Финансовое планирование: как компании создать качественный бюджет

Качественное бюджетирование даёт компании важное преимущество – помогает эффективно управлять ресурсами и получать от них максимальную отдачу. Для этого и небольшие компании-стартапы, и уже подросшие бизнесы с опытом могут применять подходы корпоративного управления. О том, с помощью каких методик и инструментов целесообразно организовать процесс бюджетного планирования, чтобы обеспечить наибольшую прибыль на вложенный капитал, порталу Biz360.ru рассказала руководитель направления пресейл компании OptiTeam Consulting Анастасия Давыденко.

Бюджет – это не просто набор цифр, а инструмент планирования и управления деятельностью компании, позволяющий прогнозировать доходы и расходы на определённый период времени. Правильно составленный, а затем и выполненный бюджет способствует стабильному развитию бизнеса и росту прибыли. 

Недостаточно просто поставить корпоративную цель и утвердить бюджет. Важно обеспечить вовлечённость и качественную координацию усилий сотрудников на всех уровнях. В конечном итоге от слаженности действий команды будет зависеть эффективность достижения цели. Если этой связи нет, если сотрудники не замотивированы и не понимают, что и как делать, то даже самые идеальные стратегии роста могут остаться фантазией. 

В каких случаях решение о внедрении системы финансового планирования будет целесообразно: 

• важно увидеть полную картину бизнеса, а текущие автоматизированные решения дают только частичное представление;

• необходима интеграция данных, чтобы объединить финансовую информацию из разных систем и подразделений;

• в случае роста и масштабирования бизнеса, когда нужен инструмент для управления развитием компании и контроля за усложняющимися финансовыми процессами;

• требуется оптимизировать затраты и ресурсы, чтобы выявить и снизить издержки и более эффективно распределить бюджет;

• необходимо научиться управлять рисками, планировать сценарии развития событий и своевременно принимать обоснованные решения, чтобы сохранять стабильность компании даже в условиях неопределённости. 

Горизонт корпоративного планирования зависит от цели компании, индустрии, в которой она работает, размера компании, ситуации на рынке. Есть четыре основных вида планирования: 

• Стратегическое планирование. Определяет тенденции развития компании и способы достижения долгосрочных целей. Срок такого планирования может определяться спецификой компании и её операционными циклами (например, соответствие сроку строительства жилищного комплекса у девелопера), потребностью предприятия (для крупных холдингов срок планирования может составлять более 5 лет), некоторыми другими факторами.
  
  

• Тактическое планирование. Классически оно охватывает период до 5 лет и определяет ресурсы, которые требуются предприятию для реализации стратегической цели.
  
  

• Оперативное планирование. Предполагает составление ежегодных и ежемесячных бюджетов, которые определяют конкретные действия по достижению целей долгосрочного планирования. На данном уровне происходит контроль выполнения поставленных задач. Особое внимание уделяется формированию сценариев работы в зависимости от рынка и обстоятельств.
  
  

• Особые виды планирования, где горизонт определяется исходя из запросов. Например, план проекта или инвестиционный план. 

Необходимо правильно определять уровень детализации планирования в соответствии с тем горизонтом и теми задачами, которые нужно этим конкретным планом решать. Чем дальше горизонт, тем ниже детализация планирования. Например, стратегический уровень охватывает направления деятельности и основные процессы, а операционный – уточняет конкретные договоры и объём продукции, позволяя планировать сначала её количество, а далее стоимость. 

Независимо от детализации и горизонта планирования система должна включать базовый набор функций: 

• возможность внесения корректировок на любом из этапов согласования;

• отслеживание процесса бюджетирования;

• сравнение версий и сценариев;

• анализ «Что, если»;

• гибкий подход к изменению методологии и рынка;

• возможность интеграции и подсветки ошибок. 

Корпоративное планирование не должно прерываться, поскольку деятельность компании тоже не прекращается. Анализ соответствия фактических и запланированных данных помогает грамотно составить бюджет на следующий период и внести в него необходимые корректировки. На сегодняшний день популярность приобретает скользящий прогноз, который анализирует вклад каждого из прошедших периодов в общий годовой бюджет. 

У бюджетов могут быть разные цели и структура. Чтобы сохранить взаимосвязи между операционными и стратегическими бюджетами и исключить противоречия между ними, важно обеспечить согласованность и координацию действий при их формировании. 

Есть три классических подхода к бюджетированию: 

• Top-down. После того как цели определены, их нужно сообщить «сверху вниз». По этой причине бюджетирование начинается с верхнего уровня, затем переходит на бизнес-юниты, команды, отдельные проекты и далее. Цель разбивается на задачи, которые распределяются между командами в зависимости от их возможностей. Здесь бюджет постепенно детализируется и превращается в операционный. Как правило, такой метод используется в крупных компаниях.
  
  

• Bottom-up. Это подход от частного к общему, когда модели отталкиваются от базовых предпосылок. Он помогает находить нестандартные решения, поскольку предложения идут «снизу вверх» от сотрудников и менеджеров подразделений к руководителям компании. Его можно считать более гибким, поскольку в случае изменения внешних факторов можно быстрее актуализировать план.
  
  

• Комбинированный подход. Когда оба метода встречаются в рамках одной цели.

После определения подхода и составления планов необходимо сформировать единый консенсус-план, который будет принят как итоговый. В противном случае подразделения могут работать исходя из своих интересов и приоритетов. Как правило, консенсус-планы, по которым все должны договориться, не используются для расчёта компенсации персоналу или бонусной части оплаты труда, поскольку в таком случае они могут интерпретироваться по-разному: завышаться или занижаться ради выполнения KPI. 

Формирование общего плана также характерно для интегрированного планирования, когда каждая из функций предприятия работает на общую стратегическую цель. 

Организация процесса бюджетирования в компании позволяет не только обеспечить стабильный рост прибыли, но и создать команду единомышленников, которая работает в одном направлении, чтобы достигнуть общих целей. 

В числе основных задач такой команды – выбрать специализированный программный продукт для автоматизации процесса бюджетирования, определиться с исполнителем и оказать помощь при внедрении. 

Какие преимущества дает бизнесу автоматизация процесса бюджетирования: 

• Экономятся время и ресурсы. Сбор, обработка и анализ данных происходят быстрее, и финансовые специалисты могут сосредоточиться на стратегических задачах. Например, после внедрения CPM/IBP-платформы в одной из производственных компаний время на формирование бюджета удалось уменьшить на 30-40%.
  
  

• Повышается точность и надёжность расчётов. Заранее заданные алгоритмы, формулы и правила гарантируют корректность финансовых прогнозов и планов. Исключается ручной ввод данных и снижается вероятность ошибок.
  
  

• Облегчается процесс принятия решений. Быстрый доступ к актуальной финансовой информации позволяет оперативно анализировать данные и учитывать влияние различных факторов на бюджет.
  
  

• Увеличивается прозрачность отчётности и упрощается контроль за исполнением бюджета. Инструменты для автоматизации помогают провести полный аудит финансовых операций, облегчают мониторинг и минимизируют вероятность несанкционированных отклонений.
  
  

• Снижаются риски. Корпоративные системы помогают обнаружить потенциальные проблемы и несоответствия на ранних стадиях, чтобы сотрудники быстро могли принять корректирующие меры. 

Автоматизация процессов бюджетирования, основанная на гибкости и аналитике, позволяет компании более эффективно управлять своими ресурсами, способствует увеличению финансовой устойчивости и конкурентоспособности на рынке. Также автоматизация добавляет стабильности и повышает контролируемость процессов, а в случае роста бизнеса помогает легко пройти стадию масштабирования.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360