Договор в формате digital: как малый бизнес может экономить на документообороте

Прочтёте за 3 мин.

«Электронный обмен документами влияет и на конкурентоспособность компании на рынке»

IT-инструменты, которые использует Никита Колосов

  • amoCRM
  • Pressfeed
  • Telegram

Число документов, которыми компании обмениваются при помощи сервисов электронного документооборота (ЭДО), в России ежегодно увеличивается. С начала 2023 года этот показатель вырос на 35%. Стимулом для перехода российского бизнеса на ЭДО становится в первую очередь экономический эффект. О том, как и на чём может сэкономить компания при полном или частичном отказе от бумажного документооборота, порталу Biz360.ru рассказал Никита Колосов, сооснователь сервиса «Форма».

Досье

Никита Колосов – сооснователь SaaS-сервиса «Форма» (онлайн-конструктор для быстрого создания шаблонных документов) и студии заказной разработки IT-решений «Траектория». Окончил факультет связей с общественностью и рекламы УрФУ. Опыт работы в IT-индустрии – более 6 лет. В портфолио – более десяти успешно реализованных проектов по внедрению и разработке IT-решений для резидентов «Сколково», представителей retail-индустрии и медицинских организаций.

Никита Колосов
 
Почему возник интерес к ЭДО

Первые зачатки систем электронного документооборота, дающих техническую возможность для работы с цифровыми документами, начали появляться в 1980-х годах. Первыми пользователями были государственные структуры и некоторые предприятия с ограниченным функционалом. 

В 1990-х на рынке присутствовало около 20 программ от отечественных производителей, но всё же активное развитие данные системы получили только после 2010 года. К тому моменту был принят ряд нормативно-правовых актов, приказов ФНС о порядке представления электронных документов и выставления электронных счетов-фактур. 

Разумеется, интерес бизнеса к ЭДО (процесс создания цифрового юридически значимого документа, его передача, по защищённому каналу, обработка и хранение) также подогрела пандемия в 2020 году, наложив ряд ограничений на привычные процессы. 

В чём выгода для бизнеса

Исходя из опыта нашей компании, чаще всего представители малого и среднего бизнеса формируют в электронном виде следующие документы: трудовые договоры и соглашения с самозанятыми, договоры об оказании услуг, поставок, а также счета, акты и накладные. 

Если в компании пять сотрудников только в отделе продаж, каждый из которых готовит ежедневно хотя бы один договор с клиентом, то организация оформляет не менее 330 документов в квартал. За год такая компания создаст больше 1 300 документов. А это – огромный расход времени, бумаги, амортизация офисной техники для печати, почтовые расходы. Определим выгоду при переходе на ЭДО. 

Экологичность. Студенты из Лестерского университета подсчитали, что одно обработанное дерево – это примерно 17 пачек бумаги по 500 листов. Соответственно, если взять средний объём договора в 15 страниц и учесть, что в последние годы многие представители МСБ отказываются от двусторонней печати, то компания с пятью сотрудниками только на подготовку договоров за год уничтожает больше двух деревьев. Несложно представить, сколько гектаров леса «распечатали» российские компании за десятилетия работы. 

Трудозатраты и издержки. Создание шаблонного договора занимает около 15 минут. Если взять тот же отдел продаж из пяти человек, получится, что за квартал только на создание документов они тратят более 82 рабочих часов. В год подобная работа занимает почти два рабочих месяца. Кроме того, при работе с бумажными документами у компаний есть постоянные издержки на их отправку по почте, задержки с доставкой из-за логистики, а также траты на картриджи для принтера и бумагу. Например, полный цикл формирования и отправки одного бумажного документа обойдётся организации МСБ в среднем в 50-70 рублей. В эту сумму входит работа принтера, печать, почта или услуги курьера. При этом отправка того же документа при помощи ЭДО около 10 рублей. Финансовая выгода очевидна. 

ЭДО избавляет компанию от бумажных архивов, которые дорого хранить и в которых практически невозможно найти нужный документ, когда он срочно требуется. 

Электронный документооборот обеспечивает юридическую силу документов за счёт квалифицированной электронной подписи, которая приравнивается по значимости к собственноручной подписи. Он также делает процесс обмена документами более прозрачным. Документ, направленный через ЭДО, не теряется и всегда доставляется адресату вовремя. 

Приятный бонус – сотрудники не отвлекаются на печать документов, проверку наличия чернил в картридже и отстаивание очереди к руководителю за подписью. 

Риски и издержки работы с бумагой

Основной риск отсутствия цифровизации документооборота для компаний малого и среднего бизнеса связан с тем, что пока они готовят, печатают и ждут получения заветного конверта с подписанными документами со стороны заказчика, их конкуренты не дремлют и подписывают договоры в ЭДО. И происходит это в тот же день, когда они созвонились с клиентом. 

При электронном документообороте не так важно, где физически находятся партнёры. То есть, конкуренты действуют «здесь и сейчас», забирая себе клиентов и не растягивая процессы на недели. Таким образом, электронный документооборот влияет и на конкурентоспособность компании на рынке. 

Конечно, на первом этапе компании придётся понести расходы на внедрение ЭДО, но довольно быстро эти затраты окупятся. 

P.S.

Автоматизация бизнес-процессов – залог конкурентоспособности малого и среднего бизнеса. ЭДО помогает систематизировать работу компании и повысить производительность. Разумеется, одно только внедрение ЭДО не является панацеей и, говоря про работу с документами, отправка – всего лишь финальный этап, когда документы уже подготовлены. 

Компаниям также необходимо оптимизировать процессы, связанные непосредственно с подготовкой документов. Можно минимизировать ошибки, которые в них допускаются из-за человеческого фактора и банальной невнимательности за счёт автоматизации и этого процесса. Здесь можно воспользоваться решениями по подготовке документов в виде SaaS-сервисов или разработать собственные решения. Такая синергия решений по автоматизации позволит бизнесу в считанные минуты заключать юридически грамотные договоры.

Doc

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-каналстраницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен». 

25 сентября 2023

Комментарии

0
  • Прокомментируйте первым.

  • Задайте вопрос
    по автоматизации бизнеса

    Наши эксперты ответят на вопросы по автоматизации бизнеса


    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Загрузить ещё
Идёт загрузка материалов