Многие компании приобретают товары или услуги у других участников рынка. При составления отчётности для налоговой продавец и покупатель должны одинаково точно отображать документы о взаимодействии друг с другом. Расхождение в буквах или цифрах чревато тем, что декларация не будет засчитана ФНС. Обычно сверка всех данных занимает много времени и сил. О том, как был создан сервис, упрощающий этот процесс, порталу Biz360.ru рассказал руководитель команды разработки проекта «1С:Сверка» Ренат Валеев.
Ренат Валеев – руководитель команды разработки сервиса «1С:Сверка» в фирме «1С».
До 2024 года я занимался в фирме «1С» созданием отчётности по НДС. И не вполне понимал, почему бухгалтеры в компаниях готовят этот документ буквально в последний момент.
Ответ я получил пару лет назад, когда к нам обратились пользователи. У них был запрос, нельзя ли в программах 1С сделать более удобной сверку расчётов с контрагентами. По словам пользователей, это был очень сложный процесс, который занимал много времени. Мы поехали в одну из компаний, которая работала в программах 1С, чтобы посмотреть, как происходит сверка расчётов.
Общаясь с бухгалтерами и наблюдая за их работой, мы выяснили следующее. Бухгалтерия заносит в программу приходные и расходные накладные, а также другие первичные документы, которые используются для взаимодействия с контрагентами. Но до тех пор, пока партнёр не подтвердит, что эти документы отражены в его программе аналогично, доверять этим данным нельзя. И использовать их для составления отчётности по НДС не стоит. Если обнаружится расхождение в датах, номерах счетов-фактур, суммах, то отчётность будет содержать ошибки. Следовательно, налоговая не подтвердит отчётность и не примет данные из неё к налоговым вычетам.
Чтобы сверять расчёты, используется акт сверки. Это отдельный документ, который не утверждён законодательно. По закону, бизнес обязан инвентаризировать расчёты с контрагентами только раз в год. Но всегда и бухгалтер, и руководитель компании хотят сверяться чаще: кто-то делает это раз в месяц, а кто-то раз в квартал.
Если у компании сотни активных контрагентов, то составить акты с каждым из них – серьёзная задача. Нужно знать, кому в заявленный период делали отгрузки, не висит ли где-то остаток, оплачена поставка или нет.
Акт сверки составляется на бумаге либо делается его выгрузка в Excel. И потом компании обмениваются этими документами: каждый присылает свою версию. Документы сопоставляются глазами, чтобы найти расхождения. В крупных компаниях, как правило, этой кропотливой работой занимается отдельный сотрудник.
Цикл сверки, как мы поняли, выглядит примерно так. Сначала – отгрузки и покупки. Один партнёр отгружает, другой – покупает у него. Никто особо не спешит сверять документы, потому что основная отчётность по НДС и по УСН сдаётся раз в квартал. И все пытаются свести данные накануне сдачи этих документов.
Например, на календаре – июль, разгар отчётностей. 1 июля никто не начнёт сверять документы за квартал, потому что ещё не внесены документы за июнь. И промежуток с 1 по 25 июля (конечный срок подачи отчётности) – период для проведения сверки. Контрагентов и документов много, поэтому на составление отчётности по НДС остаётся очень мало времени. А если в процессе сверки находятся расхождения, то их нужно устранить и ещё раз всё перепроверить.
Мы очень долго думали, что можно сделать с этим ужасным авралом в конце отчётного периода. И у нас возникла идея: создать решение, благодаря которому можно проводить сверки оперативно, не дожидаясь окончания отчётного периода. Так появился сервис «1С:Сверка».
Мы поняли, что нам своим решением не стоит заменять акт сверки, потому что этот документ важен для обеих компаний. Кроме того, он может использоваться в суде как доказательство поставок/оплаты. Нам хотелось исключить ситуацию, когда он необходим для нахождения расхождений во взаимных расчётах компаний. Поэтому сервис «1С:Сверка» помогает заранее видеть, где есть расхождения, и даёт время на их устранение.
Мы сразу решили, что сверка должна быть оперативной. Не надо ждать, пока продавец и покупатель внесут все документы в свои базы 1С, и только потом сопоставлять их. Можно оперативно сверить те, что уже отражены в системе. Сверка проводится автоматически, то есть её никто из сторон не инициирует. Сервис сравнивает документы компании с информацией контрагентов: УПД, УКД, акты, накладные, счета-фактуры и банковские документы. Продавец видит, что часть документов ещё не введена контрагентом. Но в тех, что уже есть, ему подсвечиваются расхождения.
Надо понимать, что ни продавец, ни покупатель, ни кто-либо ещё в результате сверки не получают доступ к базам данных друг друга. Под каждого клиента в нашем сервисе создаётся личный кабинет. Неважно, в какой программе работает пользователь: в «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Бухгалтерия» или другой; в локальной версии или облачной. Личные кабинет – это аналог области в облаке. В неё может попасть только приложение «1С:Сверка», получив секретные токены доступа.
В личный кабинет пользователя загружаются данные для сверки: номер документа, дата, сумма. Мы не загружаем номенклатурный состав: то есть в личных кабинетах нет информации о том, что именно продаёт компания. Для проведения сверки личные кабинеты обмениваются данными между собой.
