Digital-эволюция домашнего офиса: 30 инструментов для удалённой работы

Тысячи компаний на период эпидемии коронавируса перевели своих сотрудников на удалённую работу. Для многих из них переход на дистанционный формат связан с высоким уровнем стресса и нарушением процессов коммуникации внутри команды. И в этом случае может помочь опыт тех компаний, которые давно работают дистанционно. Так, команда агентства Biznesmuza уже несколько лет взаимодействует между собой и с клиентами в удалённом режиме. По просьбе портала Biz360.ru основатель агентства Марина Соболева рассказала о тех инструментах, которые использует компания.

Первостепенная задача при переходе в режим home office – оборудование рабочего места. Если раньше ваша компания не работала на удалёнке и компьютеры сотрудников не оборудованы комплектом программ и сервисов для дистанционной работы, лучше не пускать этот процесс на самотёк, а снабдить команду необходимой техникой и ПО. Настроенный на работу сотрудник и исправный компьютер с хорошим интернетом и комплектом программ – необходимый минимум. Как его обеспечить?

Установите программу для учёта времени. В условиях работы из дома, особенно если они не типичны для вашей компании, у сотрудников достаточно много отвлекающих факторов. А фактическое отсутствие постоянного внешнего контроля может стать стимулом для прокрастинации. Такие программы дисциплинируют в процессах и помогают распределять время на важные дела, минимизируя отвлечение на не важное. Например, это может быть сервис Toggle.

Дайте рекомендации по организации рабочего места. Очень важно с комфортом оборудовать рабочее место, сведя к минимуму дискомфорт и отвлекающие факторы. Но также – научиться переключаться с режима «дом» на «работа» и обратно в одних стенах. Из опыта, большой помощник в решении этой задачи на старте – одежда: консервативная для настроя на работу, более расслабленная – возвращает в домашний режим. Возможно не сразу, но через время мозг станет распознавать этот как сигнал: «работаем-отдыхаем».

Минимизируйте беспокойство с обеих сторон. Переход на онлайн-взаимодействие – отличный повод приучить себя фиксировать задачи в электронном виде. Ряд сервисов даёт возможность фиксировать рабочие задачи, наполнять Inbox и распределять задачи между сотрудниками, делиться списками задач. Кроме того, эти сервисы избавят от необходимости ежечасно отчитываться о проделанной и запланированной работе. А значит, сведут тревожность руководителя к минимуму, повысят уровень комфорта сотрудника.

Todolist – максимально простой интернет-сервис для ведения нескольких списков дел одновременно. Можно ставить задачи на несколько дней вперёд.

Сервис Miniplan подойдёт для простой фиксации списка дел.

Сервис Evernote оптимально подходит для хранения большого объёма заметок с возможностью добавления вложений (документов, сканов, видео- и аудиозаписей). Сервис можно использовать и как систему управления проектами: информацию можно хранить, распределять по функциональным папкам, делиться документами и файлами, где бы вы ни находились. Evernote доступен онлайн со стационарного компьютера, как приложение на смартфоне, при этом можно работать и офлайн – а при подключении к интернету автоматически синхронизировать работу.

Доступно подключение к любому из трёх вариантов: бесплатному пакету с минимальным функционалом, премиум-пакету с расширенными опциями и бизнес-пакету с максимумом возможностей.

Электронный ежедневник LeaderTask помогает управлять командными планами, предоставляет возможность синхронизации данных с разных устройств.

В системе Worksection доступно как планирование времени, так и облачное хранение файлов различных форматов. Сервис предлагает широкую линейку тарифов - от бесплатных до профи. В платных тарифах предоставляется доступ к тайм-трекингу (постановка задач, лимитированных по времени), диаграмме Ганта (позволяет отследить степень выполнения каждой конкретной задачи и синхронизировать её с личным календарем исполнителей) и автоматической отчётности (показывает эффективность сотрудников, превышение затрат и задержки по срокам).

Cервис «Битрикс24» полезен для организации удалённой работы в любом формате: онлайн-офис, команда техподдержки проекта, планирование личных задач и проектов, CRM-система. Рабочие документы хранятся в облаке, общение команды происходит в разноуровневых чатах (так называемая «Живая лента»). Есть также проведения видео-конференции с участием не более 10 человек. Автоматически ведётся учёт рабочего времени и формируется отчётность. Можно использовать как мобильную, так и коробочную версию для ПК.

