Поехали! Что нужно знать предпринимателям об электронных перевозочных документах

В сфере коммерческих перевозок транспортная накладная – это документ, который подтверждает факт перевозки груза. С 1 сентября компании, которые оказывают логистические услуги, а также те, кто отправляет или получает с их помощью товары, должны вместо бумажных накладных использовать электронные. С этого момента электронные перевозочные документы (ЭПД) становятся обязательными для участников рынка. О том, как бизнесу работать по новым правилам и как подготовиться к переходу на ЭПД, порталу Biz360.ru рассказали гендиректор компании WEVED Мария Попова и гендиректор компании «АСТ Плюс» Дмитрий Говоров.

С 1 сентября 2026 года в России меняются правила оформления логистических документов, которые необходимы для перевозки грузов. Транспортные накладные (ЭТрН), грузовые накладные, заказы-заявки, экспедиторские листы должны теперь оформляться исключительно в электронном формате. Бумажные накладные уходят в прошлое. 

Реформа затрагивает четыре основных направления перевозок: 

• автомобильные;

• железнодорожные;

• авиационные;

• сопутствующие услуги. 

Изменения коснутся всех ключевых участников логистической цепочки: грузоотправителя, перевозчика, экспедитора и грузополучателя. Предприниматели, думающие, что новшество затронет исключительно перевозчиков, в большинстве своём заблуждаются. 

На самом деле критерием для перехода на ЭПД является не отрасль, а сам факт использования наёмного транспорта для доставки грузов. Поэтому и ресторан, и магазин, и завод, и клиника, и строительная компания могут попасть под новые требования, если являются грузоотправителем или грузополучателем. 

Компания, которая только получает товар, тоже участвует в ЭДО. Если сторонний перевозчик привозит продукты в ресторан, и тот указан грузополучателем в транспортной накладной, то обязан подтвердить приёмку в ЭТрН – то есть является полноценным участником электронного документооборота. Но если поставщик везёт собственный товар собственным автомобилем без заключения договора перевозки, транспортная накладная вообще не требуется. В этом случае достаточно путевого листа. 

Переход на ЭПД – это не просто замена бумажной транспортной накладной электронной. На самом деле меняется весь документарный процесс перевозки. 

Электронная транспортная накладная для конкретной перевозки создаётся в сервисе одного из аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов – операторов ИС ЭПД. Для этого может использоваться отдельный личный кабинет у оператора либо решение, интегрированное в 1С, ERP, TMS или другую учётную систему компании. 

Оператор обеспечивает обмен документом между участниками перевозки и передачу данных в государственную систему ГИС ЭПД. Прямой работы бизнеса с центральным контуром ГИС ЭПД пока не предполагается – взаимодействие идёт только через операторов. ГИС ЭПД – не единая программа, в которую все участники отправления заходят и заполняют накладную, а государственный контур, куда через операторов поступает информация о конкретной перевозке. 

Например, грузоотправитель создаёт свою часть ЭТрН и подписывает её. Перевозчик получает документ у себя, принимает груз и подписывает свою часть. После этого перевозка переходит в следующий статус. На выгрузке свои действия фиксируют грузополучатель и перевозчик. Участники видят актуальное состояние документа через сервис своего оператора. 

После подписания первых двух обязательных частей ЭТрН – Т1 (или Титул 1) грузоотправителем и Т2 перевозчиком – формируется QR-код, который используется водителем для подтверждения перевозки при проверке на дороге. 

Раньше бумажную транспортную накладную участники логистической цепочки передавали из рук в руки, и каждый вносил в неё свои сведения. В электронной накладной эта последовательность разбита на отдельные юридически значимые действия. Например: 

• Т1 – сведения грузоотправителя;

• Т2 – сведения перевозчика о приёме груза к перевозке;

• Т3 – сведения грузополучателя при получении груза;

• Т4 – сведения перевозчика о выдаче груза. 

ЭТрН — это не PDF с подписями. Это структурированный набор данных, который последовательно дополняется по мере движения груза. 

Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель не обязаны работать с одним, общим для всех, оператором ИС ЭПД. Важен роуминг между операторами. Поэтому при выборе сервиса стоит обращать внимание не только на стоимость тарифа, но и на то, с какими другими операторами у него уже настроен обмен. 

Бумажные накладные после 1 сентября 2026 года использовать нельзя, кроме случаев, предусмотренных как исключительные. К ним относят, например, отсутствие доступа к интернету или услуги по перевозке автомобильным транспортом драгоценных камней и драгоценных металлов. 

До 1 марта 2027 года действует адаптационный период контроля, утверждённый Минтрансом. До этой даты при предъявлении участником перевозки бумажного документа вместо электронного инспекторы обязаны ограничиваться только устным предупреждением. То есть первые шесть месяцев государство обещает не применять штрафную практику. 

Однако это нельзя расценивать как «до марта можно работать на бумаге». Именно с 1 сентября 2026 года стартует важный период перехода, когда необходима стопроцентная синхронизация всех участников логистической цепочки. Если выпадет хотя бы одно звено, процесс остановится. 

К примеру, грузоотправитель и перевозчик оформили ЭТрН по всем правилам, а грузополучатель не подключился к системе. Соответственно, он не сможет подписать свою часть документа и подтвердить приёмку груза. 

Полностью бумага не исчезает с 1 сентября 2026 года, но каждый бумажный рейс после этой даты должен иметь конкретное основание. Формулировка «контрагент пока не готов» сама по себе таким основанием быть не должна. 

Пока в КоАП не определены размеры штрафов для юридических лиц за использование бумажной накладной. Но к 1 2027 года марта они будут прописаны и введены. 

По внешним опросам видно, что часть рынка пока живёт с надеждой, что переход на ЭПД ещё отложат. Но вряд ли можно рассчитывать на то, что в этот раз «пронесёт». Система уже вводится, процессы участников перестраиваются, а льготный период без штрафов пройдёт очень быстро. Поэтому лучше использовать оставшееся время на настройку процессов, обучение сотрудников и тестовые рейсы. 

Компании нужно сначала определить свою роль в каждой перевозке. Кто у неё грузоотправитель? Кто перевозчик? Кто грузополучатель? Кто фактически создаёт документ? Кто его подписывает? На практике именно здесь обнаруживается много организационных проблем. 

Дальше необходимо сделать семь вещей: 

• Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД. Причём смотреть надо не только на тариф, но и на наличие роуминга, интеграцию с вашей учётной системой, работу мобильного приложения для водителей и поддержку необходимых вам видов документов.
  
  

• Определить подписантов документов. Руководителю или ИП необходима КЭП (квалифицированная электронная подпись). Если документы подписывают сотрудники от имени организации, потребуется их электронная подпись и машиночитаемая доверенность.
  
  Отдельно надо решить вопрос с водителями. Минтранс разъяснял, что второй титул ЭТрН водитель может подписать простой электронной подписью либо неквалифицированной электронной подписью в «Госключе» при соблюдении установленной схемы последующего подписания со стороны перевозчика. 
  
  

• Настроить права доступа. Нужно определить, кто в компании создаёт ЭТрН, кто проверяет данные, кто подписывает, кто исправляет ошибки. ФНС рекомендует назначить администратора и предоставить доступ сотрудникам, а при необходимости подключить и водителей. 
  
  

• Разработать внутренние регламенты, определяющие, как действовать при сбое, замене водителя, отсутствии связи и других нештатных ситуациях. 
  
  

• Обучить сотрудников новым правилам работы. 
  
  

• Проверить работу с ключевыми контрагентами. Компания может полностью подготовить себя, но этого мало. Если грузоотправитель, получатель или привлечённый перевозчик не подключён к системе ГИС ЭПД или просто не понимает, что и когда ему нужно подписать, вся цепочка останавливается. Поэтому важно проверить не только собственную готовность, но и ключевых клиентов и подрядчиков. Не стоит ограничиваться вопросом: «У вас есть ЭДО?» Нужно выяснить, у какого оператора находится контрагент и проходит ли между вашими операторами обмен ЭПД. 
  
