Развязать себе руки: как эффективно делегировать рабочие задачи

Прочтёте за 3 мин.

Десять важных управленческих рекомендаций от компании Tele2

IT-инструменты, которые использует Антон Кондратов

  • Trello
  • Skype
  • WhatsAp

Предприниматели и управленцы зачастую тонут в «операционке», потому что опасаются делегировать часть своих задач или работу над какими-то проектами подчинённым. Это мешает развитию бизнеса, снижает эффективность работы и может привести к выгоранию руководителя. О том, как правильно делегировать задачи и не бояться за полученный результат, в своей авторской колонке рассказал коммерческий директор компании «Tele2 Москва» Антон Кондратов.

Досье

Антон Кондратов, 36 лет, коммерческий директор компании  «Tele2 Москва». Окончил Московский технический университет связи и информатики. Карьеру в телеком-отрасли начал в 2004 году с должности инженера ОАО «Центральный телеграф», позже стал директором центра виртуальных и мобильных услуг в этой компании. Работал на руководящих позициях в компаниях «Московская сотовая связь» и «Скай Линк». Коммерческим директором «Tele2 Москва» является с 2017 года.

Антон Кондратов

I. Создать команду, которой можно доверять

Чтобы делегировать полномочия, нужно быть уверенным в своих сотрудниках. Ибо легко перепоручать задачи только в том случае, когда вы полностью доверяете своей команде.

Ищите не просто компетентных специалистов, а людей, разделяющих ценности компании. Взаимопонимание и стремление к одной цели куда важнее опыта работы и иногда даже профессионализма. К тому же человек, который с вами на одной волне, будет быстро улавливать направление вашей мысли, и, поручая ему задачи, вы можете быть спокойны, что он понял вас правильно.

Приведу пример. Одна из главных ценностей Tele2 – это стремление разрушать стереотипы. Поэтому нам было важно создать команду, готовую к постоянным вызовам и умеющую находить нестандартные решения. На собеседованиях мы не только задавали вопросы о профессиональных компетенциях соискателей, но и старались узнать, не боится ли кандидат принимать ответственные решения, готов ли он к работе в режиме постоянных изменений. И мы не прогадали. Нам удалось создать слаженную команду настоящих единомышленников.

II. Разделять зоны ответственности

В любой команде, будь то подразделение крупной компании или штат небольшой фирмы, следует распределить роли. Каждый сотрудник должен понимать, какие задачи следует оперативно брать в работу, не дожидаясь поручения руководителя. За руководителем или собственником должны остаться только функции координации и контроля. Тогда у него появится больше времени для решения ключевых вопросов развития.

Поручать задачу необходимо конкретному человеку. Не стоит «бросать» задания, адресованные неопределённому кругу лиц. Есть риск столкнуться с тем, что задача будет выполнена некачественно или не будет выполнена вовсе. Лучше обращаться к конкретному сотруднику, называя его имя. Например, не «подготовьте отчёт к следующей неделе», а «Пётр, я жду от вас отчёт на следующей неделе».

Чтобы понять, стоит ли поручать определённый вид работы конкретному сотруднику, достаточно ответить максимум на три вопроса:

  1. Входит ли это в круг вопросов, которые никто не может решить кроме меня? Вопросы, которые должны решаться исключительно руководством или владельцем - стратегическое планирование, выбор партнёров, заключение ключевых сделок. Если ответ отрицательный, задайте себе следующий вопрос.

  2. Обладает ли сотрудник достаточными знаниями для выполнения задачи? Если да, то задачу смело можно перепоручить. Если нет, то переходите к последнему вопросу.

  3. Будет ли у назначенного сотрудника возможность при работе над задачей развить свои профессиональные компетенции и пополнить свои знания без ущерба для результата? И если ответ снова нет, то поручать задачу лучше другому специалисту.

III. Обеспечивать сотрудника необходимыми ресурсами

Помимо материальных и финансовых ресурсов ответственный за выполнение задачи должен иметь доступ ко всему объёму информации. У него всегда должна быть возможность обратиться к нужным документам, отчётам и новостям, а также получить ответы на возникающие вопросы. Когда проект поручается молодому сотруднику, который выполняет подобную работу впервые, неплохим решением будет назначить ему наставника.

