Любой предприниматель хочет понимать, что происходит с финансами в его компании. Иными словами – ему нужен грамотный учёт. Вести его можно, в зависимости от стадии развития бизнеса, с помощью разных инструментов. О том, когда уместно использование таблиц Excel для этих целей и когда необходимо переходить на более сложный продукт, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал Роман Месяткин, директор компании «Идея».
Роман Месяткин – предприниматель из Калининграда, основатель и директор компании «Идея». По первому образованию – системный администратор, помимо этого учился по специальности «Менеджмент». После учёбы работал в компаниях в найме, занимался внедрением решений «1С». В 2011 году основал свой бизнес. Компания «Идея» является партнёром фирмы «1С», автоматизировала бизнесы более 430 клиентов из самых разных сфер.
Когда компания только начинает свою деятельность, то, как правило, у неё не так много клиентов и партнёров. На этом этапе вести учёт доходов и расходов ещё относительно просто из-за небольшого количества данных. Можно для этих целей использовать таблицы Excel или Google. Чтобы учёт был точным, необходимо соблюдать несколько простых правил.
Таблица создаётся на постулатах построения баз данных. Отдельно должны храниться данные, отдельно – справочники, и отдельно – отчёты. Вся информация содержится в разных местах, и это принципиальный вопрос. Я предлагаю для каждого типа данных использовать в Excel или «Google Таблицах» новый лист.
В первую очередь следует создать лист «Данные» и продумать, как вести учёт. На этом листе, на мой взгляд, обязательно должны быть следующие колонки (слева направо):
-
«Дата»;
-
«Приход/Расход»;
-
«Контрагент»;
-
«Движение денежных средств»;
-
«Проект» (чтобы различать разные бизнес-направления);
-
«Сумма»;
-
«Комментарий».
В колонке «Приход/Расход» следует включить проверку, чтобы упростить взаимодействие с таблицей, используя выпадающие списки.
Данные должны расти вниз. Таблица, увеличивающаяся вправо – любимый многими вариант построения – имеет в корне неверный подход. Для эффективного учёта колонки должны добавляться крайне редко. В первых версиях Excel неслучайно были ограничения по количеству колонок: не больше 128.
На листе данных категорически запрещается делать какие-либо вычисления. Это может привести к случайным ошибкам и, как результат, неверной информации для учёта.
Данные для анализа должны быть едиными. Необходимо создавать справочники, в которых информация вносится единообразно. Так можно избежать ситуаций, когда один человек запишет контрагента, как «Пётр Иванов», а другой «Иванов» или «Супер Петя». В этом случае программа засчитает их как разных людей, и анализ данных «провалится». При вводе данных информация выбирается из списка, который формируется из справочников, именно по этой же причине.
Каждое новое событие в колонке «Приход/Расход» фиксируется датой. Можно вносить сведения в хаотичном порядке, если вдруг вспомнили про какой-то расход, который до этого забыли добавить в таблицу. Порядок записей может быть любой, но обязательно нужно соблюдать непрерывность в вводе данных. Пропусков между строками быть не должно, они разрушат весь учёт.
В результате простых действий в таблице можно получить отчёт, например, в разрезе чистой прибыли по проектам, либо в разрезе клиентов или движения денежных средств. Информация доступна за любой период времени, с использованием отбора по конкретной дате и контрагенту. Вариантов достаточно много и их можно настраивать, как угодно.
Пример того, как вести учёт в таблицах, можно посмотреть на этом видео:
Следует помнить, что учёт в таблицах хорош до того момента, пока данных у компании немного и их вводом занимаются несколько человек.
Как только в компании появляется несколько человек, которые должны вносить данные или требуется настройка прав доступа, работать в таблице Excel или Google становится неудобно. Увеличивается риск ошибок.
Таблицы перестают быть эффективными и тогда, когда усложняется учёт: необходимо учитывать сразу несколько параметров – например, запасы товаров, взаиморасчёты, деньги.
Здесь вполне логичнее перейти на более сложные и эффективные программы для ведения учёта. Наиболее удобным, на мой взгляд, является решение «1С:Управление нашей фирмой».
Преимущества «1С:УНФ» по сравнению с таблицами
-
В программе одновременно могут работать с данными несколько пользователей.
-
Возможность одним вводом внести в продукт информацию по нескольким параметрам. Например, пользователь вносит данные о приходе товара, и автоматически появляется информация об остатках на складе, себестоимости этих товаров, и отражается долг поставщику.
-
Быстрое формирование отчётов в различных разрезах, например, «Валовая прибыль». В таблицах создание тех же отчётов занимает больше времени.
-
Скорость работы. Excel начинает долго обрабатывать данные на 100 тысячах строчек, а «Google Таблицы» ещё раньше. При активной работе это количество строк может быть занято в таблице достаточно быстро. В программе объём данных не влияет на скорость обработки информации.
-
Интуитивно понятный интерфейс. Не все пользователи могут вносить данные и вести правильно таблицы в Excel. «1С:УНФ» интуитивно понятна и позволяет легко вводить информацию в программу и получать нужные сведения.
-
Более наглядное представление данных в отчёте. Здесь можно легко сформировать отчёт практически под любую бизнес-задачу. В таблице Google его придётся придумывать самому.
На старте бизнеса вести учёт просто. Для этого подойдёт любой инструмент, даже таблицы Excel или Google. Но с ростом бизнеса необходимо вести учёт более качественно, чтобы собственник и руководители могли принимать верные управленческие решения. От этого во многом зависит прибыльность всего бизнеса. И тут компании необходимо переходить на удобные специализированные решения.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
