На другом конце страны: как запустить удалённый офис в регионе, а управлять им из Москвы

Для того, чтобы снизить расходы на зарплату и содержание офиса, многие московские компании открывают офисы в регионах. Сотрудники таких компаний живут в своём городе, а услуги столичным клиентам оказывают удалённо. Но у этой бизнес-модели есть не только преимущества, но и ощутимые риски. О том, с какими сложностями могут столкнуться такие компании на старте, на конференции «Как увеличить эффективность бизнеса без огромных затрат» рассказал основатель сервиса облачных юристов Solver Андрей Чумаков.

Основная идея нашего юридического сервиса базируется на достаточном простом принципе. Мы считаем, что качественно выполнять юридические задачи наших столичных клиентов может сотрудник, который находится не в Москве. Он выполнит ту же самую работу и с тем же самым результатом, что и специалист из Москвы. 

Все наши юристы находятся в одном из регионов. Это не фрилансеры, которые что-то периодически делают по запросу. Это полноценный офис с юристами, работающими в штате на зарплате. 

Когда мы запускали сервис, то столкнулись с большим количеством разных проблем. И они актуальны для старта любого проекта, в котором основная часть сотрудников работаёт в другом регионе. 

Когда вы создаёте бизнес с удалённым офисом, вам надо нанять первого человека. Это не длинноногая секретарша или мускулистый мачо-водитель, это должен быть человек, который станет всем руководить. Этакий биг-босс. Если вы находитесь в том же городе, в котором открываете свой офис, то понятно, кто всем будет руководить. Но если это региональный офис, а вы условно находитесь в Москве, то вам нужен биг-босс на месте. 

С его поиска мы стартовали три года назад. Нашли местного качественного и опытного юриста, договорились с ним обо всём, согласовали его зарплату. Потом этот матёрый юрист ушёл, а наш проект практически через два дня после этого рухнул. 

Мы 1,5 года переваривали эту ситуацию. Когда осознали, что произошло, и смогли с этим смириться, запустили проект во второй раз. К поиску местного биг-босса подошли по-другому. Нашли местную юридическую фирму, один из партнёров которой согласился курировать наших юристов в качестве дополнительной работы. Таким образом, мы получили человека, который заинтересован в работе, но у которого нет необходимости всё бросать, так как у него есть свой параллельный бизнес. Для него мотивацией были деньги и некая имиджевая составляющая. 

Второй вопрос, который перед нами встал – где разместить наших юристов? Модель с фрилансом нам абсолютно не подходила. 

Проблему офиса решили с привлечением того самого партнёра, о котором я говорил выше – нашего биг-босса. Мы всех своих юристов посадили в офис его фирмы. Тем самым избежав больших затрат, связанных с созданием собственного полноценного офиса. Мы не тратились на аренду, мебель и софт. По сути, с нашими юристами мы пришли и интегрировались в готовый коллектив, где уже были юристы, бухгалтеры и другие специалисты.

На старте тем самым мы сэкономили много денег. Наши юристы до сих пор сидят в этой самой юридической фирме. Они локализованы и выделены в отдельное пространство. Мы продолжаем придерживаться этой модели, потому что там есть большой штат юристов. Это не только наши десять человек, они варятся в большом коллективе, что-то обсуждают, помогают друг другу и т.д. Мы, скорее всего, продолжительный период времени будем жить в этой парадигме. 

Нам нужны люди, обладающие определённой квалификацией: с высшим юридическим образованием, опытом работы и так далее. Мы искали добротных юристов, которые должны быть не хуже, а даже лучше, чем в Москве. Иначе клиент не станет приходить к нам. На старте возникла проблема. Это сейчас мы большие и можем себе позволить избирательно посмотреть на юриста – этого хочу, а этого не хочу. Год назад ситуация была другой – местные юристы не хотели идти к нам. Им казалось странным то, что мы пытаемся сделать. Мы приложили много усилий, чтобы найти подходящих нам специалистов. 

Другой проблемой в поиске сотрудников была временная разница. Наши юристы сидят в регионе, у которого разница с Москвой – плюс четыре часа. Мы не могли позволить ситуации, когда у наших московских клиентов разгар рабочего дня, а наши юристы собираются домой. Поэтому важным требованием к сотрудникам была готовность работать по сдвинутому рабочему графику - с 12:00 до 20:00 или 21:00. Это позволяет максимально подстроиться под московский режим работы. Но далеко не все были готовы трудиться в таком формате. У нас был пул потенциально хороших юристов, которые не стали с нами работать только потому, что вечером им надо бежать домой, забирать детей из садика и тому подобное. 

