Нехватка времени – проблема, на которую жалуются многие предприниматели. Особенно те, кто глубоко погружён в операционную деятельность компании. В своей книге «Лидер на катке» Станислав Логунов, председатель совета директоров компании «МегаМейд», делится своими секретами, как высвобождать время в рабочем и жизненном графике. С разрешения издательства «Бомбора», выпустившего эту книгу, мы публикуем рекомендации по тайм-менеджменту из неё.
В начале карьеры мне отчаянно не хватало времени – на работу, семью, друзей, увлечения. Мне его ни на что не хватало. Но при этом найти недостающее время можно было только в одном-единственном месте. В собственном графике.
Мы не можем управлять временем, сжимать его или растягивать. Единственное, что возможно, – использовать его более эффективно, перераспределять, тратить на то, что нужно, и так, как это надо вам.
Со временем я разработал собственную систему повышения личной эффективности, которая состоит всего из четырёх простых шагов. И с радостью готов поделиться ею с вами.
Трудно даже представить себе, сколько лишнего в нашей жизни. То, что надо забыть про телевизор – очевидно. Однако и его аналоги ничем не лучше. Интернет отлично справляется с уничтожением вашего времени, освободившегося после кончины традиционного телевидения и печатных СМИ. Ведь, по большому счёту, изменились не принципы, а способы предоставления контента.
И количество информации выросло даже не в разы, а до бесконечности. То есть именно от лишней информации и нужно отказываться, а как она поступает, не играет роли. Например, не надо каждые полчаса проверять новости: то, что действительно важно, вам сообщат и так. И чтение ненужных книг – типичная потеря времени, к слову сказать.
Стоит отказаться от лишних контактов. Это прозвучит жёстко, но если вы не получаете от общения пользы или удовольствия, то от этого общества надо отказываться. Обратите внимание, чувство выполненного долга от беседы со скучными родственниками на семейном ужине – тоже удовольствие, а иногда очень неприятное общение может пойти на пользу вашему мироощущению, когда вы его завершите. Я отнюдь не призываю к гедонизму. Но общение с токсичными людьми, энергетическими вампирами и прочими похитителями времени (если они, конечно, не являются вашими близкими родственниками) надо прекращать.
Убейте в себе перфекциониста. Не усложняйте то, что не нуждается в усложнении. Откажитесь от задач, которые можно передоверить или поручить специалисту, от вопросов, которые можно не решать, и от проблем, решение которых можно отложить на неопределённый срок. А главное – от попыток разрешить то, что от вас не зависит.
У вас должно войти в норму каждый день задавать себе вопрос «От чего я могу отказаться?». Очень полезная привычка.
В самом начале работы в комитете по строительству, когда я понял, что заваливаюсь, то решил поступить согласно советам из книжек. Составил полный список дел и пошёл к своему руководителю, чтобы он помог мне расставить приоритеты.
Руководитель поднял глаза от бумаг, выслушал и, будучи в хорошем настроении, не стал отрывать мне голову, а улыбнулся и сказал: «Сейчас я тебе всё объясню. Все задачи делятся на две категории. За неисполнение одних тебя убьют, других – только побьют. Всё понятно? Иди работать».
Я радостно воспользовался советом, и какое-то время мне хватало этих двух категорий. Но постепенно стало ясно, что этого недостаточно. Слишком много у меня было «убийственных» задач. Тогда я разделил категорию «убьют» надвое – на категории А и В.
За задачи категории B убить может руководитель или заказчик, мама или жена. Задачи категории А – стратегические, основополагающие, их выполнение может решить несколько дел из других категорий, так что если их игнорировать, то за это накажет жизнь. Например, выучить иностранный язык – типичная задача А. Я её проигнорировал и до сих пор жалею. Ну и дела, за которые «побьют», стали категорией С.
Конечно, в первую очередь надо выполнять дела категории B. Например, подписание контракта – типичная задача B. Но и задачам А надо с фиксированной периодичностью выделять определённое время, которое должно быть защищено. Пример дела А: договориться с заказчиком, с которым ранее был подписан контракт, о стратегическом сотрудничестве. Как видите, решение задачи А помогло упростить решение задач В в будущем.