IV. Организовать эффективное взаимодействие
между подразделениями

По личному опыту, один из самых эффективных принципов делегирования – кросс-функциональность. Когда сотрудники разных департаментов или отделов могут в любое время обратиться друг к другу и оперативно получить ответ на свой запрос, значительно снижается вероятность ошибок и быстрее выполняются операционные задачи.

Реализовывать этот принцип в Tele2 помогает открытое офисное пространство – open space. Плюс мы используем соответствующее программное обеспечение и приложения для бизнеса, такие как Outlook, Skype, Trello. Всё это позволяет не терять гибкость, оперативно реагировать на непредвиденные обстоятельства, вовремя выявлять и исправлять недочёты.

V. Объяснять конечную цель

Понимание цели и её значимости – ключ к качественному выполнению любой работы. Делегируя, обязательно уточняйте смысл выполнения задачи, сроки и значимые детали. Убедитесь, что ваше представление о конечном результате совпадает с представлениями того, кому вы делегируете задачу. В противном случае существует риск получить совсем не тот итог, на который рассчитывали. Не лишним будет также продублировать ключевые моменты по проекту в отдельном письме, даже если их уже подробно обсудили.

VI. Обучать и развивать персонал

Не забывайте про обучение и создавайте дополнительные возможности для развития деловых и профессиональных навыков своих сотрудников. Это позволит делегировать им новые задачи, которые пока находятся не в их компетенции.

В нашей компании активно используются образовательные онлайн-платформы, где в любое время можно пройти интересующий курс. Сотрудник может сам выбирать образовательный модуль. Также у нас есть корпоративная библиотека с книгами бизнес-тематики. Уверен, ваши коллеги тоже с удовольствием прочтут по дороге домой культовые книги по менеджменту или маркетингу в бумажном варианте.

VII. Контролировать, но не ограничивать в свободе решений

Необходимо определить, на каких этапах следует обсуждать промежуточные результаты, и заранее утвердить график встреч. Нарушать такой график стоит только в экстренных случаях или по просьбе сотрудников. Помните, что излишний контроль может вызывать раздражение и даже сбивать рабочий процесс. Поэтому иногда лучше просто ненавязчиво узнать у коллег в рабочем чате, как продвигается проект.

Позвольте специалистам самостоятельно выбирать способы решения задачи. Если всё же сомневаетесь в будущем результате, то лучше попросите подчинённых представить подробный план работы.

VIII. Обсуждать результаты

Оценив результаты выполненной работы, обсудите их с сотрудниками. Вместе проанализируйте допущенные ошибки, выясните их причины.

В нашей компании мы регулярно проводим корпоративные презентации, где делимся последними достижениями и планами на ближайшее время. Благодаря этому каждый сотрудник имеет чёткое представление о работе других подразделений и может объективно оценить работу всего коллектива.

Если у вас как у руководителя или собственника бизнеса есть замечания, сформулируйте их максимально конкретно и избегайте расплывчатых формулировок. И обязательно отмечайте успехи своих коллег! При этом важны не только материальные вознаграждения. Похвала, благодарственное письмо или корпоративная рассылка, где будут отмечены достижения сотрудника, мотивируют не меньше.

IX. Развивать обратную связь

Общайтесь с сотрудниками своего отдела или своей компании не только на совещаниях, но и в неформальной обстановке, например, во время кофе-брейка. Это поможет лучше понимать потребности подразделений и вовремя выявлять проблемные зоны, избегая «испорченного телефона».

Например, в Tele2 есть традиция проводить бизнес-завтраки, где сотрудники могут пообщаться с высшим руководством и задать абсолютно любые вопросы.

X. Поощрять инициативу

Внимательно прислушивайтесь к коллегам и всегда оставайтесь открытыми к новым предложениям. Ваши специалисты не должны стесняться высказывать профессиональное мнение, делиться своими идеями и проявлять инициативу. А для предложений, не касающихся напрямую рабочих вопросов, советую поставить специальный ящик, куда любой сотрудник может поместить письмо со своими идеями.

Biz360.ru


Читайте также: 

Я знаю - ты сможешь: как правильно делегировать задачи сотрудникам.
«Спасибо, Таня!»: как разгрузить предпринимателей от повседневных задач.
Рекрутируем фрилансеров: как эффективно делегировать задачи внештатникам.

18 марта 2019

Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Идёт загрузка материалов