Руководителям и владельцам бизнеса часто бывает сложно «на глазок» оценить, насколько эффективно организована работа сотрудников. А без специальных инструментов не всегда возможно заметить и предотвратить утечки информации из компании. Сервис «Стахановец» одним из первых вывел на российский рынок программу по комплексному контролю рабочего времени сотрудников, которая успешно диагностирует эти проблемы. О том, как работают системы контроля рабочего времени, и что они дают владельцам бизнеса, порталу Biz360.ru рассказал основатель проекта «Стахановец» Михаил Яхимович.
Михаил Яхимович, 34 года, предприниматель, основатель и генеральный директор сервиса корпоративного контроля
«Стахановец». Закончил математический факультет Донецкого государственного университета. После окончания вуза работал маркетологом и консультантом по маркетингу. В 2009 году в партнёрстве с Сергеем Шамшиным запустил проект «Стахановец», для старта потребовалось около 2 тысяч рублей. Сегодня у компании более 4 000 клиентов и два офиса – в Москве и Киеве.
Работая консультантом по маркетингу, Михаил Яхимович часто замечал одну и ту же ситуацию. Скажем, в городе есть два очень похожих предприятия в одной и той же отрасли, работающие почти по одинаковой бизнес-модели. Но при этом одно из них – успешное, а второе – нет. А основное отличие между ними обычно кроется в том, как сотрудники относятся к работе, честно ли выполняют свои обязанности или просто «отбывают номер».
Михаил со своими коллегами пытался объяснить руководству «проблемных» предприятий, что причина их неудач – низкий уровень работы персонала. Но сотрудники этих компаний потом приходили к начальству и уверяли, что они работают с полной отдачей. Руководство и владельцы компаний обычно в таких случаях больше доверяли своим сотрудникам, чем приглашенным консультантам. Инструмента, способного наглядно показать владельцу бизнеса истинную картину происходящего, у Михаила тогда не было.
«Однажды мы уличили в злоупотреблениях коммерческого директора одной компании. Он отдавал подряды подконтрольным себе фирмам. Потом мы такие ситуации фиксировали много раз, но это был первый подобный случай. Когда мы рассказали о ситуации нашим заказчикам, этот сотрудник, естественно, всё отрицал. И руководство компании поверило ему, а не нам. Мы просто не смогли доказать нашу правоту и подкрепить её фактами. Этот пробел очень сильно нас напрягал», - признаётся Михаил.
В 2008 году у него с коллегами возникла идея предоставить владельцам и руководителям бизнеса инструмент, показывающий реальную картину эффективности персонала. Подобные решения к тому времени уже существовали, но Михаила они не устраивали по многим параметрам. У него было своё видение, каким должен быть такой сервис.
Первая версия «Стахановца» была выпущена в Донецке в 2009 году. Михаил и его партнёр - программист Сергей Шамшин - разработали её буквально за 3-4 месяца. Относительно быстрый срок разработки был обусловлен тем, что у партнёров уже была готовая платформа.
Единственным финансовым вложением на начальном этапе стала оплата дизайнерских услуг - за разработку логотипа и прочих элементов фирменного стиля компаньоны заплатили около 2000 рублей. Все остальные работы по запуску проекта делали самостоятельно.
Первыми пользователями нового сервиса стали знакомые Михаила из Донецка, Москвы и Киева. Большинство из них он знал с тех пор, когда занимался консалтингом.
Название нового проекта выбрали его первые пользователи. Разработчики придумали около 100 вариантов названия и запустили голосование. Вариант «Стахановец» набрал больше всех голосов - и был принят.
Система представляет собой комплекс инструментов, контролирующих различные аспекты деятельности сотрудников. С помощью программы возможно контролировать длительность рабочего времени, отвлечение сотрудников на посторонние дела, расход финансовых средств и других ресурсов, предотвращение воровства и утечек информации. «Стахановец» устанавливается на компьютер сотрудника, после чего система анализирует структуру его рабочего дня и особенности поведения. Результаты в виде отчётов и рекомендаций поступают руководителям.
Когда руководитель или владелец бизнеса получает от «Стахановца» первый отчёт, его реакция может быть очень эмоциональной. Но Михаил всегда предостерегает своих клиентов от поспешных кадровых решений. По его мнению, 80% людей работают именно так, как «принято» среди большинства в той или иной компании. Эффективность этих сотрудников зависит от условий, в которые они попадают. Их невысокая производительность часто является следствием проблем в постановке и оценке задач, а также в распределении нагрузки.
Чтобы добиться от подчинённых эффективной работы, владельцу бизнеса нужно сменить не персонал, а систему организации труда. Немедленно расставаться с сотрудниками Михаил Яхимович советует только в случаях обнаружения воровства, утечек данных, работы на третьих лиц.
