Офис с чистого листа: как устроен бизнес на проектировании рабочих пространств

Во время пандемии, когда наступила эпоха всеобщей удалёнки, стало ясно, что продуктивно работать можно и вне офиса. Но даже по окончании локдауна во многих компаниях люди не вернулись в офис, а перешли на гибридный режим работы и посещают офис один-два раза в неделю. Это диктует новые требования к рабочим пространствам, которые работодатели вынуждены учитывать. О том, что должно быть в современном офисе и как построить бизнес на проектировании рабочих пространств, основатели архитектурного бюро «АРХИСТРА» Татьяна Эвич и Алексей Санду рассказали порталу Biz360.ru.

Мы занимаемся планировкой офисных пространств более 15 лет. Открыли свою компанию сразу же после окончания МАРХИ. В 2016 году всю нашу команду пригласили стать частью международной компании. Там мы образовали отдел корпоративных интерьеров, которого до нашего появления не было.

Отдел развивался, к 2022 году мы были практически отдельной структурой внутри компании, со своими заказами и сотрудниками. Но всё закончилось в один день. 7 марта 2022 года компания объявила, что уходит с российского рынка.

Ощущение было тяжёлое. Мы не понимали, что делать: казалось, мир вокруг рушится. Но очень быстро пришло осознание, что у нас есть заказчики, проекты, команда. Мы практически сразу решили, что будем продолжать работу как новая компания – «АРХИСТРА». У нас не было ни компьютеров, ни офиса. Сначала мы работали из дома, чуть позже арендовали офис. 

На момент ухода нашего работодателя из России мы вели крупный проект для «Газпрома» – «Лахта-центр» в Санкт-Петербурге. Заказчик был доволен и хотел продолжать сотрудничество с нами. Вскоре к нам, как к самостоятельной компании, обратился «Сбер». Ему нужно было спроектировать интерьеры на алтайском курорте Манжерок. Эти два крупных заказа позволили нам не опустить руки.

 
«Лахта-центр»

Проект комплекса «Манжерок»

Но такие большие проекты обычно оплачиваются только после выполнения. Работа с крупными компаниями часто ведётся без авансов, с большим отложенным платежом. Первые деньги пришли далеко не сразу, поэтому при запуске компании нам пришлось оперативно искать средства. В запуск вложили около 10 млн. рублей – как собственных, так и кредитных. Они потребовались на закупку компьютеров, аренду и обустройство офиса, аренду сервера и зарплату сотрудников в первые месяцы.

Особенность нашего рынка – клиенты обращаются даже не в конкретную компанию, а к конкретному человеку. Поскольку мы уже давно на рынке, заказчики хорошо знали, как мы работаем, в каких проектах участвовали. К лету 2022 года ситуация на нашем рынке более-менее стабилизировалась. Замороженные проекты снова пошли в работу, заказчики начали возвращаться.

Первый этап работы с нашими проектами – исследование пространств. Дело в том, что проектирование офисов – это не совсем про дизайн. В представлении многих дизайнер помещений выбирает стиль, цвет, оформление и прочие моменты. Но в данном случае мы говорим о пространствах для работы. И главное требование к ним – они должны быть максимально эффективными.

Это значит, что у каждого решения в проектировании офисов должно быть научное объяснение. Не «потому, что красиво», а потому, что человек, работая именно в таком пространстве, приносит максимальный результат. Поэтому проектирование офисов должно основываться не на вкусах дизайнера, а на результатах научных исследований.

Например, крупная компания планирует построить большой новый офис. На данный момент у неё несколько офисов по всему городу, где работает несколько тысяч сотрудников. Сначала нужно определиться, сколько человек сможет вместить новый офис, какие подразделения должны туда переехать. Определяем, в каких пространствах должны работать сотрудники, сколько им нужно переговорных, принтерных, комнат отдыха, залов совещаний, телефонных кабин и кофе-пойнтов.

Один из проектов бюро «АРХИСТРА»

Чтобы всё это понять, мы проводим опросы руководства, создаём фокус-группы из сотрудников, общаемся с HR-отделом. Смотрим, как отделы и подразделения взаимодействуют между собой. Получаем данные о структуре компании, о корпоративной культуре и её возможных изменениях.