Процесс обмена сведениями происходит ежесекундно. Данные контрагентов А и Б сопоставляются внутри сервиса, и компаниям передаются только результаты этого процесса. Они видят только те документы, сведения в которых не совпали.
Мы пытались сделать очень простое подключение: никаких приглашений и настроек. Достаточно согласиться с условиями использования сервиса «1С:Сверка» и нажать кнопку «включить». Все действующие организации мы сразу подключаем.
Компания может использовать наш сервис для сверки расчётов с контрагентами, которые работают в программах 1С. Им, в свою очередь, тоже надо подключить у себя «1С:Сверку».
Второй шаг – включение уведомлений. Надо просто согласиться на их получение. Поскольку сервис «1С:Сверка» работает автоматически, пользователь может забыть про него. Когда наша программа находит новые расхождения, возникает всплывающее сообщение об этом в виде колокольчика в верхнем правом углу. У контрагента тоже появляется колокольчик. Обе стороны получают одинаковую информацию о том, что какой-то документ расходится.
Пользователь переходит по пуш-уведомлению и видит отчёт. В нём – неотражённые счета-фактуры или отражённые напрасно (их нет у контрагента), документы с неправильными данными. Мы показываем только суть расхождений, а не весь массив данных.
При запуске сервиса «1С:Сверка» уведомления о расхождениях приходили всем пользователям одной компании. Но поступил вопрос от крупных предприятий – «Зачем вы эти уведомления шлёте всем? Зачем они директору? Он увидел уведомления, расстроился и пошёл к бухгалтеру ругаться». Теперь мы делаем уведомления точечными (их настраивает администратор базы «1С» для каждой компании). Например, главбуху можно будет настроить только высокоуровневые информирования. А бухгалтеру, который занимается расчётами, отправлять уведомления в полном объёме.
Для подключения сервиса «1С:Сверка» у пользователей должна быть оформлена подписка «1С:ИТС». Наш сервис – бесплатный, хотя другие IT-компании подобное решение предлагают по цене в несколько десятков тысяч рублей за год.
Сервис «1С:Сверка» внедрялся в три этапа. Первый был в 2023 году, когда его пользователями стали юрлица фирмы «1С». Мы хотели понять, насколько рабочий продукт сделали. На следующем этапе к сервису подключилась партнёрская сеть «1С». На основе обратной связи от них мы упростили процесс подключения. Он отличался от того, что реализован сейчас. Сначала требовалось вводить одноразовый пароль, что было менее удобно. С осени 2024 года сервис доступен для всех заинтересованных пользователей.
У нас есть своя техподдержка. Через обращение на почту sverka@1c.ru можно связаться с разработчиками и задать свой вопрос или рассказать о возникшей проблеме. Если вопрос типичный, то ответ поступает сразу. А если требуется наше погружение в проблему, то ответ занимает чуть больше времени – в пределах недели. Если пользователь раньше подключался к бизнес-сети с какого-то другого аккаунта, у него может не включиться сверка. Такой вопрос обычно решаем в течение дня.
По обратной связи понимаем, чем пользователи довольны или недовольны. На основе обращений улучшаем алгоритмы сверки, думаем над дальнейшими доработками, исправлением ситуаций, которые изначально были не очень удобны. Например, как уведомления о расхождениях, которые отправлялись всей фирме вместо сотрудников, отвечающих за неё.
Самое важное, что мы выяснили, общаясь с пользователями. Нельзя просто взять и сверить две базы разных компаний. Их сотрудники отражают по-разному одну и ту же информацию. Кто-то вводит тот же УПД (универсальный передаточный документ), не как УПД, а как поступление и счёт-фактуру отдельно. Вроде бы сервис простой, но нюансов, которые мы как разработчики должны учитывать, очень много.
Мы поняли, что чем меньше расхождений видит пользователь, чем они существеннее – тем полезнее наш сервис. Если показывать всё, что не совпало с контрагентом, то это воспринимается как спам. Ведь часть несовпадений несущественны и на итоговую отчётность НДС не влияют. Нам важно сохранить баланс: не потерять важные расхождения, но и не перегружать пользователя всем массивом данных.
Ситуация с тем, чего хотят наши пользователи, всегда меняется. У нас было 20 тысяч пользователей, они хотели одно. Появилось 120 тысяч пользователей, на первый план вышли другие проблемы. И нужно менять приоритеты в разработке. Сервис – не монолит: мы будем учитывать, что в него приходят компании из новых для нас отраслей со своими нюансами.
Например, звучит всё больше вопросов про комиссионную схему. У неё очень нетривиальный документооборот, построенный в основном на НДС, и не всегда существуют ответные документы. Мы понимаем, что скоро наберётся критичная масса комиссионеров среди наших пользователей. И мы займёмся внесением изменений в сервис под их запросы и процессы.
Чем больше пользователей будет у сервиса «1С:Сверка», тем полезнее он для компаний. Поэтому наша задача на ближайшее время – нарастить количество пользователей. Мы добавим новые опции, которые сделают работу с сервисом ещё более удобной для компаний из разных отраслей.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