По мнению гендиректора «Стахановца», одна из наиболее частых ошибок руководителей состоит в том, что они перегружают заданиями эффективных сотрудников, недогружая при этом других. В итоге те, от кого зависит благополучие компании, работают на пределе и теряют в производительности (плюс зачастую желают уйти), а другие при этом совершенно не напрягаются.
Например, отчёт показывает, что в бухгалтерии один сотрудник загружен на 80%, а другой на 20%. В этом случае нужно исправить перекосы и перераспределить нагрузку. Бывает, что компания с открытием каждого нового юрлица нанимает нового бухгалтера, потому что все действующие специалисты утверждают, что «загружены с утра до вечера». И им верят на слово. В результате бухгалтерия растёт даже тогда, когда рост самого предприятия прекращается.
Отчёт «Пользовательское время».
«Руководитель всегда должен осознавать: люди такие, какие они есть. И поэтому с ними надо работать, их надо развивать. Главное в организации рабочего процесса – умение руководителя правильно ставить задачи. Для этого у него должна быть фактическая информация о рабочем дне сотрудников. Исходя из неё, он может грамотно работать с людьми, ставя перед ними адекватные задачи. Сотрудники со своей стороны должны осознавать, что если вырастет их эффективность, предприятие сможет больше потратить на зарплаты. Когда идёт честный диалог между сотрудником и руководителем, бизнес-климат внутри компании улучшается и производительность возрастает», - считает Михаил.
- Из опыта «Стахановца»: дизайнеру одной из компаний-клиентов ставились задачи, а он большинство из них не выполнял, ссылаясь на нехватку времени. С помощью «Стахановца» выяснилось, что в течение рабочего дня он по пять-шесть часов тратил на своё хобби – обучение игре на гитаре: скачивал аккорды, смотрел видеоролики, общался онлайн с такими же «гитаристами». После разговора с ним ситуацию удалось нормализовать, и менять сотрудника не пришлось – он стал работать в полную силу.
Установка «Стахановца» на компьютер сотрудника подразумевает, что с этого момента каждая его рабочая минута будет «на виду». За время работы проекта его основатели не раз слышали упрёки в «слежке» за сотрудниками. С такой постановкой вопроса Михаил категорически не согласен.
«Между личным и рабочим временем есть чёткая граница. Рабочее время – это такой же товар. Поэтому работодатель, «покупая» его, имеет право контролировать деятельность сотрудников в течение рабочего времени. Суды многих стран в таких вопросах уже не раз становились на сторону работодателя», - говорит предприниматель.
Но далеко не все сотрудники, на компьютеры которых устанавливается программа, возражают против нововведения. Часть персонала предприятий-клиентов нередко поддерживает установку системы. В основном это те, кто много и результативно работает, нередко получая при этом зарплату на уровне отстающих. Такие сотрудники хотят, чтобы начальство, наконец, заметило и оценило их вклад в общее дело.
Продавать услуги «Стахановца» через рядовых сотрудников компании-потенциального клиента практически невозможно. Бывало, что «стахановцы» предлагали свою разработку стандартным путём – через линейного менеджера или секретаря, и не находили отклика. А через некоторое время эта же компания сама выходила на них, потому что учредитель или директор получил рекомендацию от своих партнёров.
Однажды Михаил провел эксперимент: он позвонил в компанию своих знакомых, у которых «Стахановец» уже был внедрён, и попросил секретаря передать предложение руководству. Когда она прочитала, о чём идёт речь в предложении, то просто выбросила его в корзину.
Отчёт по отклонениям.
Чтобы успешно продавать программу контроля рабочего времени, нужно находить тех, кто по-настоящему заинтересован в развитии бизнеса. Обычно это собственники и топ-менеджеры компаний. Мест, где с ними можно познакомиться и побеседовать, не так уж много. В первую очередь, это различные семинары и выставки. Эффективность этих мероприятий неплоха, но их проводится не слишком много. Иногда заинтересованные лица компаний сами находят сайт «Стахановца». Но главным источником поступления новых заказчиков являются рекомендации действующих клиентов. Результат от «сарафанного радио» стал ощутим уже с первых месяцев работы проекта.
«Когда закончился «первый круг» наших знакомых, у нас начали снижаться продажи. Мы тогда ещё не понимали, как системно выходить на владельцев и топ-менеджеров компаний. В итоге начали искать партнёров и предлагать им свои услуги. Одновременно с этим заработало «сарафанное радио». Первые знакомые, которым мы поставили систему, начали её рекомендовать своим партнёрам по бизнесу. В дальнейшем таких кризисов продаж у нас уже не было», - вспоминает Михаил.