  

• Провести несколько реальных перевозок в электронном формате до 1 сентября. По нашему опыту уже понятно, что самое интересное начинается не при создании ЭТрН, а после фактической доставки. Машина может уже разгрузиться и уехать, но, если грузополучатель не подтвердил свою часть документа, перевозка электронно остаётся незакрытой. Тогда диспетчер вручную ищет ответственного у клиента и доводит документ до завершения. Для нас это сейчас одна из самых чувствительных точек нового процесса. 

На первом этапе возможны задержки и дополнительная работа сотрудников. ЭТрН нельзя просто оформить задним числом так, как иногда происходило с бумажными документами. Будут ситуации со слабой связью, зависанием сервисов, ошибками при подписании, неподготовленными контрагентами. Это напрямую влияет на скорость оформления документов и потенциально на сроки перевозки. 

Неподготовленный к переходу на ЭПД перевозчик рискует качеством сервиса. Если у заказчика уже выстроен управленческий учёт, а часть логистических процессов автоматизирована через электронные площадки и электронный документооборот, он ожидает такой же скорости от всей цепочки. Ему просто нерационально работать с участником, тормозящим обработку документов, передачу накладных, статусов движения транспорта и груза. Это создаёт ручные операции и разрывает сквозной процесс. 

Поэтому крупные заказчики отказываются от неподготовленных подрядчиков или понижают их приоритет. Вопрос уже не только в соблюдении требований, а ещё и в совместимости с операционной системой клиента. 

Собственный парк и экспедирование – это разные процессы для ЭПД. На собственном транспорте схема относительно понятна. У экспедитора всё сложнее. Появляются новые документы – например, поручение и экспедиторская расписка. Здесь рынок пока находится в переходном состоянии. Сейчас отдельные электронные экспедиторские документы уже можно оформить, но полноценный электронный документооборот пока работает не у всех операторов. Появилась даже шутка про документы Шрёдингера: вроде они уже есть, но в полноценном рабочем процессе их как будто ещё нет. Для экспедиторов это один из самых сложных участков перехода. 

Основная регулярная статья расходов бизнеса при работе с ЭПД – услуги оператора ИС ЭПД. У операторов разные тарифные модели: стоимость может зависеть от количества документов, пользователей, подключенных сервисов и интеграций. Стоимость одной накладной составляет у разных операторов от 2,5 до 10 рублей. 

Вторая статья расходов – интеграция. Если у компании десять перевозок в месяц, она может работать через веб-интерфейс. Если перевозок несколько сотен или тысяч, вручную переносить сведения из 1С или учётной программы в кабинет оператора крайне затратно, долго и в целом нецелесообразно. Тогда потребуется интеграция через API или готовый модуль. 

Третья группа расходов – электронные подписи, МЧД, сертифицированные носители, программное обеспечение для работы с подписью. Плюс придётся потратиться на обучение сотрудников и изменение внутренних регламентов. 

• Увеличение скорости закрытия перевозки и последующих расчётов за неё. С бумажной накладной была одна проблема: груз доставлен, но оригинал транспортной накладной ещё неделю или две едет обратно, иногда может и вовсе потеряться. Пока документ не дошёл, бухгалтерия не закрывает перевозку: перевозчик ждёт оплату, грузоотправитель запрашивает оригинал. В электронной системе событие фиксируется сразу. Электронный процесс способен заметно сократить получение документов по перевозке и быстрее запускать расчеты. 
  
  

• Прозрачность. Можно увидеть, когда груз принят, когда изменились сведения, когда он выдан, кто подписал документ. Если открыть конкретную накладную, можно посмотреть, кто из участников уже подписал свою часть документа, на каком этапе находится ЭТрН и что с ней происходит сейчас. Диспетчеру не нужно звонить и выяснять, где находится накладная и кто её уже подписал. Статус каждого этапа виден в одном месте. Кроме того, электронный документ сложнее потерять: сведения хранятся в ГИС ЭПД и у операторов. 
  
  

• Интеграция ЭТрН с собственной учётной, ERP или транспортной системой. Тогда информация о перевозке перестаёт жить отдельно в бумажной папке и становится данными: можно автоматически анализировать сроки доставки, простои, отклонения, работу перевозчиков и закрытие рейсов.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360