Диарея совещаний: основные симптомы и варианты лечения

Взрослый ответственный человек регулярно проходит медицинские чекапы, чтобы контролировать своё здоровье. А ответственный предприниматель время от времени исследует состояние своей компании, чтобы понять, всё ли с ней в порядке. Вячеслав Таранов, предприниматель и бизнес-тренер, в книге «Краткая энциклопедия болезней бизнеса» рассказывает о проблемах, на которые собственники компаний должны обратить особое внимание. С разрешения издательства «Альпина PRO», выпустившего эту книгу, мы публикуем описание одной типичной «болезни» бизнеса.

Совещания – подлинное бедствие. Они назначаются внезапно, рушат все планы и никогда не заканчиваются – настоящая диарея. 

Эта болезнь не смертельна, но существенно снижает эффективность процессов, столь важную для бизнеса. Бизнес – не хобби вроде фитнеса, бизнес – это спорт высоких достижений, здесь счёт идёт на доли секунды и можно запросто вылететь из турнирной таблицы. 

1. Совещания отнимают у менеджеров более 30% рабочего времени. Сотрудники жалуются, что им не хватает времени выполнять свои прямые обязанности.

2. Иногда руководителям тоже жаль тратить рабочее время на  совещания… и  тогда они назначают совещания либо после окончания официального рабочего дня, либо в выходные.

3. Длительность регулярных совещаний превышает полтора часа.

4. Один и тот же вопрос зачастую обсуждается на разных совещаниях с разными людьми.

5. Многих участников совещаний вообще не касаются обсуждаемые на них вопросы.

6. После совещания менеджеры не всегда понимают, о чём они договорились (и договорились ли). Повторные обсуждения вопроса заканчиваются тем же.

7. Участники приходят на совещания неподготовленными. Они изучают материалы, относящиеся к теме обсуждения, непосредственно на встречах.

8. Совещание начинается монологом руководителя, который затем «заслушивает» подчинённых, отвечающих за разные направления, с погружением в детали, непонятные остальным участникам.

9. То и дело в экстренном режиме созываются срочные совещания, которые ломают график сотрудников. Фактор срочности себя, как правило, не оправдывает.

10. Еженедельные совещания, планёрки, летучки, оперативки носят скорее ритуальный характер и не имеют реальной ценности для участников.

11. Утверждённая повестка совещаний постоянно нарушается.

12. Совещания слабо управляются. Выступают одни и те же люди, лимит времени выступления не соблюдается.

13. График совещаний настолько плотный, что сотрудники вынуждены опаздывать на  одни совещания, задерживаться на других и уходить раньше с третьих. Это всегда дополнительный стресс для всех участников. 

1. В компании никогда не было единого графика совещаний – просто так сложилось, что команда обросла неподъёмным количеством плановых совещаний, наряду с которыми приходится проводить также внеплановые, срочные и авральные встречи. Бестолковые планёрки воспринимаются как неизбежное зло. 
   
   

2. В компании нет регламента совещаний – не определено, что должно происходить до  встречи, как проводится собственно встреча и что необходимо сделать по её окончании. Вариант: регламенты прописаны, но их не помнят. Ещё один вариант: о регламентах помнят, но их не соблюдают, потому что «они не работают». 
   
   

3. В  организации нет компетенций по теме эффективных совещаний. Как нет и понимания, что совещание – это весьма затратная часть производственного процесса, учитывая размеры компенсаций руководителей. Отношение к совещанию как к  самоорганизующемуся процессу обходится дорого! 
   
   

4. В компании никто никогда не оценивал эффективность собраний. Расходы на канцтовары, кофе и крекеры учитываются, о расходах на бесполезные собрания никто не думает! Сотрудники это понимают, но поднимать вопрос целесообразности совещаний никто не хочет. 
   
   

5. Во многих компаниях фактическая продолжительность рабочего дня в 10–12, а то и 14 часов считается нормой, а не следствием плохого менеджмента. Следовательно, время сотрудника можно сколько угодно тратить на совещания (а свою работу он сделает вечером или в выходные). 
   
   

6. Как правило, в таких компаниях культивируется атмосфера постоянного аврала –  «тушение пожаров» становится нормой жизни и, разумеется, требует постоянных экстренных совещаний. 

1. Поскольку время – главный невосполнимый ресурс, неэффективные совещания приводят к многомиллионным потерям. Если не верите, то просто подсчитайте долю зарплаты (окладов, бонусов, дивидендов и так далее), которую участники собраний вне зависимости от их роли в компании получают только за участие в совещаниях. 
   
   

2. Многие совещания не приводят к принятию решений, а лишь запускают цепочку бесполезных обсуждений – и многие к этому привыкли. Но для здоровой команды норма – быстрое принятие и оперативное претворение в жизнь эффективных решений. 
   
   

3. Жизнь в режиме совещаний не даёт сотрудникам сконцентрироваться на основной работе, организация теряет в скорости реализации проектов, что ухудшает положение компании на конкурентном рынке. 
   