Ещё одна проблема – собственно поиск. Через Facebook никто из хороших юристов работу не ищет. Нам требовалось много юристов, а стандартные методы (по знакомству или через сайты поиска работы) работали плохо. Чтобы решить эту проблему, мы были вынуждены обратиться к рекрутёрам. Мы и сейчас сотрудничаем с ними. Это позволяет быстро закрывать наши вакансии, хотя и довольно дорого по местным меркам. К сожалению, другие методы для нас пока не работают. 

Что мы ещё делаем, чтоб привлечь юристов? Мы платим хорошие по местным меркам зарплаты, абсолютно белые. Если я скажу, сколько денег плачу местным юристам, то вы удивитесь. В Москве за ту же зарплату можно нанять студента-пятикурсника, да и то не каждого. Наши юристы из региона имеют опыт 8-10 лет. Тот факт, что мы им платим большую по местным меркам зарплату, позволяет нам находить достойных специалистов. 

Мы создаём образ хорошего работодателя. Конечно, это не Google с его пуфиками и бесплатными обедами. Но мы настойчиво формируем в местной среде образ Solver как компании, в которой престижно работать. Это тоже позволяет нам нанимать тех кандидатов, в которых мы уверены. 

Когда мы ищем юристов, достаточно осознанно стремимся к тому, чтобы они были бывшими инхаусами (то есть ранее работали в юридической службе какой-либо компании – примечание редакции). Мы придерживаемся иллюзии, что такой человек лучше погружён в рутину и яснее понимает, что от него требуется. Это именно так и работает, но есть обратная сторона: у инхаусов не очень сформированное понятие дедлайна. Если клиент приходит и говорит, что эту задачу нужно выполнить в течение трёх дней, сотрудник вполне спокойно может этот срок пропустить. Для него это нормально – не успел сделать за три дня, сделаю за четыре. На старте мы с этой проблемой долго воевали. Пытались бороться с ней методом кнута и пряника – лучше сработал кнут. 

Второй момент. В любой нормальной юрфирме весь бизнес построен по часам. Всё, что делают её сотрудники, измеряется в часах. Это не только позволяет правильно выставить счёт клиенту, но и помогает собственнику или руководителю понять, насколько эффективен наш бизнес, что мы делаем хуже, а что – лучше, как переформатировать дело и так далее. Была проблема заставить наших юристов заполнять таймшиты: расписывать своё рабочее время по тем клиентам, над задачами которого они работали. Это был непрекращающийся бой в первые полгода. 

Мы внедрили наше собственное IT-решение, которое помогает вести учёт рабочего времени и учёт задач. Я старался, чтобы оно было похоже в своей простоте на то решение, которым я пользовался на одном из рабочих мест по найму. Благодаря тому, что решение простое и понятно, наши юристы им пользуются. 

У всех наших сотрудников разные представления о том, как должны быть оформлены документы, какие формулировки использовать. Мы старались организовать процесс так, чтобы всё было одинаково. Этот процесс продолжается до сих пор. Мы активно участвуем в вопросах шаблонизации и стандартизации. В идеале хотим прийти к тому, чтобы клиент не мог отличить, когда одну работу сделал один юрист, а другую – другой. Потому что и в том, и в другом случае она будет сделана одинаково хорошо. 

Мы постепенно сформировали группу старших юристов. Вся модель нашей компании построена так, что есть старшие юристы, средние и младшие. Старшие – это такие квази-боссы, носители знаний и авторитеты для всех нижестоящих юристов. Мы развиваем культуру старших юристов, хотим, чтобы они передавали все те знания, которые мы в них вложили, нижестоящим. И это уже приносит результаты.

• Материал подготовлен на основе выступления Андрея Чумакова на конференции 
  «Как увеличить эффективность бизнеса без особых затрат», организованной Biz360.ru и фирмой «1С».

Сервис - наше всё: как эффективно привлекать и удерживать клиентов.
Бизнес без границ: как небольшой компании выйти на иностранные рынки.
Как успешно развивать свой бизнес: рекомендации серийного предпринимателя.
biz360