Быстрее, проще, точнее: что малому бизнесу следует автоматизировать в первую очередь

Автоматизация – уже не модный тренд, а необходимость для выживания бизнеса на рынке. Многие компании давно и успешно применяют новые технологии. Но «слепое» и бессмысленное внедрение IT-систем может принести компании серьёзный ущерб. О том, как определить целесообразность автоматизации и работу каких подразделений целесообразно переводить «в цифру» в первую очередь, руководитель проектов в компании «НЭП» Максим Попов рассказал порталу Biz360.ru.

Любой бизнес, связанный с товарооборотом, зависит от двух ключевых факторов: наличия нужных товаров на складе и эффективного использования складских площадей. Однако на практике большинство компаний сталкиваются с двумя крайностями: 

• «Нет того, что нужно», – товар закончился, из-за чего клиенты уходят к конкурентам.

• «Не помещается то, что нужно», – склады забиты неликвидом, а нужные позиции некуда размещать. 

Эти проблемы не просто раздражают предпринимателей. Они съедают прибыль, увеличивают издержки и снижают лояльность клиентов.

Во многих компаниях складской учёт до сих пор ведётся в табличках. Да, вести склад в Excel можно. Но представьте, что вы пытаетесь управлять современным автомобилем тем же способом, что и телегой. Технически это, наверное, возможно, но эффективно ли? 

Когда бизнес растёт, а клиенты хотят мгновенных ответов, Excel превращается в «цифровую смирительную рубашку». Судите сами.

1. Программа не работает в реальном времени. Возможные проблемы:

• Ошибки в отгрузках – обещали товар клиенту, но не смогли поставить.
• Конфликты данных – у менеджера одни цифры, а у кладовщика другие.
• Потерянные продажи – покупатель уходит к конкуренту, который даёт точную информацию о сроках поставки. 

2. Excel не умеет работать с несколькими пользователями. Это значит, что программа не способна: 

• блокировать данные при одновременном редактировании файла;
• показывать актуальные остатки всем сотрудникам сразу;
• автоматически резервировать товар при оформлении заказа. 

3. Excel не связан с другими бизнес-процессами и не защищает от «хаоса в данных». 

Что же использовать вместо Excel? В зависимости от реальных потребностей бизнеса и его размеров для автоматизации склада подойдут WMS-решения (Warehouse Management System – система управления складом, которая автоматизирует все операции: от приёмки товаров до их отгрузки клиенту), ERP (Enterprise Resource Planning – системы планирование ресурсов предприятия») и\или облачные решения. Чтобы точнее определить, какая система будет оптимальной для вашей компании, рекомендуем обратиться к экспертам, которые внедряют такие IT-решения. 

Представьте пианиста, исполняющего концерт с завязанными глазами и одной рукой. Примерно так выглядит бизнес, пытающийся вручную управлять продажами и взаимодействием с клиентами в 2025 году. Покупатели хотят мгновенных ответов, конкуренты уже используют ИИ-аналитику, а рынок стремительно меняется. Вот почему автоматизация продаж – это не про «удобные фишки», а про выживание в цифровую эпоху, где побеждает тот, кто успевает за временем.

Чтобы оставаться конкурентоспособными, компаниям необходимо:

• автоматизировать отчёты, чтобы выявлять самые прибыльные товары в один клик;
• прогнозировать спрос;
• синхронизироваться с другими отделами – склад, бухгалтерия и маркетинг должны видеть одни и те же цифры. 

Внедрение CRM-системы – это стратегическое решение, которое превращает хаотичные продажи в отлаженный механизм. Система берёт на себя рутину, исключает человеческие ошибки, раскрывает скрытые возможности клиентской базы. Но главное – она освобождает команду для главного: роста бизнеса, а не бесконечного «тушения пожаров» в Excel-таблицах и почтовых переписках. 

После пандемии бизнес столкнулся с ростом запросов на удалённую работу. Но бумажный кадровый документооборот при этом превратился в настоящий кошмар. 

Рассмотрим распространённый кейс. Сотрудник (например, из Краснодара) работает по трудовому договору в московской компании. Для кадровой службы каждый документ (отпуск, больничный, премия) требует подписи сотрудника и пересылки в московский офис почтой. В подобном случае оформление отпуска, больничного или приказа занимает дни, а то и недели.

Решением может стать внедрение цифрового кадрового документооборота (КЭДО) с применением ЭЦП (электронной цифровой подписи) и workflow-автоматизацией. 

Что меняется? 

