Как компания вдвое увеличила количество обрабатываемых заказов, не расширяя штат

По мере роста и развития компаниям приходится думать о том, как повысить эффективность отдельных бизнес-процессов. Данную задачу успешно решает автоматизация. Это доказывает опыт торгово-производственной компании «Удачный Сезон». О том, какое IT-решение позволило навести порядок в интернет-продажах и сократить время на обработку заказов, рассказал Михаил Пинягин, директор компании «Айтон», ставшей подрядчиком по автоматизации в данном кейсе.

К нам часто обращаются бизнесы, которые хотят оптимизировать свои процессы. Один из них – компания «Удачный Сезон», которая предлагает товары для дачи и сада. Она образовалась в 1998 году как отдельное бизнес-подразделение другой компании. 

Головное предприятие выпускало торговое оборудование, а его сотрудники, увлекающиеся садово-огородной тематикой, использовали в свободное время станок для создания проволочных изделий. Из них они делали парники для собственных дач, держатели для балконных ящиков и поддержки растений. В то время подобной продукции хорошего качества в нашей стране просто не было. 

В какой-то момент у собственников компании возникла мысль продавать эти конструкции. Спрос на них был большим, поэтому постепенно проект превратился в компанию «Удачный Сезон». 

В 2009 году её продукция появилась в крупных федеральных сетях. А в 2014 году начал работать собственный интернет-магазин. Компания могла предлагать в нём более выгодные цены за счёт того, что не было посредников между производством и покупателями.

В 2016 году по просьбе клиентов ассортимент интернет-магазина «Удачный Сезон» расширился. В нём стали продавать всё то, что необходимо для дачи и сада, а также отдыха на природе: укрывной материал, средства от грызунов, декор для сада, фитолампы, мангалы, товары для бассейна и бани и многое другое. 

В 2018 году проект начал вести продажи через маркетплейсы, его ассортимент постепенно стал ещё шире – к настоящему моменту насчитывается более 5 тысяч SKU (товарных единиц или артикулов – прим.редакции). 

Компания «Удачный Сезон» обратилась к нам, когда у неё увеличился поток покупателей. Они делали заказы на маркетплейсах (Wildberries, Ozon, Leroy Merlin и «Яндекс.Маркет») и в интернет-магазине проекта. Обрабатывать все заявки вручную стало просто невозможно. 

Раньше работа с заказом выглядела следующим образом: 

• Менеджер отслеживает в личных кабинетах всех площадок новые заказы.

• После появления заказа отмечает, что он принят в работу.

• Обновляет через личные кабинеты остатки товаров на каждом маркетплейсе или в собственном интернет-магазине.

• Пишет кладовщику, какие товары нужно собрать для конкретного заказа.

• Кладовщик ищет товары на складе.

• Упаковывает заказ, распечатав этикетки в соответствии с требованиями курьерской службы и площадки.

• Вызывается курьер, чтобы забрать заказ.

• Каждому заказу присваивается трек-номер, о доставке извещают клиента. 

Такая схема работы занимала много времени. При оформлении доставки менеджер заходил на сайты служб доставки, чтоб уточнить её стоимость и сроки, а также сравнить разные варианты. 

Требовалось автоматизировать работу с заказами на всех этапах – от оформления на какой-либо площадке до отправки клиенту. Это позволило бы увеличить эффективность бизнеса без расширения штата сотрудников. 

Мы работали с компанией «Удачный Сезон» на протяжении нескольких лет. Они знали нас, а мы были погружены в нюансы их бизнеса. Как отметили представители компании свой выбор, мы доказали им свой профессионализм. 

Чтобы собирать заказы из всех каналов в едином интерфейсе, мы порекомендовали внедрить решение «1С:Управление нашей фирмой» (далее – «1С:УНФ») и модуль собственной разработки для интеграции с маркетплейсами. Они позволили автоматизировать работу сотрудников в офисе «Удачного Сезона» и на складе компании. 

Все заказы в одном журнале

Все заказы попадают в базу 1С, независимо от того, где они были оформлены – на маркетплейсе или в интернет-магазине. Сотрудник «Удачного Сезона» получает их в виде списка в одном окне. Он передаёт заказы на склад для сборки, а статус каждого из них отслеживает с помощью цветовых индикаторов на всех этапах. Зеленый цвет в учётной системе означает, что заказ собран на складе, упакован и передан в доставку. 

Данные о наличии той или иной позиции на всех интернет-площадках поступают с единого склада компании. Менеджеры не отслеживают остатки товаров в каждой точке продаж. 

При проведении заказа в базе 1С автоматически формируется расходная накладная и происходит списание товаров на складе. Благодаря этому продать дважды одну и ту же позицию невозможно. 

Интеграция с почтовыми службами 

Интеграция с «Почтой России», «СДЭК» и службами доставки позволяет сразу сообщить покупателю, сколько будет стоить доставка тем или иным способом. Больше не приходится тратить время на работу в личном кабинете каждого из перевозчиков. 

Ускорение сборки заказа 

Сотрудники склада работают с моноблоками, в которых отражаются данные о том, какие товары нужно собрать для каждого маркетплейса или своего интернет-магазина. Вся информация передаётся в электронном, а не бумажном виде. 

Сборщики используют наручные терминалы сборы данных. Они «подсказывают», на какой полке лежат заказанные товары. Если один и тот же товар встречается в нескольких заказах, то терминал сразу выдаст количество необходимых позиций для них. Сотруднику не придётся несколько раз ходить за одним и тем же товаром. Затем это количество будет распределено между заказами. 

Время на обработку заказа сократилось. Раньше менеджер выполнял в день 20-30 заказов, сейчас – 55. 

Решение «1С:УНФ» с нашими доработками позволило компании «Удачный Сезон» увеличить количество заказов и при этом сократить количество складских работников – с 10 до 6 человек, перенаправив их на производство и сбор заказов. 

Материал подготовлен на основе выступления Михаила Пинягина на выставке ECOM Expo'23, которая прошла в Москве 7-8 июня.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360