Задачи категории С – те, за которые побьют, но не смертельно. Пример дела С – подготовка презентации к докладу. Презентация пригодится, но вполне можно обойтись и без неё, – доклад, возможно, будет хуже, но мир точно не перевернётся. Так что если на дело С не остаётся времени, надо вычеркнуть его из плана и готовиться прикладывать лёд к синякам.
Чтобы научиться выполнять задачи в срок, я прочитал целый ряд книг по тайм-менеджменту. И почти все они считают основным инструментом оптимизации времени правильно подобранный органайзер.
Каждый из изученных мною методов имеет свои достоинства и недостатки, но полностью устраивающего меня способа организовать рабочий процесс в чужих книгах и планировщиках я не нашёл. И поэтому разработал собственную систему, универсальный органайзер LOGBOOK, который учитывает лучшие идеи всех основных систем планирования.
Как правильно заполнять органайзеры:
-
Главная цель – на первой странице. Чтобы не забыть о главных целях, к которым вы идёте, запишите их на одной из первых страниц. Каждый раз, открывая планировщик, вы будете вспоминать о важных стратегических задачах, а не думать о текущих рутинных делах.
-
Вычёркивайте решённые дела. Если задача выполнена, смело вычёркивайте её из списка. Если же понимаете, что не справляетесь, переносите задачу в список дел следующего периода.
-
Сверяйтесь с курсом. В конце органайзера записывайте планы на месяцы и годы вперёд. Когда фиксируете задачи на более короткие промежутки времени, всегда стоит сверяться с глобальными планами в конце планировщика.
-
Записывайте идеи. Так вы сформируете банк идей, которыми можно пользоваться в дальнейшем.
Использование перечисленных методов распределения времени на практике помогает высвободить дополнительные ресурсы. Освободив в дневном графике два часа от рутинных дел, вы приобретёте 40 часов в месяц на решение действительно важных стратегических задач.
На него покушаются все вокруг, но оно в первую очередь – ваше! Надо научиться говорить «нет», причём так, чтобы никто не мог понять это как «может быть». Нет – значит нет.
Необходимо чётко договариваться о сроках, а потом придерживаться этих договорённостей. Кстати, это дорога с двусторонним движением, договорённостей должны придерживаться обе стороны.
Для руководителя молчаливо соглашаться с предлагаемым сотрудником сроком, а потом рефлексировать, снова вызывать его и требовать более быстрого исполнения только потому, что так захотелось – недопустимо. Потому что в этом случае работа будет сделана на «отвались», что точно никому не нужно. Но исполнитель, назвав срок, должен отвечать за свои слова, иначе он не только потеряет своё время, но и украдет время начальника или собственника бизнеса, более ценное в буквальном смысле слова.
Надо своевременно уведомлять коллег о правилах, которых вы собираетесь придерживаться, и обо всех изменениях в них. На ходу менять правила игры и делать вид, что так и было – неприемлемо. Сообщать недоумевающим людям, что «мы ни о чём формально не договаривались, это вы так почему-то решили», – простейший путь потерять авторитет.
Следует жестоко истреблять прерывания – ситуации, когда из-за мелочей (или не таких уж и мелочей) приходится отвлекаться от текущей работы. Время, потраченное на возвращение к этой работе, может быть в несколько раз больше, чем собственно само прерывание. Коллегам кажется, что ответить на их вопрос, – пустяк. Скорее всего, это так и есть. Но потеря концентрации – совсем не пустяк.
Кстати, очень много времени тратится на проблему выбора, иногда совсем не сложного. Упрощайте эту проблему. Берите лист бумаги и записывайте в две колонки плюсы и минусы каждого решения, а потом вычёркивайте те пары, которые уравновешивают друг друга. После этого остаётся посмотреть, какое сочетание оставшихся плюсов и минусов вас устраивает.
Эти четыре шага образуют бесконечный цикл непрерывного самосовершенствования. С каждым повторением у вас будет высвобождаться больше времени, которое можно направить на то, чего вам действительно хочется. На новые цели, семью, хобби. Например, так я нашёл время на написание книг, о чём десять лет назад не мог и мечтать.
Подробнее о том, какие ещё привычки полезны для предпринимателя и управленца, читайте в книге Станислава Логунова «Лидер на катке».
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
