Приёмка товара на Wildberries: как ускорить процесс, избежать штрафов и обойтись без потерь

Каждый продавец на Wildberries знает: закупка товара и оформление карточек – это только полдела. Чтобы продажи шли как по маслу, важно наладить чёткие и своевременные поставки на склад маркетплейса. Но этому часто мешает долгая приёмка на складах. Во многих случаях промедления можно избежать, если знать правила и некоторые хитрости работы с логистикой площадки. О том, почему некоторые товары задерживаются при приёмке и как ускорить этот процесс, руководитель Al-сервиса Salist Максим Колесов рассказал порталу Biz360.ru.

Допустим, вы отправили товар на склад, но проходит день, другой, третий, а статус всё ещё «Идёт приёмка». Не спешите паниковать и писать в поддержку. Обратитесь к официальному документу – «Правила приёмки и возврата товара». В нём сказано, что Wildberries официально даёт себе до десяти рабочих дней, чтобы принять поставку. Обычно, конечно, процесс проходит за пару дней, но иногда срок растягивается. 

Разъяснение маркетплейса насчёт сроков доставки 

Причины «зависания» товара 

Множество операций на складе. На складе всё устроено довольно сложно. Вы привезли паллеты, а дальше начинается большая логистическая история. Сначала сотрудники проверяют штрихкоды и сверяют с заявкой: тот ли это товар, то ли количество, всё ли совпадает. Потом коробки отвозят в зону сортировки на пересчёт, сканирование и уточнение. 

Каждая единица товара проходит через пост-терминал, где она «пропикивается» (сканируется для считывания штрихкодов – прим.редакции) и попадает в систему. Только когда всё сошлось, товар уходит на модерацию. И лишь потом в продажу. По отзывам продавцов, при нормальной загрузке склада это занимает от шести часов до двух-трёх рабочих дней. Но если склад перегружен, срок может растянуться. Это нормально и укладывается в регламент. 

Задержка обновления статуса в личном кабинете. Бывает и так, что ваш товар уже стоит на виртуальной «полке» Wildberries, его уже покупают, а статус в личном кабинете всё ещё не «В продаже». Почему? Потому что система обновляется не в режиме реального времени. Продавцы нередко отмечают, что статус висит неделями, но при этом товары продаются уже на следующий день после фактической приёмки. 

Ошибки на стороне продавца. Иногда статус не меняется, потому что не соблюдены правила, например: 

• неправильно нанесён или отсутствует штрихкод на коробке;

• реальное количество отличается от заявленного более чем на 10% или 100 единиц;

• некорректно оформлены документы в личном кабинете (приёмка откладывается до прояснения всех деталей);

• неправильная или некачественная упаковка и т.д. 

Немного превысить количество товара можно, но лучше не стоит 

В большинстве случаев, если сделать всё правильно, можно избежать зависания товара на приёмке. И далее расскажу, что нужно учесть. 

Если ваши поставки на Wildberries регулярно зависают на приёмке, не спешите винить только маркетплейс. Да, сбои случаются. Но часто именно комплексный, заранее продуманный подход со стороны продавца решает половину проблем. Разберём ключевые элементы такого подхода. 

Правильная упаковка 

На что обязательно стоит обратить внимание: 

• Размеры и масса. Товары должны поставляться в прочных транспортировочных коробах из трехслойного гофрокартона (основание – до 120×80 см, вес – до 25 кг). Индивидуальная упаковка товара должна быть не длиннее 80 см, сумма трёх сторон – не более 140 см. Короб должен быть чистым, целым и плотно закрытым (швы проклеены скотчем, но короб не обмотан полностью). Если объём поставки превышает 1 м³, требуется паллета весом до 500 кг, зафиксированная термоусадочной плёнкой.
  

• Каждая коробка промаркирована. Этикетка с информацией о поставщике, номере поставки и количестве единиц обязательна. Лучше использовать стандартные наклейки Wildberries.
  

• Штрихкоды должны быть снаружи. Прикреплены на видном месте, не под скотчем и не на сгибах, иначе сканер не считает их.
  

• Плотная и чистая упаковка. Коробка не должна быть порвана, помята или загрязнена.
  

• Товары в упаковке не болтаются. Используйте наполнитель, чтобы исключить перемещение товара внутри. Особенно это важно для хрупких или конструктивно сложных товаров. 

Если вы хотите, чтобы поставка прошла контроль быстро, начните с упаковки. Подробные требования можно изучить здесь. 

Корректные и хорошо читаемые штрихкоды

На этапе сканирования каждая заминка отнимает время, а в худшем случае товар просто зависает без статуса. Чтобы этого избежать, нужно соблюдать несколько чётких правил: 

• Заранее добавьте штрихкод (баркод) в карточку товара. Если он есть у производителя, просто внесите его (GTIN, EAN, UPC). Если нет, сгенерируйте в личном кабинете (мы рекомендуем использовать «родной» генератор штрихкодов Wildberries).
  