В связи с эпидемией, компания приняла решение снять ограничение на количество участников в бесплатной версии тарифа онлайн-доступа к сервису (раньше число пользователей ограничивалось 12 сотрудниками).

В приложении Todoist можно разбить задачи по дням и неделям. Цветовые маркеры, группировка задач в проекты, присвоение уровня важности, делегирование задач другим исполнителям – всё это доступно в Todoist. Сервис также помогает отследить продуктивность работы по дням, неделям и месяцам, а также степень вовлечённости в тот или иной проект. Приложение синхронизируется с сервисами Google и Apple для облачного хранения файлов, геометок, голосового управления и пр.

Сервис TickTick поможет составить планы на несколько дней и напомнит о необходимости выполнения задач. К отдельным задачам можно добавлять теги, оформлять их разными цветами для разграничения личных и рабочих дел, группировать дела в списки и папки с различным уровнем срочности и важности. Доступна функция голосового ввода новых задач.

Приложение Any.do отличается предельной простотой управления и планирования. Здесь можно составлять списки дел, планировать проекты и подзадачи в них. Доступно 13 языков на выбор. Умные напоминания всегда заранее известят вас о запланированных делах.

Простого планировщика может быть недостаточно, когда результат работы зависит от общих для команды задач, а на разных этапах проекта задействованы разные сотрудники. В этом случае на помощь приходят сервисы для организации совместного ведения проектов.

Сервис Asana удобен для планирования работы команды тем, что совмещает в себе электронного мультипланировщика и аналитическую платформу. Прогресс в выполнении заданий можно отслеживать на каждом этапе. Если задачи повторяются, рабочий процесс легко автоматизировать. Ещё один полезный бонус – возможность создавать красочные графики, диаграммы, схемы.

Платформа интегрируется с многими важными приложениями для успешной работы (Outlook, Gmail, Slack и др.). Можно отследить уровень нагрузки на каждого сотрудника, чтобы не допустить его перегорания или не оставить его без текущих задач. При этом учитывается не только количество задач, но и их сложность.

Бесплатный сервис Trello – отличный помощник в организации удалённого офиса и командной работы. Вы можете вести работу над несколькими проектами сразу и отслеживать степень их готовности. Эта функция особенно полезна, когда сотрудник не может приступить к задаче, пока не выполнена часть работы коллеги. Список дел создаётся из интерактивных карточек с кратким описанием задач. Можно отметить их цветом, поставить срок выполнения, прикрепить ответственных за выполнение задачи, добавить нужные для работы файлы. Для сложных многоуровневых задач создаются чек-листы для поэтапной проработки.

Весь список задач может быть довольно обширным, поэтому для удобства их можно группировать по столбикам: переговоры с партнёрами, работа с сайтом, SMM, встречи и онлайн-конференции и т.д. Поставьте крайний срок выполнения, и по мере приближения к дедлайну карточка будет менять цвет маркера на оранжевый, а затем на красный.

Как только завершён описанный в карточке этап работы, её нужно перенести в столбец выполненных задач, чтобы коллега мог приступить к делам. Увидев новую переданную в работу задачу, сотрудник сигнализирует о её принятии, по завершении карточку в списке выполненных задач можно будет удалить. Если рабочие задачи периодически повторяются, полезной будет функция копирования задач списками – процесс планирования занимает гораздо меньше времени.

Любители стикеров, схем и диаграмм по достоинству оценят сервис Miro. Над заполнением доски задач трудится вся команда. При необходимости к стикеру крепятся файлы или полезные ссылки. Задачу можно прокомментировать, стрелками обозначить последовательность действий, создать визуально понятные связи между ними.

Если личная встреча невозможна, всегда можно организовать видео-коммуникацию онлайн. Это необходимо при решении сложных вопросов, когда достичь договорённостей в переписке не представляется возможным.

Для успешной видеовстречи в бесплатном сервисе Google Hangouts нужно не так много: стабильный интернет, действующий аккаунт в Google и компьютер, оснащённый видеокамерой и микрофоном. Кстати, на время распространения вируса и вынужденной изоляции, сервис открыл бесплатный доступ к премиум-функциям. Так, теперь можно создавать видеоконференции на 250 участников и вести онлайн-трансляции для сотни тысяч зрителей совершенно бесплатно.

