать ваши процессы в их IT-решении. Если компания отказывается делать это, просто исключите её из шорт-листа. Добросовестные компании никогда не откажутся от такой услуги: они всё настроят, покажут и объяснят либо бесплатно, либо за не очень серьёзную сумму. 

Именно моделирование ваших процессов в программном продукте позволит понять, подойдёт он или нет для вашего бизнеса. Также можно воспользоваться тестовым периодом, чтобы поработать в настроенной модели. 

Когда на финише у вас будут два-три варианта, сравните цену и ожидаемый результат. После чего на основании полученной информации и принимайте решение. 

О том, как сотрудники вводят информацию в программу и как руководитель сам может настроить показатели бизнеса, сравнить их и определить критические значения, можно разобрать на курсе «Финансы бизнеса с 1С:УНФ». 

Мы продолжим серию статей об автоматизации финансовой деятельности, и в следующей статье рассмотрим, с чего компании малого бизнеса начать внедрение выбранного программного продукта и что нужно учесть в этом важнейшем процессе.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен». biz360