Рынок электронного документооборота (ЭДО) растёт в России на 10% ежегодно. В 2022 году количество его пользователей увеличилось на 26%: компании и индивидуальные предприниматели активнее подключаются к подобным сервисам. О том, какие факторы будут влиять на рынок ЭДО и как он продолжит развиваться, порталу Biz360.ru рассказала Наталья Лапшина, менеджер продуктов «Цитрос» компании SL Soft.
Наталья Лапшина – менеджер продуктов «Цитрос» компании SL Soft. Получила высшее образование в области информационных систем, документооборота и делопроизводства. Занимается обследованием, проектированием и автоматизацией документоориентированных процессов с 2007 года. На её счету десятки реализованных проектов по реинженирингу бизнес-процессов, автоматизации документооборота и созданию электронных архивов в частных и государственных компаниях. С 2014 года работает в продуктовом направлении.
Государство стимулирует и поддерживает процессы импортозамещения: например, Российский фонд развития информационных технологий выдавал гранты на разработку и внедрение отечественных IT-решений. Среди приоритетных направлений поддержки фонда – средства электронного документооборота, управление бизнес-процессами и основными данными, а также другие аспекты, касающиеся развития рынка ЭДО.
Уход западных вендоров сильно повлиял на рынок. Появилось множество новых предложений, что обострило конкуренцию среди профильных российских игроков IT-рынка. Базовые технологии у всех схожи, поэтому поставщики решений сейчас конкурируют больше за счёт дополнительных опций. Например, добавляют различные интеллектуальные сервисы, упрощающие и ускоряющие работу сотрудников.
В финансовом секторе, строительстве, кадровом делопроизводстве и других отраслях появляются новые распоряжения регуляторов. Они всё больше учитывают процессы, осуществляющиеся в электронном виде.
Изменяются требования к обеспечению юридической значимости электронных документов и работе с электронными подписями. Также в проработке на государственном уровне находится несколько крупных законопроектов и подзаконных актов, касающихся оцифровки процессов в разных сферах бизнеса. Например, подготавливаются изменения требований к условиям и срокам хранения электронных документов.
В первом чтении принят законопроект, который подразумевает отказ от хранения бумажных документов в случае их перевода в электронный вид. Документы, согласно этой инициативе, можно оцифровать, заверить электронной подписью по установленным правилам, а через год уничтожить бумажные оригиналы вне зависимости от даты истечения срока их хранения. Но сейчас данный законопроект дорабатывается, так как у бизнес-сообщества возникло довольно много вопросов к его текущей редакции.
Активные изменения в российском законодательстве стимулируют разработчиков адаптировать свои системы ЭДО к различным нововведениям. В этих условиях вендоры вынуждены активно развиваться продукты, чтобы не терять позиции на рынке.
Поставщикам необходимо вносить изменения заблаговременно, ещё до вступления в силу новых регламентирующих актов. Современный конкурентоспособный вендор и партнёр-интегратор должны заранее привести бизнес-процессы клиента в соответствие с новыми правилами работы. Участники рынка, не успевающие за изменениями законодательства, рискуют стать аутсайдерами или вовсе выбыть из гонки.
Все компании стремятся увеличить доходы, оптимизировать бюджет, ускорить работу сотрудников. Одним из инструментов повышения эффективности бизнеса становится электронный документооборот.
У потребителей систем ЭДО есть особенности, связанные со сложившимися в компании процессами делопроизводства, которые не укладываются в типовые шаблонные внедрения. Ещё несколько лет назад для таких клиентов было важно полностью сохранить исторически сложившиеся традиции «бумажных» процессов, а разработчикам в обязательном порядке приходилось кастомизировать решения в соответствии с принятыми в компании практиками работы. Однако сегодня формируется новая тенденция: даже крупные компании с устоявшимися бизнес-процессами отходят от модели «автоматизации хаоса».
Последние полтора-два года заказчики перед формулировкой окончательных требований к автоматизации проводят внутренний или внешний аудит своих процедур и операций, оптимизируют их и унифицируют. Компании перестали бояться трансформировать свои практики работы и готовы нести связанные с этим дополнительные затраты, поскольку в долгосрочной перспективе видят пользу и выгоду от автоматизации процессов.
