Бизнес на расстоянии: как digital-студия выстроила эффективную систему удалённой работы

Прочтёте за 4 мин.

«Автоматизация является залогом успешной дистанционной работы»

IT-инструменты, которые использует Олег Чулаков

  • Jira
  • AmoCRM
  • 1С:Бухгалтерия
  • Hangouts
  • Confluence

Никогда ещё перевод офисов на удалённый формат работы не был таким массовым, как во время пандемии коронавируса. Максимально перейти на удалёнку стараются и digital-компании, и традиционные офлайн-бизнесы. Конечно, игрокам IT-индустрии сделать это во многом проще, однако и в этой сфере удалёнка возможна только при определённых условиях. Известный IT-предприниматель Олег Чулаков недавно перевёл оба офиса своей веб-студии на домашний режим работы. Он рассказал порталу Biz360.ru, что изменилось после этого в рабочих процессах и какие плюсы удалось найти в новом формате.

Досье

Олег Чулаков, 34 года, предприниматель из Ростова-на-Дону, основатель  «Студии Олега Чулакова». Окончил факультет информационных технологий и управления ЮРГТУ (НПИ). В 2009 году запустил собственное digital-агентство, которая занимается разработкой, веб-дизайном, рекламой, веб-аналитикой, SMM и т.д. Неоднократно входил в топ-5 ключевых персон диджитал-рынка России по версии рейтинга Tagline.

Олег Чулаков

Все по домам

У нас два офиса - в Ростове-на-Дону и в Москве. В обычном режиме мы работаем именно там. Но у нас ранее уже были кейсы, связанные с удалённой работой: когда клиент просил организовать команду разработки своего проекта прямо в его собственном офисе.

Например, в прошлом году мы выиграли тендер Сбербанка на разработку и сопровождение сайта – и делегировали на работу в офис клиента 17 наших специалистов. То есть мы перевезли их из Ростова-на-Дону в Москву - и по сей день взаимодействуем с ними в удалённом режиме.

Сам я, по сути, работаю в таком формате давно. Обычно я появлялся в офисе только по понедельникам, чтобы провести встречи со всеми руководителями. В другие же дни -    принимал участие только в тех процессах, в которых есть необходимость моего личного присутствия. Остальные вопросы решаются дистанционно. Текущая организация работы вполне позволяет это делать.

Сейчас, в связи со сложившейся ситуацией в мире, оба наших офиса с общим штатом в 100 человек переведены на домашний режим. Поясню, на всякий случай, почему мы это сделали. Это не попытка обезопасить себя и не акт паники – все наши сотрудники молоды, а вирус в основном угрожает возрастной категории населения. Эта мера – акт гражданской ответственности. Самоизоляция – единственный способ сократить риск того, что ты станешь носителем вируса, поспособствуешь его распространению и заразишь тех, кто находится в группе риска.

Что является залогом удачной работы на расстоянии в любом случае? Автоматизация бизнеса. Если ваша фирма на ручном управлении, удалёнка не представляется возможной.

Контроль – в онлайне

Автоматизация позволяет добиться того, чтобы финансы компании были интегрированы со всеми другими бизнес-процессами. Расскажу про наш опыт.

Продажи мы ведём с помощью AmoCRM. Там у нас в автоматическом режиме заводятся сделки, когда клиент звонит, пишет на почту или заполняет бриф на сайте. Дальше с ним начинают работать аккаунт-директоры.

Управление проектами организовано в Jira, финансы – в . Эти системы обмениваются информацией друг с другом, а также с AmoCRM. Потом результаты этого взаимодействия выводятся в дашборды. Все дашборды находятся Google Data Studio, так что можно в любой момент что-то обсудить по Hangouts или Skype, имея перед глазами актуальные данные по проектам (как это и делаем мы).

Студия Олега Чулакова

Оценка проекта на этапе продажи – основной момент, когда можно его запороть. Очень ответственный. Из этой оценки получаются задачи, улетающие исполнителям. Каждый наш специалист, получая задачу, фиксирует в онлайн-системе затраченное на задачу время в часах. Так что мы в любой момент можем глянуть, кто какую задачу выполнял и как долго. Все этапы выполнения отмечаются в Jira и в ней же автоматически передаются от одного ответственного к другому до завершения.

Так все всегда знают, что делать, все знают, кто за что отвечает и всё для всех наглядно – независимо от физического местонахождения задействованных в процессе людей. Всё, начиная с продажи и заканчивая поддержкой клиента, интегрировано друг с другом с помощью нашей собственной серверной разработки. И только так оно может работать на расстоянии.