Программу можно приобрести как на собственном сайте «Стахановца», так и на сайтах дистрибьюторов. Они представляют интересы компании и имеют право делать свои страницы для продажи продукта. В соцсетях проект представлен в Facebook и в «Вконтакте». Но соцсети для компании – не более чем вспомогательный инструмент.
Клиентами «Стахановца» являются в основном средние и крупные компании. Чем больше организация – тем больше вероятность того, что в ней актуальны проблемы эффективности работы сотрудников и предотвращения утечек. В небольших компаниях эти вопросы на фоне остальных кажутся не такими важными. Но при этом у «Стахановца» есть довольно много клиентов, у которых система установлена всего на два компьютера. И иногда в таких случаях её использование приносит руководителю неожиданные результаты.
К примеру, в небольшом турагентстве, у которого дела шли не слишком хорошо, была всего одна нанятая сотрудница. Владелец установил программу, чтобы понять, насколько правильно его подчинённая выстраивает свой рабочий день. В итоге выяснилось, что девушка передавала информацию о каждом входящем звонке своему молодому человеку, у которого тоже была туристическая компания. Такие случаи не единичны.
Отчёт «Анализатор рисков».
«В компаниях из 10 и более сотрудников практически всегда находится один, который нацелен на продажу и «слив» информации при наличии такой возможности. В компаниях, где работают всего 2-3 человека, такое случается намного реже, но всё равно бывает, особенно в риэлтерском и туристическом бизнесах. В этих сферах входящий звонок клиента обходится недёшево. Владелец оплачивал рекламу, нарабатывал репутацию, и всё это обнулялось тем, что звонки уходили «налево». В таких случаях кадровые решения необходимы», - уверен Михаил.
- Из опыта «Стахановца»: с помощью программы контроля регулярно раскрываются случаи «бизнеса в бизнесе». Например, руководитель отдалённого филиала вместе с товарами или услугами компании (или вместо них) предлагает другие, не связанные с его основной работой. При этом он использует складские площади и сотрудников своего работодателя. А услуги компании продаёт не напрямую, а через свою «фирму-прокладку», директор которой – его жена. Случаи таких злоупотреблений встречаются довольно часто.
В первый год работы «Стахановца» подключение одного рабочего места обходилось клиенту в сумму от 800 до 1100 рублей. Но при этом в программе постоянно добавлялись новые функции, и спектр решаемых системой задач постепенно увеличивался.
Улучшения, вносимые в программу, влияли и на её стоимость. Сегодня годовая установка системы стоит 2340 рублей за одно рабочее место. Цена снижается на несколько процентов за каждые 50 подключенных машин. Также существует система скидок и акции, направленные на то, чтобы клиентам было проще принимать решения о покупке системы.
«Стахановца» можно установить и в бессрочное пользование. Такая услуга стоит около 4500 рублей за одно рабочее место. Эта схема была введена по просьбе клиентов, которые предпочитают решать вопросы «раз и навсегда», и не думать каждый год о продлении обслуживания.
«Босс-Офлайн» (общий вид).
Желающие протестировать работу системы могут установить её без какой-либо оплаты. До недавнего времени «Стахановцы» предлагали «бесплатную версию» программы на одно рабочее место. Сейчас её можно установить сразу на три компьютера в одной организации. Представители крупных компаний также могут заказать двухнедельное бесплатное тестирование на любое количество машин.
«Мы увеличили количество бесплатных рабочих мест до трёх, чтобы как можно больше людей могло установить и протестировать нашу программу. Большие компании чаще всего покупают платные рабочие места, как только программа показывает свои первые результаты. Бывает, только один обнаруженный инцидент в десятки раз перекрывает затраты на покупку. А если ещё и считать выгоду от более эффективной работы сотрудников, то всё для владельцев получается более чем очевидно», - рассуждает Михаил.
На сегодняшний день у «Стахановца» более 4000 клиентов в России и Украине. Каждый месяц компания заключает около 100 договоров на обслуживание.
Основную часть прибыли «Стахановец» вкладывает в дальнейшее улучшение и развитие своего продукта. За год в систему добавляется около 80 улучшений. Это либо новые возможности для клиентов, либо улучшения существующих функций. За весь период работы компании общее количество доработок и модернизаций составило несколько сотен.
Большинство из них появляется в программе по просьбам пользователей. Если пожелание клиента не единичное и связано с решением реальной бизнес-задачи, его добавляют в программу в виде новой функции. Иногда крупные компании просят разработать эксклюзивный функционал под собственные нужды. Если эти новинки могут быть интересны и другим компаниям, их тоже добавляют в программу.