На основании всех этих факторов делаем расчёты. Например, на 1000 сотрудников надо 40 переговорных комнат разного размера, 10 комнат отдыха и т.д. Если в каком-то отделе планируется рост – закладываем дополнительные пространства. Это достаточно большая работа, которая занимает много времени. Только после этого начинается проектирование. Мы рисуем разные варианты планировок, общаемся с заказчиками, согласовываем размещение конкретных подразделений в здании.

Дальше переходим к дизайну. В подборе цветов ориентируемся на стиль компании и мировые тренды. А эти тренды основаны на результатах исследований о том, как цвет пространства влияет на работоспособность. В нашем процессе создания офиса человек, который будет там работать – как киногерой. Он перемещается по разным офисным площадкам, получает везде определённый опыт. В зависимости от этого опыта подбираются цвета и дизайн.

Затем – реализация. Мы делаем чертежи, а после начала стройки проводим авторский надзор. Следим, чтобы было воплощено всё то, что мы заложили в дизайн.

Оборот компании «АРХИСТРА» в 2024 году составил около 80 млн. рублей. Как правило, мы выполняем 10-15 заказов в течение года, из которых два-три очень крупных. Среди наших больших проектов – офисы для «Сбера», «Лукойла», «Совкомбанка», «Норникеля», «Газпрома», НЛМК и других корпораций.

Срок реализации проекта – как правило, год-полтора. Наш самый масштабный проект – дизайн помещений для «Лахта-центра» – занял три года. Можно сказать, что подобные заказы – наша специализация. Вся наша работа «заточена» под такие проекты, которые далеко не все на нашем рынке умеют выполнять. 

Проектируем не только офисы, но и гостиничные пространства – например, работали для Radisson и Hyatt. Иногда нам заказывают и другие общественные пространства, где требуется разработка интерьеров. Недавно сделали концепцию малой ледовой арены в Петровском парке для «ВТБ».

Hyatt

Есть компании, которым нужно спроектировать небольшой офис или переделать какое-то пространство. Мы тоже этим занимаемся. Если заказ не настолько крупный – правила нашей работы остаются теми же, просто меняется масштаб: набор помещений тот же, разница лишь в их количестве. В любом случае, человек для нас всегда на первом месте. Мы никогда не будем делать так, чтобы потом сотруднику в офисе было некомфортно. Всегда транслируем эту позицию заказчикам.

Многие руководители, особенно старшего возраста, до сих пор не понимают, зачем нужен комфортный офис. По их мнению, такая обстановка расслабляет сотрудников. Но исследования говорят о том, что комфорт положительно влияет на эффективность. Неоднократно доказано: в комфортном офисе растёт уровень производительности.

Когда человеку есть, где отдохнуть, это не значит, что он весь день будет валяться в диванных зонах. Он там за 15 минут перезагрузится, после чего сделает в два раза больше. Креативная энергия не рождается, если всё время сидишь за столом. Когда сотрудник в течение дня меняет активность или картинку перед глазами, у него совершенно по-другому идёт рабочий процесс.

В идеале дизайнер должен иметь доступ к первому лицу компании, для которой он делает проект. Но при реализации проектов для корпораций это невозможно. В таких случаях мы общаемся с представителем заказчика. Обычно это сотрудник, так или иначе «приближённый» к первому лицу и знающий о его предпочтениях. Наша задача – слушать и понимать его, согласовывать все шаги и двигаться в нужном направлении.

Общение «через представителя» и попытки угадать пожелания первого лица не всегда бывают удачными. Иногда на каком-то этапе владелец или гендиректор компании говорит: «Я хотел по-другому». Но у нас уже большой опыт, мы примерно понимаем, в каком направлении стоит двигаться. И чаще угадываем, чем наоборот.

Один из офисов «Лукойл»

Считается, что при работе с корпорациями многоступенчатые утверждения каждого шага могут надолго растянуть процесс. Наверное, это не наш случай. Если речь идёт о новом офисе, все хотят переехать в него как можно скорее. На таких крупных проектах сроки имеют важное значение: они утверждаются заранее, нарушать их нельзя. Поэтому мы должны работать быстро, а заказчики – быстро давать комментарии и согласовывать. В общих интересах сделать всё красиво и в срок. 

