«Оптимизируй это немедленно!»: с чего начать автоматизацию в компании

Повысить эффективность компании можно с помощью автоматизации. Георгий Нанеишвили, директор по развитию партнёрской сети компании QlikTech в России и специалист по внедрению систем управления предприятием, в своей книге «Оптимизируй ЭТО немедленно» рассказывает, как эффективно подойти к процессу автоматизации. С разрешения издательства «Альпина Паблишер», выпустившего эту книгу, мы публикуем рекомендации о том, с чего начать внедрение IT-решения.

Первое правило автоматизации гласит: «При автоматизации бардака итогом всегда становится автоматизированный бардак». Именно поэтому так важно изучение руководством компании процесса автоматизации. Когда глаз не замылен, выявляется очень много проблем, которые требуют оперативного вмешательства и выравнивания. 

Никто же об этом не задумывается – отдел как-то работает, прибыль приносит. Только вот это «как-то» может сильно выстрелить, когда наступает очередной кризис или рядом появляется конкурент, у которого процессы хорошо выстроены. 

Именно поэтому небольшие компании зачастую гораздо более эффективны – у них простые бизнес-процессы, чётко считаются затраты, им не надо содержать автопарк или столовую. 

Если они хотят включить питание в социальный пакет, то им достаточно раздать сотрудникам талоны на питание, которые можно обменять на обед в близлежащих кафе. И у сотрудников больше выбор, и можно посмотреть, какое кафе популярно. А если им не понравится – люди перейдут в другое, а владельцам кафе придётся выкладываться, чтобы удержать клиентов. При необходимости машину с водителем можно взять в аренду – и не будет трат на обслуживающих их бухгалтеров и кадровиков, и прочих сопутствующих расходов. 

Так что придётся компаниям покрупнее или с неотлаженными процессами самим разбираться, «почему так сложилось», «так всегда работали» и «а по-другому нельзя, потому что…». 

Важно уметь слушать персонал – многие из сотрудников прекрасно понимают, что в работе идёт не так. И могут не просто чётко указать на узкие места, но и дать рекомендации по улучшению ситуации. 

Хорошие консалтинговые компании так и делают: они внимательно слушают менеджеров среднего звена и даже рядовых сотрудников, красиво оформляют идеи и преподносят топ-менеджменту – всё равно руководство не может так детально знать процессы, как рядовые исполнители, а для досконального изучения у них мало времени. 

Руководители, которые разговаривают (а не просто говорят) со своими сотрудниками, в подобных услугах по оптимизации не нуждаются – они и так знают, что у них происходит, и стараются оптимизировать процессы, сократить избыточные затраты и ускорить время внедрения любых решений. 

Самое страшное – браться за автоматизацию невыстроенных процессов, да ещё с запутанным взаимодействием между различными подразделениями, когда за прохождение процесса отвечает большое количество сотрудников разных отделов, при этом нечётко прописан уровень сервиса реагирования на заявку (SLA – от англ. Service Level Agreement). 

В этом случае часть заявок проходит моментально, а часть – застревает на недели и требует неимоверных усилий и временных затрат по проталкиванию. А время – это деньги, которые вы платите сотрудникам, ожидающим, пока другой отдел не проставит «крыжик» или «галочку». 

Да, зачастую всё это вскрывается во время внедрения, и иногда удаётся выровнять часть процессов и сократить другие за счёт автоматизации и использования более современных инструментов. Но обычно всё автоматизируется «как есть», создавая автоматизированный бардак и привнося новый, а руководство потом недоумевает: «Как же так, поставили новую дорогую систему, а лучше не стало!» 

1. Проведите аудит процессов в вашей компании. Можете начать с одного небольшого подразделения, например, отдела по работе с VIP-заказчиками или интернет-торговли. Помните, отдел продаж и интернет-магазин – это витрина компании. 
   
   

2. Убедитесь, что у всех сотрудников чётко прописаны должностные инструкции. 
   
   

3. Посмотрите, какие из рабочих обязанностей можно автоматизировать, чтобы исключить человека из процесса. Особое внимание обратите на выполнение ручных операций и ввод данных. Даже адрес сейчас можно не вводить, а выбирать из стандартизированного списка, а контрагента – автоматически выбирать и заводить из специализированных систем электронного документооборота по идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН). 
   
   

4. Попросите сотрудников привести примеры рутинных операций, которые приходится выполнять ежедневно. Подумайте, можно ли их автоматизировать. 
   
   

5. Обратите внимание на взаимодействие между отделами: от чего зависит исполнение той или иной производственной операции, можно ли самостоятельно её выполнить сотруднику или автоматически получить данные или разрешение, не запрашивая смежные отделы. 
   
   

6. Попросите привести примеры нестандартных бизнес-процессов: что, по мнению рядового исполнителя или менеджера среднего звена, можно улучшить, чтобы ускорить прохождение процесса. Дайте им пару-тройку примеров, обязательно поощрите ответы и постарайтесь решить выявленную проблему. Кстати, это может дать очень важный сигнал к началу оптимизации: если руководство компании настолько заинтересовано в повышении эффективности, что готово начать с линейного отдела, то руководство других отделов само начнёт выявлять узкие места, не дожидаясь, пока им на это укажет топ-менеджмент. 
   
   

7. Убедитесь, что у сотрудников есть показатели эффективности (KPI) и они могут влиять на их достижение. Особенное внимание обратите на то, что сотрудники понимают, как считаются данные показатели, уверены ли они в том, что могут на них влиять и что выполнение данных показателей положительно сказывается на их зарплате.

Выполнение данных пунктов даст хороший фундамент для начала преобразований. 

Подробнее о том, как компания может сократить издержки благодаря использованию IT-инструментов, читайте в книге Георгия Нанеишвили «Оптимизируй ЭТО немедленно!».

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360