Оплата – только за результат: как и зачем малому бизнесу использовать аутсорсинг

Сегодня многие компании малого бизнеса отдают выполнение некоторых задач на аутсорсинг внешним подрядчикам. Это позволяет быстро решить те или иные задачи без поиска и найма сотрудников, существенно сэкономить затраты, оптимизировать ресурсы команды. Правда, есть и определённые риски: зависимость от внешних исполнителей, передача экспертизы на сторону, возможные проблемы с конфиденциальностью. О том, как и для каких задач использовать аутсорсинг, порталу Biz360.ru рассказала основатель компании Numero Камила Хайруллина.

Компания может привлекать для выполнения некоторых задач не только штатных сотрудников, но работать по модели аутсорсинга. Суть её в том, что компания-заказчик заключает договор с внешним подрядчиком, который берёт на себя выполнение конкретных задач или бизнес-процессов. 

Аутсорсинговая компания обеспечивает своих сотрудников всем необходимым оборудованием и программным обеспечением, администрирует их работу, занимается их обучением и мотивацией, отвечает перед клиентом за конечный результат. 

Например, предприятие может передать на аутсорсинг IT-поддержку, бухгалтерский учёт или работу службы безопасности. При этом заказчик платит не за работу отдельных специалистов, а за конечный результат, получая гарантии выполнения задач в срок и соответствующего качества. 

Переход с модели штатных сотрудников на аутсорсинг – это, прежде всего, экономия на налогах, аренде и офисных расходах. Более глубинный эффект заключается в трансформации структуры затрат и самой системы. 

• Оплата за результат. Постоянные расходы становятся переменными, компания платит только за реально выполненные задачи. Предприниматель оплачивает не отработанное время с 10:00 до 18:00, а конкретный KPI или завершённый проект. Это создаёт для подрядчика мотивацию для эффективной работы, а для бизнеса исключает нецелевое использование ресурсов.
  
  

• Фокус на ключевые компетенции для масштабирования бизнеса. Штат не перегружается рутинными операциями, и компания может позволить себе расширить команду под текущие задачи без долгосрочных обязательств. Это особенно важно в условиях быстро меняющегося рынка, когда потребность в определённых специалистах может резко возрастать или снижаться. А в случае неудовлетворительного качества работы подрядчика заменить его будет легче, чем штатного сотрудника.
  
  

• Экономия на обучении команды. Предприниматель не занимается микроменеджментом, для управления внешними специалистами ему требуются другие навыки: усиленная коммуникация, постановка задач и контроль качества. Зачастую компетентность аутсорсинговых команд выше штатных благодаря их высокой насмотренности, поэтому предприниматель может не тратить время на объяснения, обучение и излишне долгий онбординг. 

• Зависимость от внешних специалистов. В случае внезапного прекращения сотрудничества или технических сбоев в работе подрядчика бизнес может столкнуться с простоем и потерей эффективности. Для минимизации этого риска компании разрабатывают детальные договоры с указанием штрафных санкций, а в идеале нужно иметь «план Б» на случай форс-мажора. 
  
  

• Потеря корпоративной экспертизы. Когда важные функции передаются внешним специалистам, есть риск утраты внутренних наработок и опыта. Для сохранения ключевых компетенций компании создают и регулярно обновляют базы знаний и поддерживают обмен опытом между внутренними и внешними специалистами. 
  
  

• Потенциальные проблемы с конфиденциальностью. Чтобы минимизировать риски, компании заключают детальные соглашения о неразглашении, ограничивают доступ к конфиденциальным данным и регулярно проводят проверки безопасности. 

Также очень важно проводить регулярный аудит внешних подрядчиков: это поможет вовремя выявить отклонения от договорённостей и предотвратить возможные проблемы. 

Пример из практики. Один из наших клиентов пользовался услугами внешнего маркетингового агентства. Отчёты подрядчика выглядели внушительно, но когда мы провели независимый аудит расходов и результатов, оказалось, что значительная часть бюджета уходит на неэффективные каналы. Подрядчик показывал отчёты в виде охватов и кликов, но не связывал их с фактическими продажами. 

Когда мы наложили рекламные расходы на CRM и управленческий учёт, стало видно, что часть кампаний привлекали пустые лиды (много заявок, но почти без конверсии в оплату), а на те, что работали стабильно и приносили прибыль, выделялось меньше бюджета. 

На основании аудита владелец бизнеса принял решение сменить подрядчика. Новый партнёр сфокусировался на эффективных каналах, и уже через несколько месяцев стоимость привлечения клиента снизилась почти вдвое. 

Правильный ответ – те функции, которые не являются стратегически критичными, но требуют высокой квалификации или сезонного вовлечения: 

• бухгалтерские и финансовые операции;

• IT-поддержка;

• маркетинг, дизайн и создание контента;

• юридические услуги. 

Внутри компании же важно сохранить процессы, которые формируют основу конкурентного преимущества и УТП (уникальное торговое предложение). К ним относятся: 

• продуктовая разработка;

• стратегическое управление;

• клиентский сервис;

• продажи. 

Обычно именно эти направления тесно связаны с корпоративной культурой и постоянным взаимодействием с клиентами. 

При принятии решения о переходе на аутсорсинг обычно используют такие метрики: 

• стоимость проекта;

• соблюдение сроков;

• качество работы;

• простота коммуникации;

• лёгкость замены подрядчика, если что-то идёт не так;

• соотношение постоянных и переменных затрат. 

Пример, когда аутсорсинг сработал эффективно. У компании стояла задача быстро запустить рекламу в новых регионах. Штатного маркетолога не было, нанимать его или целую команду было дорого и долго, поэтому собственник решил отдать задачу на аутсорсинг. Подрядчик сразу подключил специалистов по разным направлениям: таргет, дизайн, контент. За счёт этого компания получила полноценную команду без долгого подбора и найма. Запуск прошёл быстро, рекламные кампании начали приносить заявки уже в первый месяц. 

Пример, когда аутсорсинг не дал выгоды. Другая компания, наоборот, передала на аутсорсинг маркетинг, но с иной целью – для долгосрочного развития бренда. Внешняя команда запускала и проводила кампании, но не знала всех внутренних деталей бизнеса: особенностей продукта, потребностей клиентов, внутренней культуры. Из-за этого коммуникация была поверхностной, часть идей не понравилась аудитории, а результат оказался слабее ожиданий. Аутсорсинг в этом случае был полезен как временное решение, но не как основная стратегия. 

Практика показывает, что аутсорсинг – это не просто временная мера для сокращения затрат, а фундаментальное изменение подхода к организации бизнеса. Компании, успешно интегрировавшие аутсорсинг в свою деятельность, получают значительное конкурентное преимущество в условиях быстро меняющегося рынка и легче адаптируются к переменам.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360