За время пандемии люди научились работать дома. Многие оборудовали себе в домашних условиях вполне комфортные рабочие места. И многие компании задаются вопросом: как вернуть сотрудников в офис? Зачем людям туда идти, если им и дома хорошо? Отметим основные тренды современного офиса.

Пространства для работы и отдыха. Большинство из тех, кто может выбирать между домом и офисом, приходят в офис, чтобы сосредоточенно работать в комфортных условиях. Для этого мы проектируем пространства и создаём в офисе различные зоны, которых нет у сотрудников дома. Есть лаунж-зоны, пространства с мягкой мебелью, помещения для индивидуальной и командной работы. Для телефонных разговоров предусмотрены специальные ниши, для встреч – переговорные, для еды – обеденная комната или кофе-пойнт. 

Инклюзивный дизайн. Раньше мы делали «хороший дизайн для всех», а сейчас ориентируемся на конкретных сотрудников. Вместе с HR компании-заказчика изучаем состав команды, особенности и предпочтения каждого человека. Например, кто-то хочет сидеть в опенспейсе – ему нравится движ, общение. А кто-то не особо любит встречаться с людьми, но при этом всё равно хочет чувствовать себя частью команды. Для него нужно более уединённое место.

Один из офисов Shell 

Возможности для гибридной работы. Допустим, сотрудники посещают офис пару раз в неделю. В этом случае основная часть рабочих мест в офисе должна быть «непривязанной». Любой сотрудник может занять любое место, забронировав его через приложение. У каждого есть шкафчик, где можно хранить свои принадлежности. По окончании рабочего дня сотрудник очищает стол, складывает всё в шкафчик, а на это место завтра приходит другой человек.

Во многих компаниях посещение офиса до сих пор обязательно. Но даже при таком формате в офисе должен быть процент «непривязанных» рабочих мест. Это может называться коворкингом. Там могут работать люди из филиалов, сотрудники с гибридным графиком, стажёры, временные сотрудники на проект.

Возможности для обучения. Сейчас крупные компании уделяют много внимания обучению персонала и подготовке кадров. И пространства для обучения стали обязательной частью офиса. Например, «Лукойл» активно привлекает студентов, проводит с ними практику в офисе, обучает их. Для этого в их офисном здании есть несколько классов. Такие пространства нужны и для повышения квалификации работающих сотрудников. Некоторые крупные компании выделяют под общественные пространства целый этаж. Помимо классов для студентов, там есть места для презентаций, трансформируемый зал для мероприятий, столовая и многое другое.

Все наши проекты мы выполняем по технологии BIM: Building Information Model – цифровое моделирование объектов проектирования. Простыми словами – это здание, построенное в компьютере. Один из главных плюсов BIM – на основании цифровой модели можно вносить коррективы в проект, не переделывая его полностью. Раньше любая передвинутая в проекте стенка требовала переделки всего объёма чертежей. А если переставить её в BIM, программа сама пересчитывает всё, что нужно.

BIM-инженеров нигде не готовят – их нужно только выращивать и обучать. Это или архитекторы, которые решили попробовать себя в смежной профессии, или инженеры, которые понимают процесс проектирования и запросы архитекторов.

Построение BIM-модели – процесс довольно долгий. Но зато потом мы можем быстро вносить изменения в проект, а они возникают в 80% случаев.

Один из проектов для «Совкомбанка» 

Например, мы начали проектировать офис Shell ещё до пандемии. Но в 2020 году в компании поняли, что жизнь изменилась, как и требования к офису – проект нужно переделывать. При этом сроки реализации – те же. Благодаря нашим цифровым моделям мы смогли достаточно быстро внести в проект все необходимые изменения.

Ещё один пример: в корпорации во время работы над проектом сменилось руководство. Пришёл молодой прогрессивный директор, у которого были свои взгляды на офис. Он сказал: «Зачем мне здесь целый этаж замов – давайте их рассадим по разным этажам». И таких изменений у него было много. Мы перепланировали всё здание, не нарушив сроки.