Ещё один популярный сервис для онлайн-конференций и видеосвязи – Zoom. Учётную запись можно создать бесплатно. В одну сессию можно включить до 100 участников, а длительность её – не более 40 минут.

Сервис обеспечивает высокое качество видео и безопасность (используется технология сквозного шифрования). Есть возможность делать заметки по ходу сессии, включать трансляцию экрана, сохранять видео в облаке или на локальных накопителях.

Для онлайн-вебинаров сегодня большой выбор сервисов, которые также можно использовать для решения бизнес-задач.

Платформа MyOwnConference обеспечивает доступ к вебинару с мобильных и стационарных устройств.

Среди функций есть трансляция видео онлайн с количеством ведущих не более 10 человек, демонстрация экрана, запись видео и обратная связь в онлайн-чате. Нарушителей правил можно заблокировать временно или внести в чёрный список. На сайте сервиса можно создать красочную страничку для регистрации на конференцию или вебинар, причем с использованием индивидуального брендинга. Важный момент: даже в бесплатной версии доступен неплохой функционал.

Сервис AnyMeeting предусматривает участие в вебинаре до 12 ведущих и до 1000 человек. В ходе трансляции можно создавать быстрые опросы для получения отклика аудитории. По завершении трансляции сервис предоставляет отчёт, чтобы вы могли проанализировать воронку продаж. В остальном платформа имеет схожий функционал с другими сервисами.

Сервис Livestorm предлагает целый набор инструментов для проведения онлайн-вебинаров. Платформа интегрируется с более чем 1500 приложениями. Встроенный интерактивный чат, опросы и вопросы ведущему позволяют мгновенно получать обратную связь. Также сервис предлагает создать красивые странички для регистрации на вебинар и автоматическую e-mail рассылку приглашений. На время эпидемии премиум-формат можно использовать бесплатно.

Удобнейший сервис для удалённой работы, простое и доступное решение – Google Docs. Доступ к файлам открывается по ссылке или индивидуальному приглашению. В настройках доступа можно установить права просматривать, комментировать или редактировать файл. Прямо в шаблоне прописаны рекомендации по созданию презентации.

Для совместной работы с текстами мы используем именно Google docs. Видны все внесенные изменения, но главное – участники проекта могут редактировать и комментировать отдельные части документа совместно в режиме онлайн: это позволяет собрать обратную связь оперативно и на любом этапе. 

Платформа Prezi очень комфортна для быстрой подготовки мультимедийных динамичных презентаций. Перемещение между элементами получившейся презентации похоже на движение камеры на сценической площадке. Выглядит очень эффектно.

Если формат видеоконференции неудобен, а 15 секунд на голосовое сообщение в мессенджере мало, и при этом важно оперативно информировать всю команду – оптимально подойдут программы для записи аудио с возможностью поделиться треками. Функционал таких сервисов практически не отличается: используйте Voice Recorder, «Онлайн-микрофон» или Voice Spice. Сервис Vocaroo позволяет не только сохранить запись в облаке или ПК, но и поделиться файлом.

Чтобы преобразовать звуковой файл в печатный текст, подойдут сервисы для транскрибации Speechpad или Dictation. Это отличное решение для тех, кто любит говорить, а не писать. Однако получившийся файл придётся отредактировать для комфортного чтения.

Интерактивные ментальные карты подходят для упорядочивания заметок и наработок, а также для визуализации больших объёмов данных. Подойдут сервисы SpiderScribe, Mindmeister, XMind и Mindnode (для Mac). В таких сервисах задачи, связанные одной тематикой, можно группировать по блокам, прикреплять файлы различных форматов (фото, картинки, текстовые документы). А созданную карту можно сохранить в формате .jpg или .png.

В кризисные моменты эффективность работы в команде выходит на первый план. Однако не забывайте и о безопасности. Прежде чем внедрять в рабочий процесс новые инструменты, проведите подготовку домашних рабочих мест персонала при содействии IT-отдела. Для предотвращения проблем с безопасностью может потребоваться установка дополнительных лицензий и программ.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш  Telegram-канал и  страницу в Facebook.
biz360