«Мы считаем, что делаем наш инструмент правильно. В разработке мы всегда отталкиваемся от того, что просят клиенты, исходя из их реальных потребностей. Наша программа на 90% состоит из пожеланий клиентов. С точки зрения функционала практически каждый пункт в нашем отчёте – это решённая проблема кого-либо из наших пользователей», - говорит Михаил.
- Из опыта «Стахановца»: в одной компании обнаружился целый отдел-призрак. Компания хотела освоить новое направление, под этот проект был нанят отдел в составе четырёх человек. Но позже было решено отказаться от этого направления. Заместителю директора поручили перераспределить сотрудников по другим подразделениям. На следующий день он ушёл в отпуск, а вернувшись, забыл об этой задаче. И четыре человека три месяца ходили на работу и получали зарплату, ожидая дальнейших решений руководства. Когда на предприятии внедрили «Стахановца», то выяснилось, что эти сотрудники не выполняют вообще никакой работы. Примечательно, что сфера деятельности фирмы с отделом-призраком - помощь другим компаниям в улучшении бизнеса.
В первые месяцы над проектом работали лишь двое его основателей – Михаил Яхимович и Сергей Шамшин. Затем они начали привлекать к работе подрядчиков и постоянных сотрудников как для разработки продукта, так и для продаж.
После начала военных действий в Украине в 2014 году компания переехала из Донецка и теперь работает на два офиса – в Москве и Киеве. Основная часть персонала находится в Москве, сам Михаил проводит примерно одинаковое время в обеих столицах. На сегодня в компании работают 22 человека: разработчики, маркетологи, сотрудники отдела развития и отдела продаж.
Некоторые из своих технологий «Стахановец» разработал и внедрил одним из первых на рынке. Примером такой разработки является «клавиатурный почерк» Эта технология анализирует стиль работы человека на клавиатуре. Учитывается несколько факторов: время нажима на кнопки, временные промежутки в буквах в популярных сочетаниях и т.д. Совокупность этих показателей создает «клавиатурный отпечаток», индивидуальный для каждого человека. Это помогает идентифицировать того, кто именно внёс с компьютера те или иные изменения в документы.
Опция «клавиатурный почерк» может обнаружить не только того, кто внёс изменения в документ, но и сотрудников, которые работают на компьютере в состоянии алкогольного опьянения.
Экраны пользователей.
Сейчас «Стахановец» обслуживает юридические лица, но на 2017 год запланирован выпуск продукта для частных клиентов. Это будет программа для родителей, цель которой – контроль пользования интернетом и анализ круга общения их ребёнка в соцсетях.
Если ребёнок «сидит» на каком-то потенциально опасном форуме (например, связанном с наркотиками или суицидом) или получает другую нежелательную информацию из интернета, родителю придёт оповещение. Также программа будет действовать, если «заметит» среди сетевых друзей ребёнка какого-то подозрительного человека.
«Запретить всё – это не путь. Интернет нужен ребёнку и для развития, и для общения со сверстниками. Но бесконтрольно всё разрешить – это большие риски, связанные с наличием в сети огромного количества мошенников и разного рода злоумышленников. Наш инструмент даст возможность родителям получать оповещение в случае каких-то угрожающих ситуаций. Детям не нужен непрерывный контроль. Но если ситуация требует вмешательства, нужно дать родителям такую возможность», - считает Михаил.
В технологическом отношении ближайшие перспективы отрасли специалисты связывают с появлением новых интеллектуальных методик анализа информации. Сейчас аналитическую работу с данными обычно проводит владелец или руководитель бизнеса. Но со временем этих данных становится слишком много. Инструмента, который проводил бы интеллектуальный предварительный анализ с накоплением опыта предыдущих решений, пока нет. Но, по мнению Михаила, он может появиться в обозримом будущем.
«Мне кажется, что мы на пороге глобальных изменений в IT-отрасли, и скоро машины смогут учиться, основываясь на предыдущем опыте, – рассуждает Михаил. – В начальном виде эти технологии работают уже сейчас. Мы делаем что-то в браузере – он анализирует наше поведение, и в итоге это накладывает отпечаток на результаты нашего поиска. Обучение, основанное на предыдущем опыте и данных – это то, к чему мы стремимся. Этот путь понятен, по нему нужно идти. Нужно упрощать работу человека, чтобы он высвобождал своё ценное время для чего-то другого».
Как устроен сервис подбора персонала с помощью видеоинтервью.
Как устроен сервис поиска клиентов в социальных сетях.
Как устроен сервис-посредник между репетиторами и учениками.