Наш BIM-отдел постоянно разрабатывает новые инструменты, чтобы ещё больше автоматизировать процесс. Например, изменили цвет или форму двери в программе – автоматически меняется вся остальная отделка. В базовой версии программы таких возможностей нет.

Более 90% наших заказчиков приходят по рекомендациям. Нередко бывает, что какой-либо топ-менеджер побывал в офисе компании, который мы спроектировали. Увидел интересное пространство и захотел себе «не хуже». Так клиенты выходят на нас.

Регулярно участвуем в выставках и тендерах – они тоже приносят заказчиков. 

Есть много творческих конкурсов, где важно показать идею. А где-то важно продемонстрировать эффективность, сэкономить средства, придумать компактные или экономичные решения. Например, компания сокращается и с трёх этажей переезжает на один. Такие проекты тоже бывают.

Кадровый голод коснулся и нашей сферы. Грамотные специалисты обычно уже неплохо трудоустроены. А предлагать какие-то фантастические условия по зарплате у нас нет возможности. Единственный выход – выращивать собственные кадры.

У нас молодой коллектив, мы с удовольствием принимаем студентов архитектурно-строительных вузов на практику, после которой они совмещают работу у нас с учёбой. Мы поддерживаем их, даём время на то, чтобы они смогли закончить обучение. И видим, как некоторые вырастают в самостоятельных специалистов. Им интересно развиваться в нашей компании, чему мы очень рады. Пока все пришедшие студенты остались. Но на стадии отбора у нас конкурс, к нам не так просто попасть.

Команда бюро «АРХИСТРА»

Большинство наших сотрудников – молодёжь. Основной принцип при работе с таким коллективом – учитывать индивидуальность каждого. Некоторым, возможно, стоит давать больше свободы. Зумеры ценят самостоятельность, хотят участвовать в принятии решений, чувствовать свою значимость. Это их мотивирует.

Очень ценится и человеческое отношение. Мы дружелюбные, хорошие, добрые. Всегда пытаемся понять, что сотруднику надо, почему с ним происходит то или иное. Без людей, без коллектива, хороших отношений невозможно построить бизнес.

Нам очень интересно развивать новые перспективные направления, в первую очередь исследования пространства. Наши интерьеры красивые, но главное – у них есть действительно серьёзная научная база. У нас всегда готово объяснение, почему мы проектируем именно так.

В этом году запустили проект со «Сбером», который тоже очень заинтересован в таких исследованиях. Его представители понимают, что для удержания и привлечения талантов нужно придумывать что-то новое. Мы совместно проводили серию исследований, как вернуть сотрудников в офис, зачем им туда приходить, каковы особенности поколения Z, что они хотят и как с ними работать.

Офис «Сбер Digital»

В планах – выстраивать отношения и с вузами, и с различными творческими компаниями, которые занимаются не только архитектурой. Хотим сделать образовательную часть более регулярной. Ведём переговоры с несколькими вузами, чтобы открывать лаборатории на их базе: часть практических исследований можно совмещать с обучением. И это не столько продвижение нас как HR-бренда, сколько популяризация самой темы исследования пространств.

• Главное – следить за сроками и трезво оценивать свои шансы на реализацию проекта в заявленный дедлайн. Очень внимательно анализировать исходные данные. Если вы чётко понимаете, что именно от вас хотят, у вас есть команда и пул надёжных подрядчиков – смело беритесь за дело. Но если хоть по какому-то пункту нет ясности – от крупного заказчика лучше отказаться. Принцип «по ходу разберёмся» здесь не работает. Если вы не получили какую-то информацию в самом начале – скорее всего, вы её уже не получите. Процесс запустился – заказчик постарается уделять вам как можно меньше внимания. Придётся действовать наугад, а это точно путь в никуда.
  
  

• Собрать надёжную команду. Предприниматель должен быть уверен: команда в процессе важной и сложной работы его поддержит и не бросит. Сотрудники понимают, что у вас очень ответственная задача, и её нужно решить всеми силами. У нас бывали разные случаи, но все работали на результат и делали то, что нужно.
  
  

• Поддерживать отношения с заказчиками. Иногда бывает, что клиент и подрядчик просто не находят общего языка. По своему опыту можем судить, что все люди разные, иногда вам придётся под кого-то подстраиваться – это тоже часть работы.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360