   

4. Сотрудники, вечно кочующие между совещаниями, находятся в состоянии непрерывного стресса – им некогда сходить в туалет, не то что нормально пообедать. 
   
   

5. Для нормальной, спокойной работы в распоряжении сотрудников остаётся время после 18:00 и выходные. Это нарушает баланс работы и личной жизни и приводит к выгоранию.
   
   

6. Чем больше времени отводится на совещания, тем меньше внимания уделяется клиентам. 

Однажды я больше 20 минут ждал, пока в ресторане отеля ко мне подойдёт официант. Выяснилось, что весь персонал был на собрании, посвящённом повышению уровня клиентского сервиса. Собрание затянулось. 

1. Для начала необходимо провести аудит существующей практики проведения совещаний. Составьте список всех собраний, планёрок и летучек. По каждому из мероприятий нужно ответить на следующие вопросы: 

• Это совещание действительно нужно? Зачем? Какую задачу оно решает? Это первый очень важный фильтр.

• Можно ли заменить это совещание рассылкой информационного письма, голосованием в  чате, совместным редактированием электронного документа? Если ответ «да», не проводите совещание.

• Регулярность совещания соответствует нуждам бизнеса? А если проводить его не раз в неделю, а раз в две недели или раз в месяц?

• Насколько оправданно участие каждого из приглашённых сотрудников? Зачем он приглашён? Каков его вклад? Он участвует в обсуждении и принятии решений или вызван для того, чтобы «быть в курсе »? Что об этом думает сам сотрудник? Насколько это совещание полезно для его работы?

• Можно ли сократить время совещания в два раза?

• Насколько эффективными были совещания по этой теме за прошедший квартал? Есть ли у участников чёткое понимание результата каждой встречи?

• Насколько подготовка и проведение собрания соответствуют принятым в компании стандартам? 

2. Последний пункт предыдущего раздела имеет смысл обсуждать только при условии существования стандартов проведения совещаний. Если их нет, их нужно разработать, чтобы совещания стали эффективным инструментом, а не бессмысленной потерей времени. Вот что должны предусматривать такие стандарты: 

• Приглашение на совещание направляется заблаговременно. Важно, чтобы оно не пересекалось с другими событиями в календарях приглашённых. Понятно, что это может быть только в идеальном мире, но чем раньше направлена информация, тем проще сотруднику перенести другие мероприятия.

• В приглашении, кроме времени и места собрания, обязательно указывается повестка и список вопросов, требующих предварительной подготовки. Сотрудник имеет полное право отклонить приглашение, не содержащее повестку.

• На совещании обязательно ведётся протокол. Это не бюрократическая формальность, а  жизненная необходимость. В протокол записываются только принятые решения. В течение 24 часов резюме встречи направляется всем её участникам – чтобы все одинаково понимали, о чём они договорились.

• Если участники пришли на собрание неподготовленными к обсуждению запланированной повестки, совещание переносится – и это единственный способ приучить людей приходить подготовленными. Лучше выделить время и собраться ещё раз, чем из раза в раз тратить время на погружение в контекст.

• Совещание должно строго соответствовать повестке, причём в ней не должно быть раздела «прочее» – в крайнем случае на него можно отвести максимум 10 минут в  конце. Если всплывает большой важный вопрос, назначается новая встреча с составом участников, необходимым для его решения.

• На  каждом собрании необходим ведущий, ответственный за соблюдение тайминга и повестки.

• Совещание не должно выходить за рамки отведённого на него времени. Вопросы, на  которые не  хватило времени, выносятся на  следующее совещание. Два-три таких случая – и все начинают укладываться в отведённое время.

• Необходимое оборудование подключается и настраивается заранее.

• Длинные презентации с  многочисленными таблицами должны быть запрещены к показу на совещаниях из соображений простой целесообразности (не говоря уже о  стоимости времени, затрачиваемого на подготовку и оформление таких презентаций).

• Максимальная продолжительность совещания – 55 минут. В исключительных случаях собрания могут длиться несколько часов, но это большая редкость. 

В одной компании была установлена полезная практика – если «прозаседавшиеся» не  уложились в 55 минут, все мужчины должны 20 раз отжаться, а  женщины – сделать 20 приседаний. Так удалось извлечь пользу даже из затянувшихся совещаний. Впрочем, команда очень скоро научилась заканчивать собрания вовремя. 

3. Эффективность проводимых совещаний необходимо регулярно оценивать. Это можно делать в конце каждой встречи или раз в месяц – важно, чтобы это происходило. 

Абсолютно все организации стараются экономить ресурсы, это должно относиться и к ресурсу времени – не зря многие компании внедряют стандарты бережливого производства, разрабатывают собственные производственные системы. Совещания –  огромная статья расходов, но её пока не привыкли выделять отдельной строкой. 

О том, что такое управленческая импотенция, зуд инноваций, закупоривание сосудов обратной связи, читайте в книге Вячеслава Таранова «Краткая энциклопедия болезней бизнеса».

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен». 
biz360