Как подготовиться к требованиям налоговой: чек-лист для малого бизнеса

Требования ФНС к бизнесу – это, как правило, запрос документов и пояснений. Часто налоговая инспекция запрашивает предоставление договоров, первичных и кадровых документов, выписок из банка, бухгалтерских регистров. Сроки исполнения при этом жёсткие – всего 10 рабочих дней. Для тех, кто не ведёт учёт системно, такие запросы становятся стрессом. О том, как подготовиться к требованиям налоговой и своевременно на них реагировать, владелец «Центра сопровождения бизнеса» Марина Фирсова рассказала Biz360.ru.

Это первая установка, с которой вам будет проще жить. Не надейтесь на «авось пронесёт». Проверки и требования ФНС – обычная часть налогового администрирования. ФНС работает в режиме цифровой прозрачности: банки передают в налоговую данные по запросу, контрагенты отчитываются, все движения денег видны в системах. Поэтому рано или поздно требование придёт. И вот здесь важно не бояться, а быть к этому готовым. 

Первичные документы, так называемая «первичка» – это основа бухгалтерского и налогового учёта. Счета, акты, накладные, УПД, чеки – то, что подтверждает каждую хозяйственную операцию. На практике я видела сотни случаев, когда как раз отсутствие первички или бардак в ней становились причиной доначислений от налоговой. 

Заведите правило – ни одна операция не проводится без подтверждающего документа. Даже если переводите деньги директору на командировочные или покупаете расходники в магазине. Если первичка систематизирована и подшита – на требование налоговой вы ответите легко. 

Мы в своей компании прикрепляем файлы в формате pdf прямо к операциям в 1С, таким образом любой документ находим в считанные секунды. Если первички нет, то готовьтесь к спорам и штрафам. 

Бумажные документы – вчерашний день. Налоговая принимает сканы и электронные версии, подписанные электронной цифровой подписью. Это экономит компаниям время и силы, плюс исключает негативное влияние человеческого фактора. 

Если у вас до сих пор стопка папок на полке – начните цифровизацию, иначе рискуете утонуть в бумажках в самый неподходящий момент. 

Налоговая всё чаще проверяет трудовые отношения: запрашивает трудовые договоры, штатное расписание, приказы на отпуск и другие документы. 

Причина напрямую связана с НДФЛ и страховыми взносами. Из нашей практики: компания «забыла» оформить часть сотрудников официально, а зарплаты им платили переводами на карты. В итоге требование от ФНС превратилось в доначисления по НДФЛ и взносам, плюс штрафы и пени. Поэтому кадровый блок держите в полном порядке. 

Ещё один интересный кейс. ФНС в рамках камеральной проверки внимательно изучила сайт школы иностранных языков и отправила требование со следующим вопросом: «Почему преподаватели, которые заявлены на сайте, не трудоустроены официально?» Дело в том, что часть преподавателей уже уволилась, а сайт не обновили. Представители школы писали мемуары-пояснения в налоговую, ходили на допросы, тратили на это время и нервы. 

Поэтому будьте внимательны с любыми соцсетями и даже рекламой в 2ГИС и «Яндекс Картах». Информация о вас и ваших сотрудниках должна быть актуальной. 

С 1 июля 2025 года банки усилили контроль за счетами физических и юридических лиц. Частые переводы, особенно без договора или назначения, сразу вызывают подозрение – не участвуют ли они в схемах по отмыванию денег.

Поэтому бизнесу целесообразно: 

• не принимать оплату на личные карты;
• правильно указывать назначение платежа;
• хранить договоры и акты под каждую оплату. 

В противном случае требование «прилетит» не только от налоговой, но и от банка по 115-ФЗ. 

10 дней, которая налоговая даёт на ответ, это очень мало. Поэтому стоит назначить ответственного за работу с налоговыми требованиями. У нас это целая рабочая группа: один сотрудник получает требование и распределяет его на ответственных с чётким дедлайном, другие формируют пакет документов, третьи проверяют юридическую корректность ответов. 

Даже если у вас микробизнес, назначьте одного сотрудника, который отслеживает входящие письма из ФНС в личном кабинете налогоплательщика или через оператора ЭДО. Это убережёт от штрафов за несвоевременное представление запрашиваемых сведений. 

Это ключевой момент. Налоговая может запросить многое, но не всё. У предпринимателя есть следующие права: 

• На отсрочку, согласно ст. 93 Налогового кодекса РФ – если объективно невозможно собрать документы в срок, подаём ходатайство.

• На не предоставление «лишнего» – ФНС вправе требовать документы только по проверяемому периоду и деятельности. В этой части много нюансов.

• На обжалование штрафа – если требование было незаконным или невыполнимым. 

Я всегда говорю: «Бороться с государством бесполезно, но диалог и грамотное оформление документов спасают бизнес от лишних потерь». Очень важно найти и соблюдать баланс интересов компании и налогового органа. 

• Убедитесь, что у вас на руках полный пакет первички.
• Переведите документы в электронный вид.
• Проверьте кадровый учёт и расчёт заработной платы.
• Настройте контроль за денежными переводами.
• Назначьте ответственного за налоговые требования.

Если всё заранее предусмотреть, никакое требование налоговой не станет катастрофой. 

Нашему клиенту, небольшой торговой компании, пришло требование на подготовку 200 документов. Благодаря наличию полного электронного архива удалось подготовить и отправить ответы за три дня. Другая компания, где всё было «на бумаге», отвечала почти месяц, параллельно оплачивая штрафы за просрочку. Разница очевидна. 

Налоговые требования – не конец света, а проверка того, насколько ваша компания организована. Чем лучше настроена система, тем меньше стресс и риски.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360