• Печатайте чётко. Размытие, сдвиг, слишком маленький размер – всё это мешает автоматическому считыванию. Лучше использовать термотрансферный или лазерный принтер. Струйный может смазать линии.
  

• Проверьте совпадение. Штрихкод на товаре обязан совпадать с указанным в карточке.
  

• Один товар – один штрихкод. Заклейте или оторвите всё лишние или заводские коды.
  

• Доступность и считываемость. Размещайте штрихкод на ровной поверхности упаковки, а не на сгибе, скотче или плёнке. Не заклеивайте штрихкод скотчем, это мешает считыванию. Проверяйте читабельность сканером до отправки. 

Примеры оформления штрихкодов от Wildberries 

Изучите правила работы со штрихкодами здесь. Перед наклеиванием распечатайте тестовый набор кодов и проверьте, как они читаются сканером. Это даст понимание, всё ли хорошо с печатью. 

Пакет документов

Без документов система не пропустит товар дальше, а сотрудники склада просто не смогут принять вашу отгрузку. Поэтому до поставки в личный кабинете на маркетплейсе нужно загрузить: 

• сертификаты/декларации соответствия или отказные письма на продукцию;

• маркировку «Честный знак», если она необходима для категории товара;

• грузовую таможенную декларацию (ГТД), если товары произвели вне ЕАЭС. 

Вместе с поставкой, помимо всех необходимых штрихкодов, должны присутствовать: 

• Пропуск для въезда на склад. Его оформляют вместе с созданием поставки. Внимание: у пропуска есть срок действия. 

• Упаковочный лист. Лист необходимо правильно заполнить и наклеить на торец паллеты по узкой стороне. 

Проверка перед отгрузкой

Одна из главных причин задержек – банальные ошибки при сборке. Забыли положить товар, перепутали коробки, не сверили количество, и вот уже склад Wildberries вручную перебирает ваш заказ, а таймер приёмки тикает. Чтобы этого не случилось, делайте финальную ревизию прямо перед отгрузкой. 

Что обязательно нужно перепроверить:

• Фактический состав груза = заявке. SKU, количество – всё должно совпадать.

• Маркировка и штрихкоды. Проверьте, чтобы каждый товар имел нужный код, был читаем и соответствовал карточке.

• Коробки подписаны. На каждой коробке – необходимая маркировка. Если коробка без опознавательных знаков, вас ждёт серьёзное промедление либо отказ в приёмке.

• Формат упаковки соответствует требованиям Wildberries. 

Хорошее решение – составить чек-лист и проходить по нему при каждой отгрузке. Это занимает несколько минут, но экономит часы (а иногда и дни) при приёмке. Некоторые продавцы даже проводят мини-ревизию вдвоём: один проверяет по чек-листу, другой сверяет с заявкой на поставку в личном кабинете. 

Использование скан-приёмки 

«Скан-приёмка» – отдельный сервис маркетплейса, позволяющий продавцу самостоятельно принять товар через специальное мобильное приложение. Вы сами сканируете и маркируете товары QR-кодами, собираете коробки и просто привозите их на склад без длительной стандартной приёмки. Услуга выгодна: тариф ниже, чем при обычной отгрузке. Однако функционал пока дорабатывается и время от времени может быть отключён. 

Страница приложения на Google Play 

При выборе склада в личном кабинете проверьте, указана ли возможность скан-приёмки. Услуга доступна пока только на некоторых складах (например, «Коледино», «Тула», «Новосибирск», «Подольск», «Казань»). Протестируйте скан-приёмку на небольшой поставке. Это поможет обкатать процесс и выявить слабые места (например, в печати штрихкодов или упаковке). 

Контроль всей логистики

Часто бывает так: неизвестно, где машина, когда товар прибудет, что с ним происходит на складе. А потом задержка приёмки и срыв сроков. Чтобы этого избежать, важно держать под контролем каждый этап логистической цепочки. 

Что включает в себя полный контроль логистики: 

• Погрузка на складе. Ведите статистику отправленных коробов: артикулы, количество, вес, габариты. Делайте фото отгрузки. Они пригодятся, если что-то потеряется.
  
  

• Трек транспорта. Используйте трекер перевозки или GPS-слежение, попросите водителя присылать геолокацию и фото сдачи.
  
  

• Подтверждение прибытия на склад маркетплейса. В личном кабинете должна появиться отметка о прибытии поставки в запланированный день. Если машина приехала, а приёмка не началась в течение суток, обращайтесь в поддержку Wildberries. 
  
  
  Приёмка должна происходить в тот же день 
  

• Слежение за ходом приёмки. Проверяйте, что статус поставки обновляется. Подключите уведомления в личном кабинете или внешних сервисах. Так вы оперативно узнаете о задержках или ошибках. 

Большинство задержек при приёмке выявляются быстрее, если логистика отслеживается продавцом. Иногда именно вы, а не Wildberries, первым узнаете о сбое. 

Умное планирование 

Грамотное планирование поставок – залог быстрой приёмки. Звучит просто, но на деле именно в этом чаще всего «плавают» новички: поставки происходят в хаотичном режиме, в последний момент и без учёта временных лимитов. Результат – дорогая приёмка, задержки, очереди, штрафы. 

