И хочется, и колется: как компаниям малого и среднего бизнеса начать участвовать в тендерах

Участие в тендерах госструктур и крупных коммерческих компаний – возможность для компаний малого и среднего бизнеса получить стабильный канал продаж. При этом участие в тендере – это серьёзные вложения до начала работ: оплата доступа к площадке, подготовка документов, логистика, авансы подрядчикам. О том, какие барьеры стоят на пути участия в тендере и как их преодолеть, порталу Biz360.ru рассказал основатель краудлендинговой платформы «ВДело» Сергей Федореев.

Несмотря на сложность входа, рынок тендеров остаётся одним из немногих предсказуемых каналов привлечения заказов. Здесь есть конкретные бюджеты, формализованные условия и понятные сроки исполнения. Для компаний, которые умеют рассчитывать маржинальность и готовы планировать загрузку, участие в тендерах может стать точкой роста.

Но вместе с возможностями есть и устойчивые опасения. В предпринимательской среде тендеры нередко воспринимаются как процесс с непрозрачными условиями и заранее известными победителями. Вход дорогой, правила сложные, вероятность выигрыша остаётся под вопросом.

Если заявляться регулярно, издержки на подачу становятся ощутимыми. И при этом нет уверенности в результате. В итоге бизнес оказывается на распутье: с одной стороны, тендеры – это реальные контракты и загрузка на месяцы вперёд, с другой – высокая цена ошибки и ограниченные ресурсы на старте. И главный вопрос, с которого начинается любой путь в тендеры – не как подать заявку, а зачем это бизнесу и при каких условиях получится заработать.

Даже если компания морально готова участвовать в тендере, основной барьер заключается в доступе к финансам. Участие требует вложений до получения оплаты: закупки, логистика, предоплаты, подготовка документов. Все эти расходы ложатся на бизнес задолго до момента, когда заказчик оплатит первый счёт.

Пример из нашей практики: системный интегратор в промышленной сфере выиграл тендер, но из-за санкций не смог закупить оборудование по старой цене. Пришлось покупать дороже, что вызвало кассовый разрыв. Отказ означал бы попадание в «чёрный список» заказчика и потерю доступа к его закупкам. Компания взяла заём, выполнила контракт и сохранила репутацию.

По данным совместного исследования компаний «Вдело» и «ТендерПро», кассовые разрывы – главная причина отказа от участия в тендерах. Большинство из опрошенных в марках исследования предпринимателей имели большой опыт работы с тендерами: почти 70% подаются более чем на 300 тендеров в год, а 63% участвуют в тендерах больше 6 лет. 

Кроме финансового давления, бизнесу мешают участвовать в тендерах и другие барьеры:

• Кадровый дефицит. Тендер требует не только подачи заявки, но и полного сопровождения: сбор документации, контроль сроков, общение с заказчиком. Для компаний с небольшими командами это серьёзная нагрузка.

• Предоплата поставщикам. Даже при наличии контракта партнёры могут требовать оплату авансом, усугубляя кассовый разрыв.

• Высокие накладные расходы. Юридическая проверка, обеспечение заявки, оформление – всё это съедает возможную прибыль.

• Ограниченность времени. Когда у бизнеса параллельно идут другие проекты, физически не хватает ресурсов, чтобы качественно вести тендер.

Всё это складывается в ситуацию, когда даже опытные участники не рискуют заявляться. Причина – не отсутствие интереса к рынку, а высокая стоимость входа и высокая нагрузка.

Участие в тендерах требует подготовки: и документальной, и финансовой. Даже если компания уверена в своей экспертизе и готова работать с крупными заказами, без плана по управлению ликвидностью участие может закончиться отказом на старте.

Есть несколько практических приёмов, которые помогают снизить нагрузку:

• Оценивать потребность в деньгах до подачи заявки. Важно заранее просчитать, сколько потребуется вложить в исполнение контракта, с учётом отсрочек по оплате, и понять, хватит ли собственных ресурсов.
  
  

• Договариваться с поставщиками об особых условиях. Компании, у которых есть история сотрудничества с подрядчиками, часто могут заранее договориться об отсрочке платежа или более мягких условиях. Это позволяет снизить давление на оборотные средства.
  
  

• Оптимизировать рутину. Поиск тендеров, подготовку документов и отслеживание статусов можно частично делегировать сотрудникам или автоматизировать через профильные сервисы. Это освобождает время для оценки рисков и работы с финансами.
  
  

• Использовать внешние источники финансирования. При недостатке оборотных средств компании всё чаще прибегают к займам под контракт или краудфинансированию. Такие инструменты позволяют не упустить контракт из-за временного кассового разрыва.

Важный момент: речь идёт не о том, чтобы любой ценой заходить в тендер. Скорее о том, чтобы заранее понимать, на каких условиях участие будет безопасным и экономически оправданным.

• Определение потребностей компании. На первом этапе важно зафиксировать тип заказов: объём, география, сроки исполнения.
  
  

• Выбор площадки. На рынке действует более 200 электронных торговых площадок; для старта обычно используют крупнейшие федеральные или отраслевые сервисы. Рекомендую обратить внимание на следующие: Tender.Pro, B2B-Center, «РТС-тендер», ЭТП ГПБ, «Фабрикант».
  
  

• Аккредитация на площадке. Регистрация на площадке требует электронной подписи и загрузки учредительных документов.
  
  

• Формирование базового пакета документов. Устав, лицензии, сертификаты и выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП должны быть собраны и поддерживаться в актуальном виде.
  
  

• Отбор тендера. При выборе нужно учитывать не только цену контракта, но и условия оплаты, сроки исполнения и требования к участнику. Для первых заявок подходят закупки с небольшой суммой контракта (до 1-3 млн рублей), с минимальными требованиями к опыту и простыми поставками – например, канцелярия, базовые услуги, небольшие партии стройматериалов или оборудования. В региональных закупках у МСБ конкуренция обычно ниже, что также упрощает старт.
  
  

• Финансовый расчёт. Определяется объём вложений до поступления оплаты и возможные источники финансирования – собственные средства, банковские продукты или краудфинансирование.
  
  

• Подача заявки и контроль статуса. Важно отслеживать календарь процедуры, своевременно отвечать на запросы и готовить дополнительные документы.
  
  

• Анализ результатов. Независимо от исхода процедуры фиксируются сильные и слабые стороны участия, чтобы повысить эффективность в последующих тендерах.

Участие в тендерах – не универсальное решение. Но для компаний, которые готовы считать и планировать, это реальный способ выйти на стабильные заказы и новых клиентов.

Основной барьер для малого бизнеса заключается не в сложных процедурах, а в ограниченных ресурсах на старте. Чтобы участвовать в закупках и при этом не ставить под угрозу операционную деятельность, важно заранее оценивать финансовую нагрузку и искать инструменты, которые помогают её сгладить.

Тендерный рынок открыт, но требует подготовки. И те, кто умеет выстраивать стратегию участия, со временем получают доступ к предсказуемому и масштабируемому каналу роста.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360