Не по щелчку

Автоматизация бизнеса – длительный поэтапный процесс. Не бывает такого, что вы сегодня всё вели на бумаге ручкой, а потом раз - и у вас всё в онлайне.

У нас с самого начала работы была какая-то система управления. Сначала – Baseсamp. Потом мы поняли, что для нас она слишком проста, и перешли на ActiveCollabe. Долго им пользовались, затем его тоже стало не хватать. Тогда мы и перешли на самый признанный в мире инструмент – Jira.

У нас есть HR-директор, PR-директор, руководитель проектного офиса, а у него в подчинении – также технический директор, руководитель разработки и руководитель дизайн-отдела. Есть два аккаунт-директора, руководитель рекламного бизнес-юнита, финансовый директор. У каждого из них в среднем по 10 человек в подчинении. Они и отслеживают в выполнение разных задач у сотрудников в Jira. Это к вопросу о контроле за проектами на расстоянии.

Изоляция как стимул

В целом отмечу одно явное изменение при переводе двух офисов на домашний режим: все процессы стали более регламентированы.

С утра каждый руководитель в компании теперь проводит внутренний стендап в 10 или 11 утра. Название взято из scrum-методологии управления проектами, вообще это подразумевает нечто вроде стоячей планерки на пять минут. У нас это сейчас представляет собой созвон с каждым сотрудником и согласование задач на день, готовность к работе, а также разбор проблем и результатов предыдущего дня.

Это нововведение получило много положительных откликов от команды. Когда все находятся в офисе, есть иллюзия постоянного общения. Но на самом деле при этом руководитель мог неделю не говорить лично с тем или иным сотрудником. В текущих условиях это стало обязательным. При удалённой работе необходимо сразу обозначить с сотрудником приоритеты и согласовать, в какое время он работает и находится возле компьютера, а в какое – гуляет с собакой или уходит на обед.

Плюс при такой организации труда люди автоматически более концентрируются именно на работе, которая сузилась с офиса до одного монитора: все видят друг друга в онлайне, видят, что все начинают в одно и то же время (чего у нас не было при работе в офлайне, когда начинать можно было в любое время с 9 до 11).

Так изоляция у нас парадоксальным образом привела к большему сплочению.

Регламенты рулят

По поводу остальных рабочих процессов скажу, что изменения, опять же, не были радикальными в силу уже имевшейся «оцифровки» бизнеса.

Найм сотрудников практически не изменился. В случае с московским офисом все первичные собеседования у нас происходили по скайпу и раньше, только финальное подразумевало личную встречу. Есть разница только для ростовского отделения. Там мы были приверженцами личного общения: все собеседования проходили очно, но теперь эти встречи заменили на скайп-интервью. В целом это всё. Как это нововведение повлияет на качество найма, покажет время, потому что ранее такого опыта не было.

Студия Олега Чулакова

А вообще для менеджеров у нас давно выложен в интернет общедоступный учебник по работе в студии. Для новичков – есть особая книга нового специалиста в компании. Имеется также некоторая информация по рабочим регламентам в закрытом доступе (для её распространения среди сотрудников мы используем сервис Confluence).Там собрана база знаний по каждому из наших направлений, а также паспорта проектов, регламенты аттестации и т.д. Каждый сотрудник может в любое время посмотреть информацию в соответствии со своим уровнем доступа.

Что касается клиентов, то для них опять же мало что изменилось. Почти вся работа с ними велась удалённо и раньше – как и во многих IT-компаниях.

Общение не заменить

Нам повезло, конечно, что мы работаем с крупнейшими банками (ВТБ, Сбербанк, Совкомбанк и т.д.), крупнейшими телеком-компаниями («Мегафон», «Теле2», «Ростелеком» и другие). А с предприятиями, завязанными на ивенты, туроператорами – не работаем. Наши заказчики довольно быстро и легко перешли на удалёнку, как и мы. В то время как явный офлайн-сегмент переживает серьёзный кризис.

Оцифровка процессов в любом случае важная вещь. Она позволяет всё регламентировать и не повторять ранее совершенные ошибки.

Что же, если на удалёнке все так хорошо, зачем тогда вообще нужны офисы, спросите вы. У меня есть ощущение, что психологически ситуация изоляции давит на людей. В основном они не хотят работать дома, за исключением совсем уж отъявленных фрилансеров-одиночек. Людям нужно общение. Даже если оно снижает эффективность работы. Среди наших сотрудников точно большинство хотело бы вернуться в офис, как только это станет возможным.

Олег Чулаков

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш  Telegram-канал и  страницу в Facebook.

26 марта 2020

Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Идёт загрузка материалов