• Сотрудник подаёт заявление онлайн (например, через личный кабинет сотрудника), руководитель согласует его в пару кликов.

• Все документы подписываются электронной подписью и хранятся в системе.

• Больничные, отпуска и выплаты оформляются вовремя и без задержек. 

Финансовый директор и главный бухгалтер компании первыми обращаются к собственнику бизнеса за автоматизацией. Почему? Потому что тратят уйму времени на рутинные операции. 

Бухгалтер вручную сводит данные из Excel и банков, рискуя опоздать со сдачей налоговой отчётности или допустить ошибку.
Финансовый директор не видит актуальных данных: денежные потоки, лимиты и прогнозы «тонут» в ворохе таблиц. В кризисной ситуации (дефицит кассы, срочный платёж) решения принимаются вслепую. 

После внедрения IT-решения деятельность бухгалтерии и/или финансового отдела меняется:

• Бухгалтер формирует отчёты в один клик, а система сама сверяет данные с банками и ФНС.

• Финансовый директор видит в реальном времени остатки по счетам и кассе, лимиты затрат по статьям, прогноз cash flow на основе текущих платежей и договоров. 

Современный бизнес требует скорости и точности. Автоматизация финансов позволяет бухгалтерии больше не опасается штрафов за просроченную отчётность, а финансовый директор начинает управлять деньгами, а не учётом. В то же время руководитель и\или собственник получает дашборд с ключевыми метриками (маржинальность, долговая нагрузка) и может мгновенно скорректировать стратегию развития компании. 

Представьте обычный день предпринимателя, который пытается заключить договор с новым поставщиком. Казалось бы, повседневная рутина, но именно здесь начинается ад. Документ готовят в Word, и каждый раз, когда нужно внести правки, его пересохраняют под новым названием: «Договор_финальный», «Договор_финальный_исправленный», «Договор_точно_последний».

Потом его отправляют на согласование потенциальному поставщику. Письмо с договором может улететь в электронной почте в спам, потеряться среди сотен других или просто зависнуть в чьём-то «непрочитанном». Отправитель не может быть уверенным, дошло ли оно, без ответа адресата. Проходит день, два, три – а контрагент молчит. Предприниматель нервничает, звонит с вопросом «Вы получили договор?» Оказывается, нет. Или получили, но не смотрели. Или посмотрели, но забыли ответить. 

Наконец, ответ приходит. Но это не подпись, а список правок. Надо снова открывать Word, вносить изменения в договор, сохранять новую версию и отправлять её снова поставщику. Для бизнеса эта ситуация – не абстрактные сложности, а реальные потери. Зарплата сотрудников, которые тратят часы на рутину вместо важных задач. Упущенные сделки из-за медлительности. Штрафы за просрочки, которые можно было избежать.

Автоматизация документооборота убирает хаос, даёт контроль над процессом и экономит тысячи часов. Но многие компании до сих пор платят «налог на беспорядок» – деньгами, нервами и потерянными возможностями.

Если бизнес держится на неформальных договорённостях (как часто бывает в творческих или локальных проектах), то жёсткая система документооборота только оттолкнёт клиентов и партнёров. Иногда проще один раз позвонить поставщику и сказать: «Давай как обычно», чем неделю согласовывать сделку «в цифре». Но в данном случае все юридические и прочие риски предприниматель берёт на себя. 

Автоматизировать документооборот в большинстве случаев стоит. Но если ваш бизнес – это личные отношения, редкие сделки или индивидуальные договоры, то бумага, ручка и живое общение могут быть куда эффективнее ЭДО.

• К цифровой трансформации стоит относиться как к логичному развитию бизнеса, а не как к модному тренду. Автоматизация бизнес-процессов становится необходимостью, когда ручные операции начинают дублироваться, теряться в бесконечных согласованиях или требовать неоправданных временных затрат. Но если компания работает с минимальным набором документов, её процессы гибки и нешаблонны, а ключевые сделки держатся на доверии и личных договорённостях – насильственная цифровизация лишь усложнит работу. Она добавит лишние ступени там, где раньше хватало звонка и рукопожатия.
  
  

• Автоматизировать бизнес стоит не потому, что «все так делают», а только когда понятно, какие потери покроет автоматизация и какую пользу принесёт. 
  
  

• Автоматизируйте только то, что ещё работает, но уже медленно или неэффективно. 
  
  

• Если связи между автоматизацией и увеличением прибыли, сокращением издержек или упрощением рутины нет – задумайтесь, нужен ли вам такой проект.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360