Что поможет оптимизировать планирование: 

• Избегайте пиковых периодов. Во время распродаж (например, 11.11, «Чёрная пятница», Новый год) склады перегружены. Поставки могут «висеть» неделями. Оптимально планировать основные отгрузки за три-четыре недели до крупных акций.
  
  

• Используйте менее загруженные склады. Склады в регионах (например, Казань, Краснодар, Новосибирск) реже перегружены, там бывает больше слотов и ниже коэффициенты, чем в Электростали, Коледино, Подольске.
  
  

• Следите за лимитами на бесплатную приёмку. Wildberries предоставляет селлерам лимиты – бесплатный объём поставки (подробнее об этом – ниже).
  
  

• Сервисы помогают прогнозировать продажи и заранее подсказывают, когда и куда лучше отгружать. Это сокращает расходы на логистику. 

Правильная логистика на Wildberries – это про систему из простых шагов, которые выстраиваются в одну рабочую схему. Cеллеры, которые следуют этим принципам, проходят при`мку быстрее и почти не сталкиваются с штрафами. 

Приёмку на Wildberries можно не только ускорить, но и сделать более дешёвой. Вот несколько хитростей от опытных продавцов, которые реально помогают. 

Поймать бесплатную приёмку на Wildberries 

Маркетплейс предлагает бесплатную приёмку товаров. Она работает по лимитам: площадка выделяет каждому селлеру свой лимит на бесплатную приёмку, и она зависит от продаж за последние 90 дней и остатков на складе. Срок действия лимита – 14 дней, потом даётся еще неделя на «дорасход». Если не успел воспользоваться предложением в полном объёме, остаток сгорает. 

Узнать свой лимит по бесплатной приёмке можно в разделе «Поставки». Кроме того, маркетплейс иногда запускает акции с дешёвой приёмкой, например, для продвижения новых логистических точек. 

Рекомендация: создавая поставку, изучите условия на разных складах, даже тех, которые чуть дальше. Нулевая стоимость приёмки позволит сэкономить несколько тысяч рублей на одной поставке. 

Стоимость приёмки указана для каждого склада и дня 

Протестировать поставки в середине недели 

Понедельник – очень загруженный день, пятница – полусонная. Многие продавцы отмечают, что быстрые приёмки происходят во вторник и среду утром. Склад уже «разогнался» в плане работы, но ещё не перегружен. 

Рекомендация: подавать заявки на поставку на утренние слоты вторника или среды нужно заранее. 

Разделить крупные поставки на две части 

Если хотите отправить на Wildberries много позиций и артикулов, не упаковывайте всё в одну «глобальную» поставку. Чем больше коробов и SKU, тем дольше разбираются сотрудники склада в вашей продукции. 

Рекомендация: разбейте поставку на две более мелкие части. Высока вероятность, что две пройдут быстрее, чем одна большая. А заодно уменьшится риск «зависания» из-за одной-единственной ошибки в накладной или штрихкоде. 

Приклеивать штрихкоды одинаково и на видном месте 

Сотрудники Wildberries ценят предсказуемость. Если на каждом коробе штрихкод находится в разном углу или заклеен скотчем, это замедляет сканирование. 

Рекомендация: выберите одно хорошо заметное место на коробах для всех штрихкодов (например, верхняя грань по центру) и придерживайтесь этого шаблона всегда. Это мелочь, но ускоряет процесс на десятки минут на каждой поставке. 

Оставлять внутри короба список вложений 

Внутри каждой коробки можно вложить лист с перечнем: артикул, количество, размер, цвет. Это не обязательно, но логисты оценят, особенно при спорных ситуациях или пересчёте. 

Рекомендация: попробуйте печатать и прикладывайте такой мини-акт, даже если всё уже указано в личном кабинете, а затем проверьте срок приёмки этой поставки. Такое простое действие может снизить риск ошибки и сделать ваши поставки «любимыми» у сотрудников маркетплейса. 

Вот какие действия сэкономят ваши нервы и деньги при поставках товаров на склады Wildberries: 

• Если поставка зависла, не паникуйте. У Wildberries есть официальный регламент: до десяти дней на приёмку. 
  
  

• Комплексный подход – ваш лучший друг. Проверка документов, корректная упаковка, читабельные штрихкоды и планирование по лимитам для дешёвой или бесплатной приемки – всё это не формальности, а способ ускорить путь товара к продаже. 
  
  

• Ошибки случаются чаще у селлеров, чем у Wildberries. Перепутанные или забытые коды товаров, недостающие документы, неправильная упаковка добавляют к приёмке дополнительное время и риск получить штраф. 
  
  

• Скан-приёмка может ускорить процесс. Если склад поддерживает эту функцию, протестируйте её. 
  
  

• Хаос побеждается автоматизацией. Используйте чек-листы, CRM, дашборды и сервисы аналитики. Даже простое напоминание в календаре о новой поставке помогает держать всё под контролем и экономить время и силы.