Новые технологии делают системы ЭДО ещё более удобными. Разработчики внедряют в свои продукты элементы искусственного интеллекта, чат-боты, программных роботов, «умный» поиск.
Вырос спрос на интеллектуальные сервисы, которым передают задачи первичной обработки документов: потоковый ввод данных, распознавание и анализ текста на содержание и эмоциональную окраску, первичная классификация и подпись документов. Таким образом компании стремятся сократить рутинный труд сотрудников.
Увеличивается спрос и на технологии для упрощения работы с большими объёмами информации: анализ массивов данных и визуализация результатов для принятия управленческих решений, интеллектуальный поиск с использованием семантического анализа хранимой информации. В том числе наша компания реализует такие сценарии у заказчиков.
Интеллектуальные сервисы в ЭДО становятся более востребованы благодаря позитивному опыту их использования. Например, когда руководство компании видит, что на обработку 200 документов тратится уже не трое суток, а всего час.
В программе «1С:Управление нашей фирмой» есть возможность, не переключаясь на другие приложения, создавать и отправлять электронные документы с помощью сервиса «1С:ЭДО»
В системах электронного документооборота (СЭД) уже сейчас доступен довольно высокий уровень автоматизации. Например, пользователь может начать заполнять карточку документа, система подставит остальные данные на основе введённой информации, а программный робот может оформить и маршрутизировать сам документ.
Несмотря на угасший несколько лет назад интерес к чат-ботам, в сегменте ЭДО снова стала популярна эта технология и виртуальные помощники. В последнее время у потребителей популярны визуальные помощники для освоения рабочих процессов (обеспечить навигацию по системе, обучить новых сотрудников ее использованию). Кроме того, они могут отвечать на вопросы, открывать нужные документы и файлы, выполнять простые задания.
Развиваются мобильные технологии: пользователи ждут, что доступ к рабочим системам будет возможен с различных устройств, в том числе со смартфонов, из любой точки мира. Важной опцией становится возможность подписывать документы в любой момент и независимо от местонахождения сотрудника. Сегодня это можно делать в том числе и с помощью государственных сервисов, таких как «Госключ».
Системы документооборота можно установить на собственный сервер или использовать в виде облачного SaaS-решения (готовая СЭД предоставляется как услуга с высоким уровнем доступности и поддержки).
Облака делают IT-продукты доступнее для небольших компаний. Им не нужно расширять инфраструктуру, покупать серверы или арендовать вычислительные мощности в дата-центрах, чтобы внедрить в свои процессы автоматизированную систему. Достаточно заключить договор с поставщиком решения и начать пользоваться СЭД. Однако пока к таким решениям проявляет интерес в основном малый бизнес. Средние и крупные организации больше ориентированы на использование собственной IT-инфраструктуры из-за строгих правил корпоративной безопасности.
Российский рынок автоматизированных систем в России можно назвать развивающимся, поэтому изменений будет достаточно. Продолжится внедрение машиночитаемых доверенностей, формализованных документов в новых бизнес-отраслях (сейчас они активно внедряются в финансовой, кадровой и строительной сферах). Станут нарастать темпы и объём работ по цифровизации бизнеса, стандартизации обмена информацией с автоматизированными системами регуляторов и контролирующих органов – законопроектов много. Вопрос со сроками и способами хранения документов обязательно получит развитие.
Вырастут требования к экономической и информационной безопасности ведения бизнеса в целом и систем ЭДО в частности.
СЭД станут «умнее» благодаря развитию технологий: алгоритмы искусственного интеллекта стремительно совершенствуются, и новые возможности будут интегрироваться в различные IT-продукты. Люди всё больше ценят возможности интеллектуальных сервисов для документооборота.
Процесс импортозамещения тоже сохранит своё влияние на рынок: потенциал для замены иностранных решений на отечественные продукты ещё довольно большой. Спрос на автоматизацию документооборота продолжит расти, а вместе с ним – и рынок ЭДО.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
